De seminarios web aburridos a cumbres con entradas agotadas: mi recorrido por los eventos virtuales

Mi primer evento virtual fue casi un desastre.

Problemas de inscripción. Cancelaciones de oradores de último momento. Audio terrible en una sesión… video que se arruinó durante cinco minutos en otra…

Cualquier cosa que puedas imaginar que salga malhizosalir mal durante esa primera cumbre.

Eraeste año y llevaba 6 meses en el puesto, reclutando nuevos influencers y embajadores para la marca y trabajando para establecer a la empresa como la autoridad líder en la industria. Antes de eso, lo más cerca que había estado de organizar un evento virtual fue una serie de paneles de discusión en video en vivo a lo largo de cuatro semanas unos años antes, por lo que las presentaciones y entrevistas en vivo fueron el trasfondo y el enfoque que adopté.

Vaya, tenía mucho que aprender.

Cómo empezó

Esa fue mi primera Cumbre de Éxito Social. Afortunadamente, a los directivos de Agorapulse les encanta aprender y adaptarse, así que, si bien mi evento estuvo plagado de desafíos, en muchos otros aspectos fue un gran éxito.

Desde una perspectiva orientada a los resultados, organicé 16 sesiones que generaron más de una docena de excelentes piezas de contenido que podrían usarse y reutilizarse más adelante, y la cumbre reunió a más de mil asistentes interesados ​​y comprometidos, lo que a su vez resultó en nuevas pruebas, suscripciones e ingresos recurrentes para la empresa. Pero fue una lucha bastante dura llegar a ese punto.

Mencioné que mi experiencia previa fue transmisión en vivo, por lo que no estaba muy familiarizado con las opciones disponibles para un evento virtual solo con registro eneste año. Habíamos estado usandoLivestorm.copara nuestros seminarios web de ventas en ese momento y esa nos pareció una opción tan buena como cualquier otra. Podía manejar videos pregrabados y transmisiones en vivo, y permitía a los asistentes hacer comentarios y preguntas durante la presentación.

Lo que no me di cuenta hasta que fue demasiado tarde para cambiar de rumbo fue que Livestorm estaba diseñado específicamente para eventos de seminarios web individuales, lo que significaba que, aunque había preparado a 16 presentadores diferentes, los asistentes solo podían registrarse para una sesión a la vez. Alguien interesado en registrarse para las 16 sesiones tuvo que registrarse 16 veces y, vaya, algunos asistentes molestos me regañaron.

También distribuí las sesiones a lo largo de varias semanas, lo que, una vez más, resultó ser un error. Desde entonces, aprendí que los mejores eventos se llevan a cabo en un período de tiempo concentrado, como un día hábil.

Sin embargo, a pesar de esos errores de juicio, organicé una campaña de lanzamiento que generó interés y registros durante todo el período de inscripción. De hecho, es revelador que el interés en el evento y el contenido fuera tan alto que, a pesar de que la barrera para la entrada completa era de 16 registros, muchos hicieron exactamente eso.

Pero entonces me encontré con problemas de producción.

Como dije, las sesiones fueron una mezcla de presentaciones grabadas y entrevistas en vivo. Apenas unos días antes de que se programara la primera sesión, uno de los oradores se echó atrás y terminó reprogramando su sesión para meses más tarde. Eso también resultó ser una lección valiosa. En primer lugar, por supuesto, aprendí a asegurarme de que cada orador esté completamente comprometido y de haber enviado invitaciones en el calendario para las fechas de presentación para que la participación sea lo más segura posible. En segundo lugar, aprendí que una cumbre con múltiples oradores ayuda a generar su propio impulso e interés, mucho más que cualquier seminario web individual. La charla reprogramada de ese orador solitario generó una fracción de las inscripciones obtenidas por la sesión menos popular de la cumbre.

Durante una de las entrevistas en vivo, y lamentablemente con uno de los influencers más conocidos, la calidad del audio era tan mala que la grabación resultante era inútil. Y durante otra sesión en la que los presentadores transmitían desde su oficina, su video dejó de transmitirse momentos después de que los presentaran y el resto de la presentación quedó en negro con solo el audio. ¡No tenían idea de que los espectadores no podían verlos!

Una vez más, aprendí. Tomé en serio la valiosa necesidad de realizar ensayos y conversaciones técnicas antes del evento y justo antes de la transmisión, y también me di cuenta de que, si bien preferiría no tener que interrumpir el flujo de una capacitación o de un presentador, es mucho mejor intervenir e intentar corregir rápidamente cualquier problema técnico, en lugar de dejar que se convierta en una distracción durante toda una presentación.

Afortunadamente, a pesar de todo eso, los asistentes no solo obtuvieron un gran valor y obtuvieron mucha información de la cumbre en general, sino que también fue lo suficientemente exitosa como para que yo pudiera intentarlo nuevamente. ¡Y otra vez!

Como va la cosa

Pasaron varios años y ahora tengo muchos, muchos eventos virtuales en mi haber. Varias “Social Success Summits” allanaron el camino para varias “Social Pulse Summits” y una “Agency Summit”, así como para la colaboración con muchas otras marcas en sus propias cumbres y eventos virtuales.

Se combinaron y recopilaron los aprendizajes y experiencias de cada nuevo evento virtual para quepróximoCada evento siempre era mejor que antes. Adquirí el hábito de llevar un registro de mis ideas y observaciones, y desarrollé una plantilla de Google Sheet para organizar cada evento virtual. Desde los oradores y toda la información necesaria sobre ellos y sus sesiones, hasta los recursos promocionales, los patrocinadores, el presupuesto y los gastos, y más… todo se convirtió en un proceso que podía duplicar, con un éxito tremendo.Cada trimestre.

Me gradué de una serie de seminarios web únicos usando Livestorm para completar plataformas de eventos virtuales como HeySummit, Big Marker, Run The World, Hopin yEncuentro aéreoEstas plataformas proporcionaron sistemas de registro unificados y una serie de otras funciones para crear experiencias completas y cohesivas para los asistentes.

Caso práctico de evento virtual: MDMC

Cuando la pandemia golpeó eneste año, la Conferencia de Marketing Digital del Medio Oeste, con sus tres días completos de talleres y sesiones y miles de asistentes que llenaban St. Louis Union State, se enfrentó a un problema importante: decidir si seguir adelante con un evento en medio de una crisis de salud global que empeoraba y que estaba obligando a cancelar y posponer eventos como SXSW y otros en todo el mundo.

Como orador y miembro de su consejo asesor, el equipo de MDMC sabía que tenía experiencia en la organización de eventos virtuales y me contrataron para ayudarlos a determinar la viabilidad de convertir un evento completamente presencial en un evento completamente virtual. En términos logísticos, había mucho que cubrir, pero en pocos días teníamos un plan de acción implementado que el equipo de MDMC ejecutó a la perfección.

Si bien el evento ya contaba con un sitio web y un proceso de registro en funcionamiento, necesitaban recurrir rápidamente a una plataforma secundaria para albergar las más de 100 sesiones virtuales del evento. Por recomendación mía, utilizaron HeySummit y los ayudé a resolver cuestiones técnicas, como dónde alojar los videos de las sesiones para transmitirlos en HeySummit el día designado.

Como resultado, MDMC pudo realizar con éxito la transición al 100% virtual y ofrecer a sus asistentes una excelente experiencia de aprendizaje, un formato que duplicaron con éxito eneste año.

Hubo un aprendizaje crítico que fue mucho más importante que los detalles logísticos y los procesos que se documentaron y mejoraron a lo largo de los años, y ese fueLogros de los asistentes.

En unEntrevista acelerada de la agencia con Guy KawasakiStephanie Liu le preguntó a Guy sobre un comentario que Jon M. Chu le hizo sobre cómo las puntuaciones de Rotten Tomato y los ingresos de taquilla de sus películas no eran importantes para él. En cambio, Jon hablaba sin parar sobre lo que sus talentosos actores y actrices estaban haciendo ahora, lo que habían logrado desde que trabajaron juntos. Jon estaba más interesado en el éxito de su gente que en sus propios proyectos.

Ese es el enfoque que he aprendido a adoptar con mis eventos virtuales y lo que los ha convertido en grandes éxitos en la industria. Con cada nueva cumbre o evento virtual, me pregunto: ¿qué logrará la audiencia como resultado de su participación en este evento? ¿Cuáles serán sus conclusiones y éxitos?

Y aunque la respuesta fácil para un organizador de eventos es que un asistente aprenderá X, Y o Z, si somos honestos con nosotros mismos, es raro que un evento virtual transmita algún conocimiento que no podría compartirse fácilmente en una publicación de blog o un video de YouTube.

Pregúntele a cualquier asistente a un evento presencial por qué invirtió tiempo y dinero en viajar y pasar un día o más en un espacio para conferencias con cientos o miles de otros asistentes. Le dirán directamente que en realidad no es por las sesiones, sino por:

• Reuniones
• Redes
• Preguntas y respuestas de los oradores
• Discusiones
• Charlas de mesa
• Manifestaciones

Ahí es dondeMomentos mágicosPuede suceder. Estar sentado en una mesa o parado en el pasillo fuera de una sesión… oportunidades fortuitas de tener una conversación con alguien que podría derivar en negocios, asociaciones, amistades o más en el futuro.

Cuando me di cuenta de esa verdad y comencé a crear un espacio para eventos virtuales para que ocurrieran esos momentos mágicos, los asistentes se quedaron atónitos y recurrieron a Twitter para hablar de lo interesantes, atractivos y divertidos que eran los eventos. Pero cuando miré con atención y leí entre líneas o busqué el contexto detrás de esas declaraciones, siempre fue gracias al hecho de que reservamos tiempo en el evento para establecer contactos y conversar entre los asistentes.

Se acabaron los vídeos estáticos, aislados y aburridos. El contenido siempre está ahí, ese es el atractivo, peroEl verdadero oro está en la boca.

Cómo ayudo a las marcas a crear eventos virtuales ahora

En los últimos años, tras haber trabajado con cientos de oradores y socios de marca, muchos miembros de la industria han visto de primera mano la habilidad con la que organizo y ejecuto mis eventos virtuales y han recurrido a mí en busca de asesoramiento y orientación. La mayoría de las preguntas que surgen giran en torno a temas como qué plataforma deberían utilizar, pero, inevitablemente, las conversaciones más productivas se centran en la estrategia y las mejores prácticas.

La verdad es que puedes organizar tu evento virtual en prácticamente cualquier plataforma y lograr el éxito. Así como a Google no le importa dónde creaste y alojaste tu sitio web, a los asistentes no les importa dónde organices tu evento virtual.

Lo que les importa a los asistentes es lo que podrán lograr como resultado de asistir a su evento virtual.

¿Y entonces cómo lograr que esto suceda?

Ahí es donde puedo ayudar.

Ofrezco artículos y recursos aquí como planificador de eventos virtuales y consultor de eventos virtuales, y he comenzadoEl podcast del estratega de eventos virtualesSi prefieres escuchar en lugar de leer.

En lugar de intentar resolverlo todo por su cuenta y tener que pasar por varias iteraciones de eventos antes de comprender realmente cómo se supone que deben ir las cosas, permítame ayudarlo a superar ese obstáculo.

La pandemia obviamente empujó un número exponencial de eventos al espacio virtual, lo que significa que los asistentes hoy están acostumbrados a los eventos virtuales y sus expectativas son altas.

¿Puedes permitirte el lujo de tomarte unos años, como lo hice yo, para aprender y perfeccionar tus habilidades?

Si tienes un evento en los próximos 3 a 6 meses y quieres asegurarte de que sea un éxito, te invito aInfórmate sobre mi evento virtual intensivo,Cumbres con entradas agotadas, donde pasaremos un día asegurándonos de que su próximo evento sea brillante.

Cumbres con entradas agotadas

Varias formas en que su empresa puede aprovechar un evento virtual para crear una comunidad.

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