Estrategia de eventos virtuales: cómo empezar con los eventos gigantescos

¿Alguna vez te has enfrentado a un proyecto tan grande, con tantas partes móviles y tareas interdependientes, que te resultaba totalmente abrumador? ¿Quizás recientemente te pidieron que organizaras una cumbre en línea y, de repente, tienes que idear una estrategia para un evento virtual?

Tal vez, como yo, usted simplemente se sentó, mirando su computadora, sin saber por dónde empezar.

Los proyectos gigantescos y complejos, en particular aquellos llenos de aspectos nuevos y desconocidos, son un desafío tremendo y, francamente, son un monstruo. Sabes que cada minuto que pasa es un minuto menos del que dispones para completar este enorme proyecto, con éxito, antes de la fecha límite… y eso no lo hace más fácil, ¿verdad?

Afortunadamente, los próximos veinte minutos estarán bien aprovechados, porque abordaremos esta cuestión en el episodio de hoy del podcast Virtual Event Strategist.

Justo antes de que comenzara la pandemia, mi esposa y yo, junto con nuestras dos hijas, perro y gatos,yLos padres de mi esposa compraron juntos una casa nueva. Es una casa de buen tamaño para tanta gente y tuvimos mucha suerte de poder vivir en ella antes de que comenzaran los cierres, ya que tiene un patio grande y un sótano muy grande y terminado. El sótano tiene dos grandes áreas de almacenamiento sin terminar, con un área terminada aún más grande entre ellas que incluye una cocina pequeña y un medio baño.

Durante la pandemia y desde entonces, mis hijas han podido usar toda la zona terminada como sala de juegos. Tienen sofás, un gimnasio y un montón de estanterías de IKEA que solían ser parte de mi antigua oficina. Y el lugar está a rebosar de juguetes, libros, animales de peluche, piezas de juego dispares y más.

Es un desastre gigante.

Mi hija mayor prefiere pasar el tiempo en su habitación leyendo, cuando no está en su estudio de baile, así que es mi hija menor la que pasa más tiempo en la sala de juegos y que tenía apenas seis o siete años durante la pandemia. Ella no entiende la importancia de la limpieza y el orden, y no ve el estado actual de la sala de juegos como un problema en lo más mínimo. Las pilas de piezas de juguetes en el medio del suelo están ahí estratégicamente porque hace semanas ella jugaba con ellos y dice que sigue jugando con ellos y que no es posible moverlos de ese lugar.

Sé que, como su padre, me corresponde a mí poner orden en ese caos. Depende de mí ir allí y ordenar todo, pero a medida que empiezo a pensar en todo lo que tendré que hacer, esa lista se hace cada vez más larga.

Algo así como la lista de cosas que necesitaba hacer para prepararme para la Cumbre de Agencias en junio deeste año. No era mi primer evento virtual, pero las cosas habían cambiado. Tenía nuevos objetivos, objetivos más grandes, y estábamos atendiendo a una nueva audiencia que tenía expectativas y requisitos diferentes a los de algunos de mis eventos anteriores. Y como resultado de esas necesidades, elegí utilizar una plataforma de eventos virtuales completamente nueva y diferente para llevar a cabo el evento.

A medida que comencé a hacer una lista de todo lo que necesitaba hacer… se hizo bastante larga y abrumadora. Solo pensar en la plataforma me hizo pensar que necesitaba probarla, descubrir todas las nuevas opciones y requisitos para los gráficos, personalizar y configurar todo para que se adaptara a mi evento y asegurarme de que todo estuviera en su lugar para poder lograr el éxito. Era casi demasiado para saber siquiera por dónde empezar.

Ahora estamos a mitad de nuestra serie sobre Estrategia para eventos virtuales, cuyo objetivo es brindarte una base sólida sobre la cual crear un plan de evento virtual para tu próxima cumbre, seminario web, reunión o lo que tengas en mente. Comenzamos conUn ejercicio para determinar tu por qué, su propósito para organizar un evento, de modo que pueda crear objetivos significativos y desarrollar su estrategia de evento virtual en torno a ellos. Y luego exploramosCómo especializarsepara que su plan de evento virtual se centre en la audiencia específica a la que desea llegar, dando como resultado un evento aún más exitoso del que hubiera logrado si hubiera sido más amplio en su mensaje.

En nuestro próximo episodio, te ayudaré a identificar recursos y personas que pueden ayudarte, de diversas maneras, para que no te sientas tan solo y abrumado cuando te enfrentes a grandes proyectos como la planificación de un evento virtual. Pero el episodio de hoy está diseñado para ayudarte con otro aspecto de la sobrecarga: cuando el tamaño del proyecto hace que sea abrumador incluso considerar por dónde empezar o cómo lo harás todo. Al final de este podcast, estarás mucho mejor preparado para analizar y gestionar el gran evento virtual que tienes que organizar y todo lo que implica llevarlo a cabo. Como resultado, te sentirás menos estresado y serás incluso más productivo que hoy.

Desmond Tutu dijo una vez: “Sólo hay una manera de comerse un elefante: un bocado a la vez”.

Si has descargado el plan de evento virtual gratuito que tengo disponible enElSocialMediaHat.com, sabes que hay más de una docena de aspectos a tener en cuenta y planificar en un evento virtual, desde la audiencia y el presupuesto hasta los planes de respaldo y las tácticas posteriores al evento para mantener la conversación y el compromiso.

Y ese es un gran lugar para comenzar porque el plan te ayuda a considerar muchos aspectos para organizar un evento virtual exitoso que, especialmente si este es tu primer evento, no conocías. Sin embargo, la desventaja de ese libro de trabajo de planificación de eventos virtuales es que, inicialmente, solo sirve paraagregara la creciente lista de cosas que necesitas hacer o resolver. Página tras página, dice, “oye, ¿pensaste en esto?” y, “ah, y por cierto, también deberías considerar pensar en esto también”. Uno de los grandes beneficios de miDía de estrategia VIPLo que los clientes obtienen es que yo les explico todo el libro de trabajo y más, de modo que se les quita gran parte de la carga. Más que una simple lista de tareas pendientes, tienen una estrategia y un plan reales establecidos.

Llevo años utilizando Evernote como una especie de segundo cerebro. Cada vez que se me ocurre una idea, una táctica, una cita o una referencia, la agrego a Evernote y la archivo en un cuaderno etiquetado de forma adecuada para encontrarla y consultarla fácilmente más tarde, cuando sea necesario. Aquí es donde empieza todo el contenido que creo, incluido lo que estoy compartiendo contigo ahora mismo, y Evernote también es donde mantengo una lista de tareas pendientes en funcionamiento.

Mi lista de tareas pendientes se divide en varias secciones clave. Hay una personal en la parte superior, que incluye un recordatorio de mis objetivos personales más importantes en este momento, luego algunas tareas clave. Y luego tengo otras secciones de tareas pendientes para las diversas áreas profesionales de mi vida.

Este sistema funciona de maravilla. Cada vez que estoy pensando en cualquier aspecto de mi vida y se me ocurre una idea o recuerdo que hay algo que todavía no he hecho pero que debería, puedo abrir Evernote en mi portátil o iPhone y añadirlo a la lista para no olvidarlo. Registrar estas ideas a medida que se me ocurren no solo me asegura que no las olvidaré, sino que también me ayuda a generar aún más ideas.más¡Ideas e inspiración!

Cuando pienso, “oh, debería crear un grupo de Facebook para elPrograma de socios de Agorapulse“Para que todos nuestros socios de canal tengan un lugar fácil al que acudir para hacer preguntas y conocer las actualizaciones recientes del programa o la plataforma”, lo agrego inmediatamente a mi lista de tareas pendientes. Y una vez registrado, mi cerebro está libre para continuar con la línea de pensamiento y piensa: “Hola, ahora que tenemos un grupo de Facebook solo para socios, puedo agregar la aplicación Ecamm y la transmisión en vivo al grupo, que se puede usar para actualizaciones de productos, demostraciones de capacitación y más”. De modo que eso también se agrega a la lista de tareas pendientes.

Como resultado, en lugar de tener una sola idea, tengo varias. Más que una lista de cosas por hacer, se ha convertido en una sesión de lluvia de ideas, y estoy aprovechando mi creatividad y experiencia para ayudar a mejorar y reiterar lo que sea que esté en mi mente.

Pero este enfoque tiene un fallo enorme, que se relaciona directamente con la sensación de agobio que sentimos frente a proyectos enormes y que, al principio, no ayuda.

La lista sigue creciendo.

Es como aquel episodio de Star Trek en el que la Enterprise se encontraba en el espacio profundo y se había topado con un fenómeno en el que una cinta de energía, como una ola, se estrellaba contra la nave. Y, sin importar lo que intentaran, cada esfuerzo por poner más energía e iniciativa en la solución sólo servía para aumentar la abrumadora ola de energía destructiva. “¡Más escudos! ¡Más escudos!”, gritaba el capitán, y cada ola sucesiva se hacía cada vez más fuerte, amenazando con destrozar la nave.

Es genial dejar que nuestras mentes trabajen, sean creativas y generen ideas. Es aún mejor si podemos pedirle a otras personas que nos ayuden y que unan nuestras mentes para formar una mente maestra que genere todo tipo de ideas. Hasta que no lo es. Hasta que la lista de ideas ya es demasiado grande y cada nueva idea solo suma más estrés y agobio y amenaza con destruir nuestro proyecto.

¿Qué hacemos entonces? ¿Cómo ponemos orden en este caos de ideas?

Estrategia para eventos virtuales: paso uno

El primer paso es darse cuenta de que la lluvia de ideas es una parte esencial del proceso y que es solo la primera parte del mismo. De hecho, lo que te voy a enseñar hoy es un proceso de tres pasos para gestionar un evento virtual y desarrollar tu estrategia.

Es fundamental realizar una lluvia de ideas y elaborar una lista inicial de ideas o tareas, ya que es necesario tener todo organizado frente a uno. No importa si está escrito en una nota de Evernote o en un documento de Google, o si está escrito en papel o en notas para publicar en un post. Lo importante es que quede registrado y se pueda visualizar todo lo que se te ha ocurrido.

Esto no quiere decir que no puedas tener nuevas ideas más adelante y añadir más cosas a esta lista; por supuesto que puedes. Pero también descubrirás que, una vez que hayamos pasado por los tres pasos, será aún más fácil y menos estresante añadir tareas. De hecho, esto debería ser un alivio porque, si alguna vez has abordado una tarea grande y abrumadora en el pasado, probablemente hayas experimentado la ansiedad que surge a mitad de camino cuando, de repente, se te ocurre algo.demásque hay que hacer y no se imagina cómo va a encajar eso junto con todo lo demás. Con este sistema, es mucho más probable que cualquier idea nueva o tarea repentina que sea absolutamente necesaria se pueda integrar más fácilmente, como si en realidad tuviera incluso más tiempo del que imaginaba.

Porque en realidad no somos muy buenos imaginando cuánto tiempo tenemos por delante. Ese es el problema con estos grandes proyectos. Aunque nuestro evento virtual se llevará a cabo dentro de ocho semanas y tenemostrescientos veinteHoras de trabajoEntre entonces y ahora, para poder hacer todo lo que queremos y más, a nuestras mentes a menudo les cuesta comprender tanto tiempo. ¿Qué sensación tienen trescientas veinte horas?

Entonces, el primer paso para tenerlo bajo control y planificar cómo vamos a utilizar el tiempo que se nos asigna es hacer una lluvia de ideas, ya sean objetivos que queremos lograr o tareas que sabemos que debemos hacer. Nuevamente, el cuaderno de trabajo para planificar eventos virtuales que preparé te será de gran ayuda para este paso y es gratuito.

Estrategia para eventos virtuales: segundo paso

El segundo paso es categorizar o agrupar todas estas tareas.

Si quieres seguir el esquema de mi plan de evento virtual, deberás enumerar:

1. Objetivos de los eventos virtuales
2. Audiencia del evento virtual
3. Presupuesto del evento
4. Fecha y hora
5. Plataforma y tecnología para eventos virtuales
6. Agenda del evento
7. Oradores del evento
8. Patrocinadores del evento
9. Registro de asistentes
10. Plan de comunicación
11. Promoción de eventos virtuales
12. Ejecución del espectáculo
13. Plan de respaldo para eventos virtuales
14. Actividades posteriores al evento

Es posible que no necesites algunas de ellas, como la fecha y el horario, en especial si ya las determinaste y no tienes ninguna tarea asociada con esa categoría. O es posible que tengas categorías o ideas adicionales que sean exclusivas de tu evento o tus necesidades, y eso está bien.

Si eres una persona muy visual, te recomiendo que uses notas adhesivas en la pared o quizás una aplicación como Miro, ya que tendrás que ajustar y mover cosas. Yo soy más una persona digital y me conformo con escribir todo en Evernote y luego copiar y pegar y darle el formato correspondiente. Lo que mejor te funcione está bien, a continuación, pasamos al tercer paso.

Estrategia para eventos virtuales: paso tres

Ahora, tratarás tu próximo evento y todo lo relacionado con él como un proyecto, lo que significa que necesitas usar un sistema de gestión de proyectos. Aquí es donde Evernote pierde su valor como herramienta, ya que las notas son solo documentos escritos y no tienen la capacidad de organizarse fácilmente más allá del formato de texto. Lo que necesitas es una herramienta de gestión de proyectos y para eso recomiendo Asana.

En Asana, puedes crear un proyecto para tu evento, agregar todos los detalles e información que necesites, incluso incorporar a otros miembros del equipo, y comenzar a desarrollar las tareas que deben realizarse. Pero en lugar de esa larga lista de tareas abrumadoras, comienza con las categorías de alto nivel que acabas de determinar en el paso anterior.

Supongamos que va a utilizar mi lista de planificación de eventos virtuales, pero que ya ha decidido sus objetivos, audiencia, presupuesto y tiempo. Eso significa que le quedan solo diez tareas de alto nivel dentro de su proyecto, todas las cuales pueden tener sus propias fechas de vencimiento, prioridad, personas asignadas ysubtareas.

Para cada tarea de alto nivel que haya creado, comience a completar subtareas a partir de su larga lista de ideas y elementos por hacer. Separe las tareas y piense en ellas.todoAdemás, incluya las tareas que se deben realizar para cada tarea principal y anótelas también. Anide subtareas dentro de subtareas si una tarea en particular tiene requisitos o dependencias adicionales.

Divide tu proyecto en partes cada vez más pequeñas, para que realmente puedas afrontar el momento de comer ese elefante.

Establece plazos para que todo lo que necesitas hacer pueda distribuirse y priorizarse cronológicamente, luego trabaja en las tareas más inmediatas que necesitas y complétalas a medida que avanzas. Con tareas en capas, eliminas una gran cantidad de detalles de tu visión inmediata, lo que también ayuda a aliviar el estrés abrumador de ver todo lo que necesitas hacer frente a ti.

Además, una herramienta como Asana facilita mucho la colaboración con miembros del equipo o contratistas, algo que abordaremos más en profundidad en nuestro próximo episodio. Si bien es cierto que querrás mantener la visibilidad sobre las tareas que deben completarse para que tu evento virtual se lleve a cabo con éxito, incluso si es otra persona la responsable de esa tarea, lo que no quieres hacer es tener que mirar y pensar en esas tareas asignadas todos los días cuando estás pensando en lo que tú, personalmente, debes hacer en este momento.

En lugar de ello, puede consultar vistas personalizadas y priorizadas de lo que debe hacerse, lo que se le ha asignado y requiere su atención.

Dividir, priorizar y programar todas las tareas que deben realizarse en el futuro también le brinda el beneficio de poder evaluar con mayor precisión cuánto tiempo tiene, cuánto tiempo necesita y si realmente podrá lograr todo lo que tiene en mente.

Es posible que descubra que está en condiciones de lograr todo, o que se dé cuenta de que algunas ideas no son prácticas con el tiempo y los recursos restantes de los que dispone. Una gestión de proyectos adecuada le permite tomar esa decisión con mucha antelación.

Refinamiento

Eneste año, en Agorapulse, decidimos que queríamos empezar a centrar nuestros esfuerzos de marketing en agencias de marketing, en concreto, en lugar de en cualquiera que gestionase cuentas en redes sociales. Rápidamente cambié mi estrategia de eventos virtuales para que pudiera atender a esa nueva audiencia y, como he mencionado antes, eso significaba modificar algo más que los detalles de los temas y los ponentes que podría traer. Necesitaba hacer ajustes en elementos más fundamentales de mi evento y, para lograrlo, recurrí a una plataforma de eventos virtuales completamente diferente a la que había estado utilizando anteriormente.

La nueva plataforma me permitió personalizar por completo y personalizar la experiencia del evento virtual para nuestra audiencia, creando un entorno profesional e inmersivo. Además, prácticamente duplicó la cantidad de tareas y consideraciones que tuve que tener en cuenta para preparar el evento.

Afortunadamente, en ese momento usaba Asana en Agorapulse e hice un gran uso de la herramienta para organizar todas mis tareas mucho mejor que nunca antes.

Ahora, en lugar de mirar una lista de más de cien elementos en los que pensar y trabajar, podía literalmente concentrarme sólo en lo que tenía que hacer ahora, hoy, y sólo pensar en el resto cuando quisiera verificar el progreso.

Al igual que cuando revisé el progreso que mi pequeña hija estaba haciendo al limpiar el sótano. Ella también se había sentido abrumada ante la idea de intentar limpiar y organizar este gran espacio ella sola. Pero en lugar de abordar todo el cuarto de juegos, elegimos un área específica y dijimos, bueno, centrémonos solo en tu escritorio. Podemos limpiar las pilas de papeles, guardar los libros, clasificar y almacenar todos los lápices, crayones y marcadores, y en poco tiempo, dejar ese espacio del escritorio completamente limpio y organizado. Todo lo demás puede esperar.

Nos ayudamos unos a otros y nos divertimos haciéndolo.

¡Tus eventos virtuales serán de la misma manera! No solo podrás clasificar todo lo que necesitas hacer y dividirlo en tareas y prioridades más pequeñas y manejables, sino que en nuestro próximo episodio dedicaremos un tiempo a pensar en dónde necesitamos ayuda, cómo podría ser esa ayuda y a quién podemos recurrir para que nos ayude. ¡Porque te garantizo que tenemos más recursos disponibles de los que creemos!

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Hablamos pronto.

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