4 formas de impresionar a los oradores de eventos virtuales: consejos profesionales para el éxito

A menudo, a los oradores de eventos virtuales no se les da la atención que merecen. Incluso cuandoLos eventos son virtualesA menudo se les pide que viajen, sin duda deben dedicar tiempo a preparar su presentación y luego la dan sin ningún tipo de retroalimentación o reconocimiento. También se espera que los oradores estén presentes y disponibles durante todo el evento para que los asistentes puedan comunicarse con ellos. Todo esto con poca o ninguna compensación o apoyo.

En realidad, ¡a estos profesionales se los debe tratar como estrellas de rock! Asegúrate de brindarles una buena experiencia ofreciéndoles obsequios, comida, bebidas y más. Esto ayudará a que tu presentador se sienta apreciado y le demostrará cuánto te preocupas por su éxito. ¡También podrás generar lealtad a la marca con esta estrategia porque estos oradores podrían considerar realizar otro evento virtual contigo en el futuro!

En este artículo, hablaremos sobre cuatro formas de impresionarlos para que quieran regresar a otro seminario web o taller.

1) Cree gráficos personalizados para los oradores de eventos virtuales

Los oradores de eventos virtuales suelen querer promocionar el hecho de que hablarán en su evento, por lo que crear gráficos para las redes sociales les permitirá hacerlo. Como resultado, podrán mostrar su participación como oradores y, al mismo tiempo, presentar su evento a su audiencia.

Si no tienes amplios conocimientos de diseño gráfico, puedes utilizar plantillas y guías proporcionadas por herramientas en línea comoFácilEl mejor enfoque es decidir de antemano cuál será el estilo de su evento (colores, logotipo, fuentes, tono, identidad visual), así como una lista de los gráficos específicos que necesitará. Como mínimo, debe crear:

1. Imágenes de paisajes (1920 x 1080)
2. Imágenes de retrato (1080 x 1920)
3. Imágenes cuadradas (1080 x 1080)

Esto te dará los tamaños de imagen básicos que necesitarás para publicar en Facebook, LinkedIn, Twitter, Pinterest e Instagram, además de poder crear publicaciones de historias en todas las redes que las admitan. Busca y personaliza una plantilla que te guste para un tamaño y un gráfico y, cuando hayas terminado, duplícala y cambia el tamaño para los demás requisitos.

Una vez que estén listos, podrás publicar los gráficos en tus perfiles de redes sociales y dejar que los oradores de eventos virtuales también los usen. Recomiendo un conjunto de gráficos que promocionen el evento en general y un conjunto adicional de gráficos para cada orador que hayas invitado. Sube cada conjunto de gráficos a una carpeta de Google Drive para ese orador para que puedas compartirlos fácilmente con él.

Asegúrese de que al crear estas imágenes sea fácil para las personas saber dónde pueden asistir al seminario web o cómo pueden comunicarse con usted si están interesados ​​en asistir a eventos futuros.

– Los gráficos deben incluir el nombre del orador, una foto y un enlace al evento junto con las fechas.

– Las imágenes de los oradores del evento virtual deben ser de alta calidad con imágenes/logotipos claros que los posibles asistentes puedan leer fácilmente.

– Los gráficos de las redes sociales deben incluir hashtags para eventos virtuales (por ejemplo, #AgencySummit) para que las personas puedan encontrarlos más fácilmente cuando busquen en las redes sociales o mediante una herramienta de marketing digital como Agorapulse.

Prima:Crea gráficos que presenten a todos tus oradores para que puedas etiquetar a varios de ellos a la vez en tus publicaciones sociales y generar más expectativa.

2) Envíeles obsequios del evento virtual antes de su presentación

A los oradores de eventos virtuales les encanta recibir cajas de obsequios llenas de regalos (y etiquetarán a su empresa cuando publiquen sobre ello en las redes sociales). Si bien la mayoría de los oradores no esperarán que se las envíe, muchos agradecerán recibirlas.

– Asegúrese de incluir el nombre y la foto del orador en la caja: a muchos oradores les gusta compartir fotos de lo que hay dentro con los asistentes a eventos futuros cuando se les pregunta sobre lo excelente que fue su experiencia.

– Los artículos promocionales deben ser divertidos, pero también útiles (no solo promocionales). Quieres que los oradores piensen en tu negocio porque han podido usar algo tuyo durante este proceso, lo que puede generar lealtad a la marca. ¡Esto significa que el orador podría considerar realizar otro evento virtual en el futuro!

– Las pegatinas deben incluir el logotipo de su empresa o del evento virtual. Asegúrese de que sea visible cuando se coloquen en computadoras portátiles, teléfonos, tabletas, equipaje o cualquier cosa que puedan usar sus oradores.

Si reside en los Estados Unidos, puede realizar el envío a través de su oficina local de USPS a los oradores que residan en los Estados Unidos. Sin embargo, dado que los oradores de eventos virtuales pueden estar en cualquier parte del mundo, sus oradores podrían estar fuera de los Estados Unidos. En esos casos, recomiendo un servicio comoReenvío de paquetes al Reino Unidoque puede aceptar, firmar y reenviar envíos internacionales. Busque servicios similares en su región específica.

Si bien es importante enviarles a los oradores una caja física con artículos tangibles, los obsequios digitales también son buenos, en particular si puedes incluir acceso gratuito a tus servicios o servicios que los ayudarán profesionalmente. Puedes enviarles por correo electrónico el acceso a esos obsequios digitales o incluir tarjetas con instrucciones sobre cómo acceder a ellos.

3) Mantenga a los oradores de su evento virtual alimentados e hidratados

He escuchado a algunos oradores quejarse de haber tenido una mala experiencia en un evento porque no les dieron de comer. Algunos coordinadores de eventos virtuales piensan que, dado que el orador es virtual, tal vez incluso en su propia casa, el coordinador del evento no debería tener que preocuparse por la comida y las bebidas.

Si bien ciertamente no es tan esperado como en los eventos en persona, hacer un esfuerzo adicional para asegurarse de que el orador tenga literalmente todo lo que pueda necesitar es exactamente lo que lo ayudará a destacarse.

Al seleccionar el tipo de comida o refrigerio que ofrecerá, elija algo que funcione para la mayoría de las personas (es decir, nada de mariscos ni otros productos especiales). Si hay algún tipo de refrigerio o alimento en particular al que un orador es alérgico o no come por razones religiosas o culturales, tenga en cuenta esa situación y complázcalo si es posible. Sería bastante fácil enviar una solicitud por correo electrónico con anticipación para preguntar qué tipos de alimentos le gusta comer en su tiempo libre (si es necesario hacer adaptaciones especiales), pero esto no siempre es posible y debe utilizarse como último recurso.

– Los oradores de eventos virtuales también son humanos, así que asegúrese de brindarles bocadillos que los ayuden a mantener su energía durante las sesiones (es decir, golosinas, alimentos ricos en proteínas como nueces).

– Café: ¡a todos les encanta! Considere enviar una variedad de café, té u otras bebidas energéticas para que el orador disfrute.

– Las botellas de agua también pueden resultar útiles para los oradores de eventos virtuales que no quieren cafeína, pero pueden tener sed mientras escuchan largas presentaciones de otros expertos de la industria durante el evento. Esto es especialmente útil si no hay descanso entre los paneles de oradores: los oradores de eventos virtuales deben mantenerse hidratados.

No olvides los pequeños detalles como las mentas y los chicles si se trata de un evento híbrido en el que todos los oradores están en persona. Muchos oradores pueden hablar mucho o simplemente no sentirse muy preparados con bocadillos cerca; ¡esos artículos pueden resultar útiles durante las sesiones y antes o después de los descansos!

Una solución muy sencilla para todo lo anterior es proporcionarles a los oradores tarjetas de regalo para que les envíen comida a domicilio una semana antes del evento. Todo lo que tienes que hacer es comprar las tarjetas de regalo, ingresar sus direcciones de correo electrónico y pedirles que se abastezcan de todo lo que necesiten con anticipación.

4) Anímalos con una introducción personalizada

Cualquiera puede leer la biografía preparada de un orador antes de que suba al escenario. El problema con la mayoría de las biografías preparadas es que…sonidopreparado y seco. ¿Qué pasaría si, en cambio, te tomaras el tiempo de aprender sobre ese orador, cómo se relaciona con la audiencia del evento virtual y escribieras una introducción ensu¿voz y tono?

Mostraría nuevamente al orador cuánto está interesado en su éxito y, al mismo tiempo, le daría a su evento la mejor posibilidad de éxito.

En una presentación, en particular en formato virtual, lo importante es generar energía y conexión entre el orador y el público. Los oradores con formación profesional saben cómo generar energía en el público desde el principio e incluso pueden utilizar técnicas que imitan al presentador o al público para ayudar a generar empatía de inmediato.

Pero no todos los oradores han tenido ese tipo deFormación a nivel de PNLTodo lo que debe recordar es que el público estará a la altura de su nivel de entusiasmo. Si lee una biografía aburrida y se la entrega al orador, el público ya estará aburrido. Sin embargo, si aumenta inmediatamente la energía y el entusiasmo, se transmitirá instantáneamente al orador. Se sentirá animado y lleno de energía, y el público estará en el estado perfecto para recibir la presentación y la capacitación.

Idea de siguiente nivel¡Invita a alguien más que conozca bien al orador a unirse al evento y presentarlo!

Refinamiento

Esta es solo una pequeña muestra de los tipos de cosas que puede hacer para asegurarse de que los oradores de su evento virtual se diviertan mucho durante su próxima conferencia en línea. Los eventos virtuales no solo son más rentables y convenientes para todos los involucrados, sino que también le permiten traer a expertos de la industria que de otra manera estarían fuera de su alcance debido a los costos de viaje u otros factores.

Si tenemos en cuenta estos consejos, junto con todo lo que hemos comentado en otros lugares sobre cómo una buena planificación dará lugar a grandes resultados en todos los aspectos de la organización de un evento virtual increíble, es bastante fácil ver por qué tantas empresas siguen participando en el evento cada año. Los eventos virtuales ofrecen algo para todos: comodidad combinada con flexibilidad, precios asequibles combinados con talento de primer nivel… Los eventos virtuales tienen mucho a su favor.

Asegúrate de aprovechar todos los beneficios que ofrecen siguiendo estos consejos y estarás en el camino correcto para tener un evento tan exitoso que se convertirá en parte de la historia de tu empresa.

Si sientes que aún tienes preguntas y quieres asegurarte de organizar el mejor evento posible, considera programar unaevento virtual intensivo.

Utilice estas estadísticas de eventos virtuales para ayudarle a elaborar su estrategia para este año.

Evite estos pecados para crear un evento virtual que sea memorable y apreciado.