Por qué y cómo empezar a aprovechar los eventos virtuales en su estrategia de marketing deeste año

Si pensamos en “eventos”, no es difícil imaginar salas de exposiciones repletas de gente que va de un stand a otro, visitando empresas, haciendo contactos, etc. Sin embargo, en los últimos años, los eventos han pasado de ser presenciales a ser virtuales y experiencias híbridas, y más aún después del brote de coronavirus hace dos años, cuando el distanciamiento social se convirtió en la norma.

Hoy en día, los eventos virtuales son una alternativa a los eventos tradicionales y se han convertido en un componente esencial de una estrategia digital eficaz.estrategia de comercializaciónPara muchas grandes marcas.

Claro, es divertido planificar eventos en línea. Te da la oportunidad de mejorar la participación de la audiencia a través de nuevos canales, como videoconferencias o seminarios web. Además, los eventos virtuales difuminan los límites geográficos y de ubicación. Sin embargo, no es así.

La adopción de eventos virtuales en su combinación de marketing implica un elemento deGestión del cambio, ya que la realización de eventos virtuales genera un cambio en los procesos de marketing y promoción existentes, y obtener la aceptación de los líderes se vuelve primordial. Una preocupación importante es si vale la pena organizar un evento en línea.

Para empezar, no hay interacciones cara a cara. Es más difícil captar la atención de los asistentes. ¿Qué pasa si compran una entrada pero nunca se presentan? ¿Qué pasa si hay un problema técnico y todo el evento fracasa? Son preocupaciones legítimas, pero los eventos virtuales tienen ventajas que superan a las posibles desventajas.

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¿Por qué organizar eventos virtuales?

Los eventos virtuales son cada vez más comunes en el mundo de la planificación de eventos debido al aumento de los costos de asistir a ellos. Desde que comenzó la pandemia, las personas, en general, se han visto limitadas a reuniones en línea y virtuales debido a preocupaciones de salud.

EmpresasAprovechar los eventos virtuales para llegar a nuevas audienciasy mejorar la asistencia de los ya existentes. Cuando se hacen bien, permiten una mayor participación de la audiencia, lo que impulsa el conocimiento de la marca y el crecimiento del ROI exponenciales. Los eventos virtuales también son herramientas fantásticas paraDescubrimiento del cliente.

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Los eventos virtuales están ganando popularidad en todas partes y se estima que el mercado global alcanzará504,76 mil millones de dólaresparaeste año. Se prevé que crezca a una CAGR de23,7%Deeste año aeste año. Estas son las ventajas de organizar eventos virtuales:

1. Inclusión de la audiencia

Se ha demostrado que los eventos virtuales son herramientas de inclusión exitosas para muchas empresas. Permiten a los organizadores llegar a un público más amplio a través de fronteras geográficas. Incluso aquellos con dificultades físicas o financieras pueden asistir al evento. Se pueden reducir los costos de viaje y alojamiento en comparación con la organización de un evento físico, lo que nos lleva a la siguiente ventaja…

2. Ahorro de dinero y tiempo

Los eventos virtuales son una excelente opción para las empresas con un presupuesto limitado y que necesitan planificar un evento en un período corto. ¿Te imaginas la cantidad de tiempo y dinero que ahorrarás si puedes organizar tu próximo evento sin preocuparte por encontrar un lugar, contratar un servicio de catering costoso y reservar alojamiento para tus asistentes o delegados?

Además, los organizadores de eventos pueden dirigir y controlar el evento desde cualquier lugar del mundo, en el momento que prefieran y desde sus propios dispositivos. Dedican menos tiempo a planificar la logística y también pueden controlar los gastos generales.

3. Flexibilidad de eventos

Su empresa tiene la libertad de organizar un evento sin estar limitada a un lugar físico. Los eventos virtuales pueden personalizarse completamente con páginas web dedicadas a las que se puede acceder durante todo el año desde cualquier lugar del mundo. Las sesiones pueden servir comoActivos de contenido para marketinginiciativas.

Una experiencia virtual puede resultar más atractiva para tu audiencia. Puedes hacer que las sesiones sean interactivas e incluso transmitirlas en diferentes idiomas.

4. Potente recopilación de datos

Los eventos virtuales tienen una ventaja sobre los presenciales porque todos los asistentes deben participar en línea. Pueden estar fácilmente disponibles durante todas las sesiones. Además, puedes recopilar comentarios instantáneos y ayudar a los presentadores a evaluar su desempeño.

Los eventos virtuales le brindan una manera de medir los KPI a través de las respuestas de la encuesta.Una gran cantidad de datosque es más difícil de recopilar durante las reuniones en persona. Puede realizar un seguimiento de información como cuándo iniciaron sesión los asistentes, desde dónde y durante cuánto tiempo.

Analizar los datos le ayudará a evaluar el éxito de su evento y compartir ideas sobre cómo mejorar las cosas la próxima vez que organice uno.

5. Planificación de copias de seguridad de eventos

Los eventos virtuales son una gran opción cuando los tiempos de respuesta son cortos. También son útiles como plan B. Incluso si algo sale mal con el evento presencial, aún puedes montar un espectáculo en línea igualmente atractivo.

Hay muchas razones por las que podrías haber tenido que cancelarlo: malas condiciones climáticas inesperadas o cualquier otra razón que reduzca las tasas de asistencia esperadas. En esos casos, traslada rápidamente el evento a una plataforma virtual e interactúa con tu audiencia.

Planifique y comercialice un evento virtual a prueba de errores: un proceso de 6 pasos

Promocionar un evento en línea trae consigo un cambio en laestrategia de comercializaciónNo se vuelve menos difícil, pero abre las puertas a muchos canales y técnicas que puedes aprovechar para que más personas conozcan tu evento. Aquí te contamos cómo puedes empezar:

1. Identifica tu público objetivo

Mejore las posibilidades de éxito de un evento virtual identificando claramente a su público objetivo. Para ello, debe recopilar detalles como sus datos demográficos (edad, profesión, ubicación), intereses y hábitos de navegación.

Una plataforma CRM puede ayudarle a recopilar estos datos. Visualice un perfil de comprador ideal y aproveche los datos para comprender qué lo convencería de asistir a su evento.

Los datos ayudan a tomar puntos de referencia para sus estrategias de promoción de eventos y adaptar su comunicación de marketing allegar a la audiencia adecuada.

2. Crea una landing page para eventos virtuales

Una vez que haya identificado la audiencia, debe comunicarse con ellos a través de una página dedicada en el sitio web y alentarlos a que se registren.

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Para garantizar que la página tenga una mejor clasificación en el motor de búsqueda, optimícela para que tenga mayor visibilidad. Incluya palabras clave relevantes en el texto y publique la página en sitios y foros relevantes.

De esta manera, más personas podrán ver tu contenido mientras navegan por Internet. El contenido debe animarles a registrarse brindándoles toda la información necesaria e incluso resolviendo un problema.

Debes incluir los siguientes componentes en el contenido de tu página de destino:

1. Titular
2. Agenda del evento
3. Fecha y hora del evento
4. Perfiles de ponentes y patrocinadores
5. Preguntas frecuentes (FAQ)
6. Imágenes para apoyar tu mensaje
7. Un vídeo para atraer y enganchar a la audiencia
8. Una visión general del evento para establecer las expectativas correctas

Asegurarse de que el contenido de su página de destino esté optimizado ayuda a que llegue a un público más amplio y convierta el tráfico en registros.

Si utiliza una plataforma de alojamiento de eventos virtuales comoEncuentro aéreo, creará automáticamente la página de destino de su evento después de que haya ingresado toda la información del mismo. Luego, puede personalizarla con su identidad de marca y más información.

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3. Comience a comercializar eventos virtuales desde el principio

Elige el momento adecuado para anunciar tu evento virtual, ya que el tiempo es fundamental. Puedes perder la atención si el evento se anuncia demasiado pronto. Del mismo modo, es posible que no atraigas a suficientes asistentes si lo anuncias demasiado tarde.

Incluso puedes hacer que tu landing page esté activa mientras configuras el entorno virtual para tu evento. Sin embargo, el mejor momento para hacerlo depende de tu audiencia. Debes tener suficiente tiempo disponible para nutrir a tus prospectos y convertirlos en asistentes.

Adapte su mensaje si se dirige a un nicho pequeño. Su comunicación de marketing será diferente a la de aquellos con un atractivo más amplio.

Además, crea y promociona material promocional para el evento. Por ejemplo, es fundamental apoyar a tus oradores, patrocinadores y socios creando un archivo de presentación para cada uno de ellos. Puedes compartir el texto de correo electrónico, los gráficos para redes sociales y las publicaciones pertinentes.

4. Diseñe gráficos atractivos para eventos virtuales que estén en sintonía con la marca.

Los gráficos se pueden utilizar para promocionar su evento en múltiples plataformas. Hágalos interesantes para atraer a su público.

Incluye detalles básicos del evento, como fecha y hora, lista de oradores, tipos de sesiones, contenido, etc., en los gráficos. Si es posible, crea videos cortos con mensajes breves de los oradores para generar interés en las redes sociales.

5. Aprovechar las redes sociales para generar conciencia

Las redes sociales son otra vía de marketing fundamental. Para promocionar su evento de forma creativa y emocionante, puede utilizar una combinación de canales de redes sociales, como Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter, TikTok y YouTube.

Elige los canales en los que tu audiencia es más activa. Algunas plataformas, como Facebook y LinkedIn, permiten una segmentación hiperespecífica con anuncios.

Para un público más joven, puedes promocionar y publicitar en plataformas visuales como Instagram para captar su atención. PublicarFotos, GIF y vídeos cortos para captar su atención.y despertar la curiosidad sobre el acontecimiento.

YouTube es otra plataforma excelente para difundir tu evento. Publica videos más largos y utiliza los hashtags adecuados en la descripción para generar mayor visibilidad.

UsarÁgorapulsePara programar toda esta actividad con anticipación, usted y su equipo podrán monitorear las publicaciones en busca de comentarios y participación, y medir los resultados de esa actividad desde un panel conveniente.

6. Involucre a su equipo de ventas para impulsar las inscripciones a eventos virtuales

Alinear a los equipos de ventas y marketing con la estrategia aumenta las posibilidades de que el evento tenga éxito. Ambos departamentos tienen habilidades complementarias y pueden utilizarse para difundir el evento.

Además, cuando ambos equipos trabajan juntos, comprenderán mejor al público objetivo y, por lo tanto, generarán más conversiones.

Su equipo de ventas puede ayudarlo a descubrir qué es lo que realmente impacta a su audiencia. Cuanto más específica sea su comunicación sobre sus puntos débiles, mejores serán sus tasas de conversión.

5. Utilice el correo electrónico para promocionar el evento virtual

El marketing por correo electrónico es un canal esencial para promocionar su evento virtual. Puede personalizar la comunicación para cada asistente y ofrecer valor a lo largo de su recorrido. En la mayoría de los casos, su audiencia necesitará usar su dirección de correo electrónico para registrarse en su evento.

Así que puedescrear una lista de correo electrónicoPara promocionar su evento (enviar recordatorios, recursos, etc.) y continuar con las actividades de marketing una vez finalizado el evento. Interactuar con ellos de manera constante le ayudará a avanzar gradualmente en su embudo de ventas.

6. Publicite a sus oradores: ellos son su boleto dorado

Despierte el interés de su audiencia medianteDestacando a los oradores VIPy qué valor aportarán. Esto mejorará la calidad de los asistentes.

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Promocione su evento creando contenido y gráficos en torno a los oradores. Cree carteles con sus fotos y videos cortos de ellos compartiendo sus conocimientos de expertos. Aproveche también a los asistentes VIP para mostrar la credibilidad de su evento y atraer a más asistentes de su comunidad.

Para obtener un plan de evento virtual completo que puede descargar de forma gratuita, diríjase aAprovecha este plan de evento virtual para un evento impecable.

A ti te toca

Una de las tendencias más interesantes en la planificación de eventos es el uso de componentes virtuales para reunir a más personas. Experimente con diferentes formatos de eventos virtuales, como chats web en vivo, videos y seminarios web.

Incluso hoy en día, para muchas personas los eventos virtuales evocan imágenes de presentaciones interminables. Sin embargo, eso ya no es así.

Gracias aPlataformas avanzadasLos eventos virtuales pueden ser desde seminarios web exclusivos hasta conciertos transmitidos en vivo o videoconferencias interactivas. La pregunta es: ¿qué tan dispuesto está a adoptar el cambio en el medio de celebración de eventos para el beneficio de su empresa?

Utilice estas estadísticas de eventos virtuales para ayudarle a elaborar su estrategia para este año.

Hazel Raoult es una escritora de marketing independiente y trabaja con PRmention . Tiene más de 6 años de experiencia escribiendo sobre negocios, emprendimiento, marketing y todo lo relacionado con SaaS. A Hazel le encanta dividir su tiempo entre escribir, editar y pasar tiempo con su familia.