7 pecados capitales que debes evitar en tu evento virtual
Índice
- Pecado n.° 1 de los eventos virtuales: abrumador
- Pecado n.° 2 del evento virtual: falta de enfoque
- Pecado n.° 3 del evento virtual: inoportuno
- Pecado del evento virtual n.° 4: Inferior
- Pecado n.° 5 del evento virtual: sórdido
- Pecado del evento virtual n.° 6: silencio
- Pecado n.° 7 del evento virtual: falta de compromiso
- Creando una cumbre con entradas agotadas
“Y te diré una cosa más. Un pecado real… no se puede borrar sin importar lo que hagas.” ― Ban El pecado del zorro de la avaricia, Nanatsu no Taizai
Si bien los eventos virtuales no son algo nuevo, la gran cantidad de eventos de este tipo es sin duda algo exclusivo de la era del COVID. Incluso sin la necesidad repentina de realizar la transición a eventos presenciales, la industria de los eventos en línea (y las plataformas que los facilitan) estaba en auge. Sin embargo, como ocurre con cualquier otra cosa, una avalancha de organizadores nuevos e inexpertos crea innumerables oportunidades para experiencias deficientes.
A veces, una mala experiencia puede ignorarse u olvidarse, pero otras veces es posible que un evento o su organizador fracase de forma tan espectacular que se considere un pecado.
Si me perdonan la exageración, hay varios errores importantes que los organizadores de eventos en línea pueden cometer y que, para el asistente al evento, podrían considerarse imperdonables. Las consecuencias de tales errores pueden ir desde malas críticas hasta demandas de reembolsos, pero todos ellos se pueden evitar fácilmente. Estos pecados son: abrumador, desenfocado, inoportuno, inferior, sórdido, silencioso y desinteresado.
De hecho, si estudias y trabajas para evitar estos siete pecados capitales de los eventos virtuales, no solo evitarás enojar a los asistentes, sino que probablemente crearás una experiencia de evento memorable y apreciada.
Pecado n.° 1 de los eventos virtuales: abrumador
Si bien un evento presencial puede depender de un par de correos electrónicos para confirmar su registro y asistencia, y luego quizás una guía del evento mientras está allí, los eventos virtuales generalmente tienen que comunicar bastante más. Después del registro inicial, los eventos en línea deben compartir dónde se transmitirán las sesiones y cualquier otra forma en que se pueda solicitar o alentar a un asistente a participar en un evento.
Sin embargo, esto puede fácilmente convertirse en spam, en especial si estás notificando y recordando a los asistentes sobre todas y cada una de las sesiones que ofreces.
No envíe tantos correos electrónicos que sus registrados se sientan abrumados y quieran darse de baja para silenciarlo.
Este es un problema frecuente entre los coordinadores de eventos que utilizan una plataforma de eventos en línea como HeySummit por primera vez. Tómese el tiempo durante suconfiguración de evento virtualrevisar y considerar todas y cada una de las plantillas de correo electrónico.
- ¿Qué es? ¿Qué dice?
- ¿Con qué frecuencia saldrá?
- ¿A tus asistentes les resultará útil o molesto?
Tomarse el tiempo para revisar los detalles y las opciones de su evento desde la perspectiva de un asistente es un tiempo bien invertido.
Tony Christensen, experto en anuncios de Facebook, añadió lo importante que es para los organizadores de eventos asegurarse de que, cuando envían correos electrónicos, toda la información sea correcta. No hay nada peor que enviar enlaces por correo electrónico a los asistentes que no funcionan.
Pecado n.° 2 del evento virtual: falta de enfoque
No intentes ser todo para todos.
Tu evento debe estar enfocado en brindarle a una audiencia específica tipos específicos de información. Al igual que cualquier estrategia comercial o de contenido, la riqueza está en los nichos, como dicen.
Considere ser lo más específico posible con su audiencia y luego limite la cantidad y el alcance de las sesiones que ofrece. Si bien puede parecer beneficioso ofrecer docenas y docenas de sesiones para que la gente asista, nadie se inscribirá en su evento simplemente porque alinee a 78 oradores. Los temas deben ofrecer algo de valor y cuando pueda combinar una buena selección de presentaciones que se centren todas en un área o tema específico, se combinarán como Voltron para crear algo aún más poderoso y valioso.
Pecado n.° 3 del evento virtual: inoportuno
Hay un par de aspectos de este pecado en particular que resultan en el mismo problema y error fundamental: un total desprecio por el tiempo de los asistentes.
El primer caso en el que esto se hace evidente es cuando las sesiones y otras actividades del evento no comienzan a tiempo. Sin duda, la vida puede cambiar y pueden surgir retrasos o problemas de tiempo en cualquier evento en vivo. Pero, lamentablemente, todos hemos estado en eventos en los que todo, desde el principio, comenzó tarde y se prolongó y, como resultado, las actividades se apresuran, se saltan o simplemente no fluyen.
El segundo caso en el que no se respeta el tiempo de los asistentes es cuando un evento con varias sesiones se extiende a lo largo de días, incluso semanas, lo que hace que sea realmente imposible para el asistente promedio ver todo. Antes estaba bien extenderse por unos pocos días, incluso un par de semanas, especialmente si se ofrecía mucho contenido, pero ya no. Las personas están más ocupadas que nunca y no pueden programar tres sesiones al día durante 21 días.
Programa compacto de eventos.
Esto podría parecer más una opinión que una observación, así que permítanme explicarlo.
En los eventos virtuales que he organizado en el pasado, he programado entreeste año 30 sesiones a lo largo de cinco o diez días, distribuyéndolas en función de la frecuencia. Cuando observé la tasa de consumo de las sesiones, vi que era pésima. La mayoría de las sesiones fueron consumidas por menos del 5 % de los asistentes.
Por otra parte, dos eventos que organicé cancelaron todas las sesiones al mismo tiempo y alentaron a los asistentes a verlas de corrido al estilo Netflix. A la gente pareció gustarle la idea, pero, una vez más, las estadísticas no mienten. La primera sesión de la lista (en orden alfabético) recibió el mayor consumo y todas las demás disminuyeron drásticamente a partir de allí.
Entonces, ¿qué fue lo que funcionó mejor? Programar todas las sesiones como si se tratara de un evento en vivo: una tras otra. Mi últimaeventoSe trató de una cumbre de un día con conferencias de apertura y cierre y 27 sesiones intermedias, divididas en tres grupos. Se animó a los asistentes a reservar el día y “asistir” como lo harían en un evento presencial. El consumo para ese evento ahora oscila entre eleste año el 50 %.
Pecado del evento virtual n.° 4: Inferior
Puede que no haga falta decirlo, pero ¿qué crees que sucede si las personas bloquean su día, cancelan otros planes y comienzan a asistir a las sesiones de tu evento solo para sentirse total y absolutamente decepcionados?
Ya sea que se trate de un orador terrible, un contenido horrible o una calidad de audio o video horrible… el resultado final es el mismo. Los asistentes se sentirán decepcionados y frustrados por haber perdido su tiempo, y tal vez incluso su dinero si cobra por su evento, solo para escuchar tonterías.
Curiosamente, el miedo a este tipo de problemas es lo que a menudo lleva a los coordinadores de eventos a recurrir una y otra vez a los mismos oradores del sector. Son un grupo conocido que ha demostrado en el pasado que puede ofrecer una presentación de calidad. Los eventos que traen a oradores relativamente desconocidos o incluso a oradores primerizos corren un gran riesgo. Es algo que hay que hacer, pero hay que reconocer el mérito de los eventos cuando se observa una mayor diversidad de ponentes.
Los eventos pueden mitigar todas estas preocupaciones comunicándose de cerca con los oradores, haciendo simulacros o recibiendo grabaciones con anticipación y ayudando con la tecnología. Si bien hoy en día casi todo el mundo puede unirse a una videollamada, no todos los oradores tienen experiencia en transmitir en alta calidad o incluso grabar sus propias presentaciones de una manera presentable.
Diversidad en los eventos
De manera similar, todo organizador de eventos virtuales debe esforzarse por lograr la inclusión y la diversidad tanto de los participantes como de los oradores. La diversidad en la lista de participantes de su evento virtual no solo es una buena idea, sino que es esencial. Tómese el tiempo para buscar e invitar a una variedad de voces y perspectivas.
Pecado n.° 5 del evento virtual: sórdido
Si lees “sleazy” y de inmediato te viene a la mente la imagen de un viejo vendedor de autos usados tratando de empeñarte una chatarra, estás en el camino correcto.
Nadie quiere que le vendan algo, y menos aún un asistente a una sesión que estaba deseando aprender algo que pudiera llevar a su equipo o empresa. Imagine su sorpresa y disgusto cuando, en lugar de contenido educativo, le ofrecen una demostración de un producto pésimo de alguien.
Cuando me he topado con sesiones de este tipo en eventos presenciales anteriores, como un “almuerzo y aprendizaje patrocinado” que no era más que “ven a aprender sobre mi producto”, simplemente me levantaba y me iba. Todavía tenía innumerables otras sesiones y beneficios de eventos para disfrutar. Un evento virtual no tiene el mismo lujo y un asistente disgustado podría irse para siempre.
Una estrategia inteligente es comunicar a los oradores desde el principio que sus presentaciones deben estar en gran medida libres de argumentos de venta, pero que tienen la libertad de presentar una oferta o un obsequio al final. Esto debe sopesarse cuidadosamente con la remuneración que se ofrece al orador (si corresponde). Si no se le paga ni se comparten pistas, entonces se tendrá menos libertad para dictar el contenido.
Pecado del evento virtual n.° 6: silencio
Habiendo organizado numerosos eventos en línea, puedo entender completamente el nivel de agotamiento absoluto que se siente una vez que el evento termina. Entre todo el trabajo que implica un evento y la ansiedad en tiempo real por la posibilidad de que surjan problemas, no serás de ninguna utilidad para nadie durante al menos un día o dos después.
Y, sin embargo, las 24 a 48 horas posteriores al evento pueden ser uno de los períodos más críticos.
¿Recuerdas el último gran evento al que asististe? Tal vez fueron las sesiones o las conversaciones que tuviste, pero guarda ese evento y tus recuerdos firmemente en tu mente. Ahora piensa en cómo te sentiste al salir del evento y al día siguiente. Probablemente fue una combinación de emoción y motivación junto con un poco de tristeza o incluso vacío.
Esto se debe a que los mejores eventos nos llenan de ideas e información increíbles, al mismo tiempo que nos rodean de conexiones humanas y emoción. Podemos llevarnos a casa las ideas, pero no las personas.
Este es un momento frágil en el que nuestra propia vida real se reafirma y corremos el riesgo de olvidar las relaciones y las realizaciones que acabamos de vivir. Y al hacerlo, nos olvidamos del acontecimiento que las hizo posibles.
Este es el momento en el que no puede permitirse el lujo de permanecer en silencio y descansar. Si no trabaja activamente para ayudar a sus asistentes a mantener ese nivel de entusiasmo e interés, mantener esas relaciones e implementar esas ideas, perderá trágicamente el impulso y el potencial de participación futura y, en última instancia, las ventas.
Ya sea que esté vendiendo el evento en sí o que haya interés en su negocio, este es el momento en el que su audiencia está más preparada para comprarle. No se desanime.
Afortunadamente, es fácil mitigar la fatiga y aprovechar este lapso de tiempo. En mi caso, tengo la suerte de contar con un equipo que puede ayudar, en particular un gerente de recepción de correos electrónicos que tendrá listos los correos electrónicos y otras actividades. Si no es tu caso, simplemente piensa de antemano qué quieres hacer y organízalo con anticipación; por lo general, se trata de uno o más correos electrónicos que se enviarán después de tu evento.
Planifica lo que quieres lograr y cómo lo harás como parte de la preparación general del evento para que puedas tomar ese merecido descanso al día siguiente.
Pecado n.° 7 del evento virtual: falta de compromiso
Y entonces nos encontramos con el séptimo y último pecado mortal de los eventos virtuales: el tronco desatendido. El tocón que se encuentra en el bosque y quiere ser interesante y deseado, pero que tiene poco que ofrecer además del hecho de que es un tocón.
El hecho es que, si alguien quiere ver un videotutorial sobre cómo hacer algo, puede recurrir a YouTube o a un curso en línea. Se supone que un evento debe ser especial. Se supone que debe ser una oportunidad para que los asistentes interactúen entre sí y con los oradores.
Y si bien gran parte de eso surgió de manera natural en los eventos presenciales, los eventos virtuales y los coordinadores de eventos aún pueden ofrecer a los asistentes una enorme cantidad de oportunidades de participación.
- Los asistentes a las sesiones deberían poder comentar y chatear sobre las sesiones mientras se transmiten.
- Los eventos deben tener un grupo o comunidad al que los asistentes puedan unirse e interactuar entre sí.
- Los oradores de la sesión deben estar en el chat o en la comunidad respondiendo preguntas y asistiendo a la reunión.
Los eventos pueden incluso utilizar tecnología comúnmente disponible como Zoom oSalas de mensajeríapara crear eventos de networking, mesas redondas y más, donde asistentes, ponentes e incluso patrocinadores puedan conocerse “cara a cara” y tener maravillosas conversaciones.
Si bien el uso de videos pregrabados para las sesiones es un enfoque inteligente y seguro, los eventos virtuales también deberían explorar formas de incorporar al menos algunos videos en vivo a su programación, ya que el video en vivo es inherentemente más atractivo e interesante.
Además de transmitir algunas o incluso todas las sesiones en vivo, los eventos pueden usar video en vivo para entrevistas con oradores, paneles de discusión,grupos de mentes maestrasy más.
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Creando una cumbre con entradas agotadas
La conclusión de todos estos “pecados” es que cada vez más personas asisten a eventos virtuales, pero los coordinadores de eventos deben asegurarse de que sus eventos se destaquen y sean una experiencia valiosa para los asistentes. Se necesita tiempo y una planificación cuidadosa, pero en última instancia vale la pena, especialmente si su organización desea realizar más eventos en el futuro.
En mi función en Agorapulse, me corresponde crear una experiencia de evento virtual increíble cada trimestre y, en cada ocasión, uno de mis objetivos es atraer a una mayor cantidad de asistentes que en la cumbre anterior. Por eso, busco constantemente formas de replicar y optimizar los éxitos pasados e integrar ideas y técnicas nuevas y novedosas en el próximo evento.
Afortunadamente, la tecnología y las mejores prácticas en torno a los eventos virtuales siguen mejorando, por lo que abordar estos y otros desafíos será más fácil con el tiempo. Hasta entonces, solo tome nota atenta de los consejos que he compartido aquí.
Si quieres dejar de descubrir todas estas dolorosas lecciones por ti mismo y asegurarte de que tu próximo evento virtual sea una increíble Cumbre con entradas agotadas, infórmate sobre mievento virtual intensivo.
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