Mantén la calma y planifica tu evento virtual

Eran las 4:15 p. m. del sábado por la tarde y yo estaba corriendo por la carretera principal desde nuestra casa hasta la ciudad vecina. El tráfico eranocooperando.

“¿Llegaremos a tiempo?”

Mis hijas, que iban en la parte trasera del coche, sabían que teníamos poco tiempo.

“Puedes apostarlo. Llegaremos justo a tiempo”.

El problema era que llegar a un evento que se estaba organizando “a tiempo” no era para nada puntual. Era tarde.

Íbamos camino a la fiesta de cumpleaños de mi hija mayor, que estaba programada para comenzar a las 4:30… y todavía faltaban unos diez minutos… y teníamos todas las decoraciones, la comida y la bebida en nuestros autos.

Mientras conducía, en mi mente se me ocurrieron un par de ilusiones…

…tal vez teníamos el espacio reservado a las 4:30 pero la fiesta no empezó hasta las 5…

…tal vez haya dos habitaciones y habrá un lugar separado para instalarnos…

Pero en realidad la fiesta empezó a las 4:30, fue en una gran sala y todo lo que pudimos hacer fue trabajar juntas para juntar todas las piezas finales rápidamente. Mi esposa había planeado y preparado con destreza toda la comida, las bebidas y la decoración, así que solo fue cuestión de descargar y preparar todo, lo que no llevó mucho tiempo. Mientras tanto, mis niñas estaban más que felices de charlar con las otras niñas que llegaban para la fiesta y comenzar a prepararse para lo que sería una sesión de pintura de dos horas y media.

Mientras íbamos corriendo de un lado a otro entre el coche y el estudio de pintura, y dando vueltas alrededor del estudio con platos, tartas y ponche, mientras guiábamos a niños de diez años y a sus padres hacia las batas y las paletas, mi cerebro tuvo el valor de pensar:

Esto se parece mucho a mis eventos virtuales.

Plan de evento virtualIdeación

Hay algo que decir acerca de sentarse tranquilamente con tus pensamientos.

Varias veces al año organizo un evento virtual masivo con docenas de oradores y miles de asistentes, o ayudo a otra marca.determinar la mejor estrategia para eventos virtualespara un evento propio, y cada vez que paso días y semanas pensando y planificando el gran día. Armada con Asana y una hoja de cálculo de Google, anoto cada idea, cada tarea, cada detalle y, de manera regular, reviso esos detalles y se me ocurren nuevas ideas, tareas y notas. Bloqueo horas a la vez para planificar y aún más horas para ejecutar las tareas que tengan la mayor prioridad.

Como resultado, tanto los asistentes como los socios acuden a mis eventos asombrados por la atención al detalle.

Yo creo unaLista de verificación para la planificación de eventos virtualespara mí y seguirlo tan de cerca como un influencer sigue las tendencias de TikTok.

Por ejemplo, miCumbre de agenciasEl evento se llevó a cabo en medio de la pandemia, por lo que, por supuesto, fue 100 % virtual. Pero quería que los asistentessentirComo si los hubieran transportado a París, donde se encuentra la sede de Agorapulse, primero me aseguré de que mis diseñadores compartieran esa visión e integraran imágenes parisinas en el área del vestíbulo. Tan pronto como todos los asistentes iniciaron sesión, vieron una hermosa vista de París a través de las “ventanas” del vestíbulo.

En segundo lugar, escribí un guión de un video de bienvenida importante que se reproducía automáticamente tan pronto como un nuevo asistente iniciaba sesión. Como un quiosco en un vestíbulo real, ayudó a orientarlos hacia dónde estaban las conferencias magistrales, los puestos y las mesas redondas, y le pedí a nuestra directora de atención al cliente, Kristell, que brindara su hermosa voz en francés al video.

Si se toman en cuenta individualmente, esos pequeños detalles aparentemente no son importantes. Un asistente aprenderá lo mismo independientemente de si el vestíbulo parece parisino o no. Pero cuando se dedica tiempo a planificar y ejecutar una gran cantidad de detalles, estos se combinan y crecen exponencialmente para crear un factor sorpresa para los asistentes que no tiene igual.

Ejecución del plan de eventos virtuales

Por supuesto, todos esos detalles no importarán si sus videos no se cargan o su orador principal no aparece, por lo que la ejecución adecuada de las funciones críticas de su evento no es negociable.

Y a veces, eso requiere que hagas malabarismos.

Le garantizo que en el momento en que surja un desafío técnico importante que requiera su atención inmediata, es cuando surgirá otro desafío técnico y varios asistentes harán simultáneamente preguntas que exigirán respuestas inmediatas.

Como coordinador de eventos, dependerá de usted gestionar todos esos reclamos que requieren su atención.al mismo tiempo.Bajo presión.

Nadie dijo que esto sería fácil.

Afortunadamente, cuanto más tiempo dediques a planificar y prepararte, menos probabilidades habrá de que te enfrentes a varios problemas importantes a la vez. Si bien no puedes prever ni anticipar todos los problemas posibles, definitivamente hay problemas que se han presentado en todos los demás eventos virtuales y que puedes tener en cuenta con anticipación. Esos son los problemas que me gusta evitar siempre que sea posible, como los baches en la carretera que, cuando conoces la carretera y sabes que hay una gran brecha a la vuelta de la esquina, puedes esquivarlos con cuidado en lugar de desviarte bruscamente en el último minuto.

Por ejemplo, si estás organizando una cumbre en línea como el único planificador de eventos virtuales y planeas tener varias sesiones, puedes elegir no programarlas como transmisiones en vivo simultáneas. En su lugar, puedes elegir programar transmisiones en vivo en sucesión, con un pequeño margen de tiempo entre ellas, de modo que tengas tiempo para manejar cada transmisión en vivo y, potencialmente, lidiar con cualquier problema. Un coordinador de eventos virtuales en solitario que quiera ofrecer múltiples pistas en su evento puede configurar las pistas secundarias como presentaciones pregrabadas que se reproduzcan automáticamente. Eso te libera para concentrarte en la sesión que tiene el mayor grado de requisitos técnicos y riesgo.

RELACIONADO:Opciones de planificación de eventos virtuales que debes considerar hoy

Y hay muchas, muchas más opciones y concesiones que se pueden hacer si se dedica suficiente tiempo a la planificación.Pregúntame cómo.

Ejecución tranquila

Lo más importante es que, durante toda la ejecución de una cumbre o seminario web en línea, la máxima prioridad del organizador del evento virtual es mantener la calma, pase lo que pase. Incluso si nada funciona, debe mantener la calma y concentrarse en resolver un problema solucionable a la vez.

Cuando los correos electrónicos oficiales de registro y acceso para mi último evento se enviaron la noche anterior al evento y ninguno de ellos tenía el enlace correcto incorporado, fue un desastre. ¡Se envió un correo electrónico a más de 2500 asistentes con instrucciones sobre cómo iniciar sesión en el evento y no pudieron hacerlo, por lo que no se presentarían! Pero después de murmurar algunas palabrotas, trabajé con el proveedor de servicios de la plataforma y, en pocas horas, se resolvió el problema y se enviaron nuevos correos electrónicos, junto con publicaciones en nuestros canales sociales y mensajes preparados para nuestro equipo de soporte en caso de que surgieran preguntas.

Mantuve la calma y trabajé en resolver los problemas solucionables, uno a la vez.

Al igual que la fiesta de cumpleaños. ¿Habría sido genial haber llegado media hora antes que todos los demás? ¡Por supuesto! Pero el tráfico y las circunstancias no resultaron así, así que en lugar de enojarnos, trabajamos en el problema. Hice media docena de viajes entre el estacionamiento y el estudio mientras mi esposa arreglaba los platos y la decoración y preparaba todo. Mientras tanto, mientras estábamos ajetreados, nos tomamos el tiempo para sonreírles a los padres y las hijas y responder preguntas como ¿dónde deberían sentarse y cuándo debería regresar el padre?

Lo que significaba queNingún amigo o padre pensó que algo estaba malTodos asumieron que teníamos la intención de preparar la comida mientras todos los demás se acomodaban frente a sus lienzos. No nos asustamos y, por lo tanto, nadie más lo hizo tampoco. A los pocos minutos de que todos llegaran, el instructor y las chicas se pusieron a trabajar en la pintura y, cuando estuvimos listos, los invitamos a tomar un plato de comida y un poco de ponche y luego a volver a trabajar en su arte.

Ese nivel de control no es fácil ni se logra de manera automática. Solo es posible cuando se cuenta con un plan sólido para un evento virtual, se sabe qué se debe hacer y se han considerado los escenarios más plausibles.

Es la misma razón por la que los entrenadores diseñan jugadas y los atletas realizan ejercicios. Aunque los jugadores del otro equipo harán lo que crean que es mejor durante el juego, la repetición desarrolla la memoria muscular y crea sistemas de toma de decisiones mucho más fáciles para cada jugador. Saben de qué son capaces y tienen respuestas preprogramadas para situaciones comunes.

Esa es una de las razones clave por las que comencé a ofrecer#SoldOutSummits, un día completo intensivodonde pasamos un sábado repasando todo su evento, desde la estrategia hasta la ejecución exitosa, y todo lo demás, y desarrollamos juntos un plan integral de evento virtual, completo con plantillas y archivos deslizables.

Si va a organizar un evento virtual en los próximos meses, asegurémonos de que sus asistentes se vayan sintiéndose sorprendidos.

Por dónde empezar con tu plan de evento virtual para alcanzar tus objetivos.

Elija la mejor opción de planificación de eventos virtuales para sus necesidades.