Tenga siempre un plan de respaldo para eventos virtuales

Es un hecho conocido que todo lo que puede salir mal, saldrá mal. Eso no quiere decir que…todoLo que puede salir mal durante un evento o seminario web es que habrá problemas. Si organizas suficientes eventos virtuales, probablemente adquirirás experiencia con todas esas cosas que pueden salir mal. Sabiendo eso, lo importante es tener un plan de respaldo para eventos virtuales.

Sin embargo, el plan de respaldo en realidad no es un plan, sino una serie de planes individuales más pequeños diseñados para anticipar y considerar los escenarios más probables y planificar cómo mitigar esos problemas.

Con una planificación adecuadayentrenamiento, el astutoPlanificador de eventos virtualesEstará posicionado para garantizar que los asistentes, oradores y patrocinadores del evento nunca sepan que algo anda mal.

¿Cómo se elabora un plan de respaldo para un evento virtual, en particular si se cuenta con un presupuesto limitado? Eso es lo que cubriremos en el episodio de hoy deEl podcast del estratega de eventos virtuales.

Recientemente tuve el honor y el placer de entrevistar aRand Fishkin, fundador deMozySparkToro, para un evento virtual organizado porEncuentro aéreoLa Cumbre de crecimiento liderada por eventos fue un evento de un día dedicado a ayudar a los profesionales de eventos a prepararse para lo que está por venir.próximoen la industria de eventos, y Rand nos iba a ayudar a comprender la nueva frontera de la identificación de audiencia.

Verá, con SparkToro, las marcas pueden introducir algunos detalles sobre su público objetivo, como qué les interesa y dónde se encuentran, e identificar de inmediato las marcas y los influencers clave que esas personas suelen seguir. ¡Esto es fantástico para identificar socios y comunidades a los que potencialmente recurrir para generar conciencia sobre su próximo evento!

Pero había un problema. Cuando el anfitrión del evento y yo nos unimos al área detrás del escenario y Rand se conectó para unirse a nosotros, lo podíamos escuchar pero no verlo. De hecho, ¡dijo que no había cámaras disponibles para que él las seleccionara!

Rand no es ajeno a las transmisiones en vivo y los eventos virtuales. He visto sus videos y presentaciones durante años, por lo que supe de inmediato que algo andaba muy, muy mal. Nunca había usado la plataforma Airmeet, pero sabía que debía verificar la configuración de Google Chrome para permitir que Airmeet tuviera acceso total a todas las cámaras y micrófonos.

Mientras el anfitrión de Airmeet llamaba al soporte técnico y Rand se iba a reiniciar su máquina y su cámara, me quedé solo unos minutos para pensar qué hacer a continuación. ¿Cómo podía resolver esto? ¿Había algo que pudiera sugerirle a Rand que hiciera? Si no podía unirse a la cámara, ¿continuaría? ¿Sería yo quien respondiera mis propias preguntas?

Sólo tenía unos minutos para intentar resolver todo esto.

Por qué es importante un plan de respaldo para eventos virtuales

Uno de los atractivos de ofrecer cualquier tipo de experiencia en vivo, ya sea una transmisión de video en vivo, un seminario web o una cumbre virtual, es que el contenido de la experiencia se verá y se sentirá auténtico. Por más que uno lo intente, cualquier contenido grabado siempre será identificado por los asistentes como grabado y, por lo tanto, aparentemente menos auténtico.

Los asistentes saben que un orador puede grabaryEditan una sesión con antelación. No saben si se necesita una toma o veinte. También saben que, sin importar lo que digan o pregunten en los comentarios, el orador lo hará.noReconocerlos o abordar su pregunta en vivo. Además, ya sea que se indique o no, es probable que asuman que una sesión grabada se puede ver cuando les resulte conveniente, ya que ya está grabada y disponible. La tratarán como On Demand, lo que significa que estarán menos inclinados a prestarle toda su atención.

Compare eso con una presentación en vivo de diez minutos de un orador seguida de quince minutos de preguntas y respuestas en vivo donde los asistentes pueden “subir al escenario” y preguntar lo que quieran… ese es el tipo de sesión interesante que atrae toda la atención.

El problema, por supuesto, es que cualquier presentación de video en vivo tiene múltiples puntos de falla o problemas técnicos que pueden ocurrir. Y eso sin mencionar todos los demás componentes y maquinaciones que intervienen para hacer posible toda la experiencia del evento virtual.

La buena noticia es que, con una planificación suficiente, existen opciones de respaldo y contingencias para prácticamente cualquier problema que pueda surgir.

Cómo abordar un plan de respaldo para un evento virtual

Aunque generalmente prefiero pensar en resultados positivos y aliento a mis clientes y amigos a buscar siempre lo mejor que pueda suceder en cualquier situación…

…ahora no es uno de esos momentos.

Podemos proceder con una actitud positiva y recordarnos que esta parte del proceso de planificación de un evento virtual está diseñada para garantizar que nuestro evento virtual se desarrolle sin problemas y sin estrés. Sin embargo, aún debemos dedicar este tiempo a pensar y considerar activamente qué puede salir mal para crear un plan de respaldo para el evento virtual.

Tenemos que pensar en “qué pasaría si…” por un tiempo. Lo siento por eso.

¿Qué pasa si se corta el WiFi?

¿Qué pasa si falla el sistema de registro?

¿Qué pasa si un orador no se presenta?

Cuanto más “qué pasaría si” podamos enumerar y pensar en ellos, mejor preparados estaremos.

Pero antes de adentrarnos demasiado en ese camino, hay que tener en cuenta algunas reglas básicas.

Primero, reconoce que notodoTodo lo que pueda salir mal necesita un plan de contingencia. Algunos problemas potenciales son tan remotos que no vale la pena preocuparse por ellos, mientras que otros pueden simplemente estar fuera de nuestro control o presupuesto.

Quiero decir, ¿qué pasa si mi principal competidor decide pagarles a todos mis oradores para que vayan a Disney World el día de mi evento, y todos aceptan y ninguno aparece? Eso sería bastante terrible, ¿verdad? Pero es tan improbable que no tiene sentido planificarlo. (Pero por las dudas, tengo oradores de emergencia en el marcado rápido).

Entonces, cuando lleguemos a la parte de la lluvia de ideas, escriba todo, pero luego comience a pensar en elprobabilidadque algo realmente ocurrirá. Tal vez sea una escala del 1 al 10, donde 1 es tan improbable que es casi un escenario de ciencia ficción, mientras que 10 es un problema que prácticamente está garantizado que tendrás que enfrentar.

¡Y habrá algunos de esos!

AllávoluntadSea alguien de su audiencia que diga que no puede escuchar nada, a pesar de que el audio del evento y del orador está bien. ¿Qué hará por ese asistente?

Si bien será necesario considerar el costo de implementar o tener un plan de respaldo disponible para cualquier problema en particular, eso no tiene que ser parte de su lluvia de ideas inicial, ¡simplemente porque puede que no lo sepa!

Tener una copia de seguridad de tu WiFi es una muy buena idea, especialmente si vas a transmitir en vivo personalmente o producir en vivo de forma remota alguna parte del evento virtual. Pero a menos que ya lo hayas investigado recientemente, es probable que no tengas idea real de cuánto podría costarte, cuáles podrían ser los diferentes niveles y el tiempo de instalación, así que deja eso para pensarlo más adelante.

Simplemente continúe pensando en cuestiones y anotando ideas para planes de contingencia a medida que se le ocurran. Si aún no lo ha hecho, puedeRoba este plan de evento virtualy utilice la hoja de trabajo del plan de respaldo para ayudarlo a comenzar.

En segundo lugar, recuerda que no todo depende de ti para resolverlo. Recuerda que en nuestro último episodio hablamos sobreTodos los lugares y las personas a las que puedes recurrir en busca de ayuda.¡Y esperanza! Colegas y compañeros de trabajo, por supuesto, pero también amigos, familiares y compañeros.

En este momento no es necesario contar con soluciones ni personal. Lo que sí se puede preguntar a la gente que se conoce es qué han visto que salió mal o no se resolvió en los eventos virtuales a los que han asistido (y todos hemos asistido a un evento virtual de un tipo u otro en este momento).

Estas historias, ideas y ejemplos de los eventos de otras personas formarán la base de su plan de respaldo para eventos virtuales. Y a medida que hable con todas estas personas sobre estos temas, algunas pueden ofrecer soluciones y otras incluso pueden estar en condiciones de ayudar.

Un amigo podría contarme sobre una ocasión en la que estaba a punto de salir en vivo y su micrófono dejó de funcionar, por lo que ahora siempre tiene un micrófono de repuesto. ¡Y luego podría ofrecerme prestarme su micrófono de repuesto para tener uno de repuesto durante mi evento!

Lo que me recuerda que otro gran recurso al que puedes recurrir en este momento son las comunidades de eventos y transmisión en vivo, comoGrupo de Facebook de EcammEstas comunidades son tesoros de expertos experimentados a quienes nada les encantaría más que ayudarle a garantizar el éxito de su evento.

Puntos a tener en cuenta en el plan de respaldo

Con esos puntos en mente, es hora de comenzar a enumerar los posibles problemas, la probabilidad de que ocurran, cuál podría ser una buena solución o contingencia si tiene una idea y si hay algún costo asociado. Esa es la columna vertebral de su plan de respaldo para eventos virtuales.

Comience con su plataforma de eventos virtuales, porque aquí es donde tendrá cierta cantidad de asistencia incorporada.

Comuníquese con el proveedor de su plataforma y pídale que comparta con ustedsuPlanes de respaldo. Como mínimo, tendrán planes de respaldo en caso de que su sitio o servicio falle o se vea sobrecargado. También deberían poder informarle susUmbral de prueba– la cantidad máxima de asistentes simultáneos en vivo que hayan probado con éxito en un solo entorno de evento. Tal vez seaneste año00 o 100 000… lo que importa es quetenerhan realizado pruebas de estrés en sus sistemas y el tamaño y alcance del evento que han planeado no se acerca a los máximos que han explorado.

Si es así, busque un nuevo proveedor de plataforma.noQuiero que su evento sea su próxima prueba de estrés.

Y, por supuesto, estas plataformas ciertamente han participado en una buena cantidad de cumbres y conferencias en línea, y pueden tener planes de respaldo de eventos virtuales existentes que puedan compartir o sugerir.

A continuación, céntrese en todo lo que sucederá en vivo y en los elementos de los que dependerán esas sesiones y actividades. Mencioné el WiFi, que es un factor importante. Todos los anfitriones, oradores y moderadores en vivo deben tener WiFi confiable. Al menos 10 megabytes por segundo de carga, con descarga más rápida.

Lo ideal sería que pudieran conectar un cable de red Cat5 desde su computadora directamente al enrutador y evitar por completo su red inalámbrica. Esto también les daría la opción de desactivar el WiFi en su hogar u oficina para todos los demás que potencialmente lo usarán y competirán con él. Por lo general, ese no es un paso necesario.peroEs el tipo de plan de contingencia que necesitarías. ¿Qué pasa si el acceso a Internet de alguien es más lento de lo habitual? ¿Pueden enchufarlo? ¿Pueden reiniciar todo? ¿Pueden expulsar a todos los demás? ¿Pueden asegurarse de que no haya procesos en segundo plano, como DropBox, ejecutándose en segundo plano y consumiendo ancho de banda?

¿Y qué pasa si hay un corte de energía? ¿Hay un punto de acceso celular al que conectarse y, de ser así, es suficiente para la transmisión en vivo? ¿Es necesaria una conexión a Internet de respaldo, al menos durante el tiempo que dure el evento virtual?

En la mayoría de los eventos virtuales que organizo personalmente, los puntos críticos de falla potenciales están relacionados con los otros oradores y su WiFi, no tanto con el mío. Pero si estuviera haciendo una producción de transmisión en vivo remota donde todas sus transmisiones pasaran primero por mi sistema, usando Ecamm u OBS, y luego se transmitieran nuevamente a la plataforma de eventos virtuales, eso me convertiría en el punto de falla potencial más crítico. Puedo usar una aplicación como Speedify para unir el servicio de WiFi y celular disponibles en una sola transmisión, pero incluso así, consideraría agregar un servicio de Internet de respaldo o incluso dedicado. Eso es algo que probablemente podría agregar por solo $50 por un mes y tener una gran tranquilidad, así como un rendimiento óptimo el día del evento.

Estos son pasos de solución de problemas que puedes seguir y que conviene conocer y documentar con antelación.

Cuando yoTrabajar con clientesHablamos sobre estos escenarios y más, para que puedan comenzar a hacer planes. No solo obtienen el beneficio de mis años de experiencia en eventos, sino que también obtienen ese toque personalizado que solo puede ocurrir cuando estamos en una llamada y he aprendido sobre las necesidades y los detalles específicos de su evento.

A continuación, piensa en los distintos elementos que se producirán durante las sesiones en directo. ¿Reproducirás vídeos, mostrarás gráficos, compartirás archivos o presentaciones u otros elementos? ¿Qué sucede si no puedes encontrar un archivo o si un archivo no funciona? ¿Cuál es el plan B para ello?

Por ejemplo, puede asegurarse de tener una copia local y una copia en la nube de cada archivo, cada video, gráfico, presentación y clip de audio, para que usted o cualquier otra persona de su equipo tenga acceso instantáneo a todo lo que necesite.

También es útil en este punto si tiene un documento Run Of Show para cada sesión y todo su evento, integrado en suplan de evento virtualEl Run Of Show indica qué está sucediendo, cuándo, en un momento determinado de su evento, quién está involucrado, qué recursos se necesitan,y dónde se encuentran esos activos.

Esto no solo ayudará a todos los involucrados a saber qué archivos son necesarios y dónde podrían estar, sino que también es la base de otro punto crítico de falla:

¿Qué pasa si tienes que perderte tu evento?

Vaya, no habías pensado en eso, ¿verdad?

No hace falta que nos pongamos morbosos y consideremos situaciones que pongan en peligro nuestra vida, pero hay muchas circunstancias en las que simplemente podrías no estar disponible para un evento programado. ¿Qué sucedería si hubieras estado de viaje la semana anterior y, debido a un brote de COVID en tu destino, te encontraras en cuarentena y no pudieras regresar a casa durante catorce días, por lo que te perderías el evento?

Sea cual sea el motivo, es posible que te detengan y no estés disponible y, en ese caso, tendrás que pensar en cuál podría ser tu plan B. ¿Hay alguien que pueda ocupar tu puesto durante un día? Si es así, ¿qué documentación, herramientas y acceso necesitaría? Y si eso no es posible, no hay problema… ¿cuál será tu plan B?eso¿evento?

Cuando mi amiga Stephanie Liu tuvo un cambio de planes y tuvo que viajar, un día en que iba a presentar y moderar un evento en vivo para MDMC, me eligió para que lo dirigiera. Pudo enviarme el paquete completo de escenas e instrucciones para Ecamm y pude producir el evento en vivo de forma remota sin problemas.

De hecho, es posible que se presenten varios casos de problemas que puedas imaginar en los que el único recurso sea cancelar y reprogramar el evento. Créeme, ¡no serías el primer evento en reprogramarlo!

Justo este año estaba previsto que patrocinara unimportanteEvento presencial en San Diego, la semana después de Social Media Marketing World. Organizado por una importante organización conocida por su conferencia anual, este era un evento más pequeño que tenía sentido que Agorapulse patrocinara, por lo que invertimos diez mil dólares para tener un stand y, por supuesto, ampliar nuestros planes de viaje y alojamiento para que yo pudiera asistir.

Dos semanas antes del evento programado, pospusieron el evento por dos meses debido a la baja venta de entradas. Fue una decisión comercial simple que decidieron tomar y que tuvo consecuencias, pero por supuesto esperaban que el resultado final fuera positivo.

Sea cual sea el motivo, si tienes que cancelar o posponer tu evento, no habrá problema. Solo ten un plan de lo que tendrás que hacer y lo que tendrás que comunicar en ese caso, de modo que, si sucede, puedas concentrarte en hacer lo que se debe hacer en lugar de debatir y tratar de pensar en ideas.quéPasos a seguir.

Soy un gran admirador del autor y SEAL retirado de la Marina de los EE. UU. Jocko Willink, quien dijo: “Cuanto más practiques, mejor te volverás y más libertad tendrás para crear”. Eso se aplica al 100 % a todos los aspectos de la planificación y ejecución de eventos virtuales.

En el ejército, los soldados practican, entrenan y hacen ejercicios día tras día para que, cuando están en el campo, puedan centrar su atención en los problemas que tienen delante y que necesitan ser resueltos, no en tratar de recordar.cómorealizar una tarea particular.

Lo mismo debería aplicarse a su próximo evento. Documente todos sus planes de respaldo, revíselos y practique los pasos necesarios para que, en caso de que surja un problema, sepa qué hacer y dónde buscar.

Cómo comunicar el plan de respaldo para eventos virtuales

Lo que nos lleva al último punto que quiero abordar: la comunicación.

Si eres literalmente el único organizador de eventos virtuales, puedes escribir todo donde quieras. Pero siNos tomamos en serio nuestro último episodio y tenemos un equipo preparado.Ya sea que se trate de personal a tiempo completo o no, todos sus planes de respaldo deben existir en algún lugar donde otros puedan encontrarlos.

Y eso hay que comunicarlo.por adelantado.

Recomiendo tener una hoja o documento de planificación central que exista en la nube, como Google Drive, y que todos los involucrados tengan el enlace desde el comienzo del proceso de planificación. De esa manera, si surge un problema seis días antes del evento o seis minutos después, todos saben dónde buscar los planes y las pautas existentes.

Como parte de ese plan y documentación, anote para cada tema clave quién debería participar, quésuLa información de contacto es, y si es necesario comunicar algo a proveedores externos, asistentes, etc.

Por ejemplo, supongamos que se produce una interrupción en la plataforma de eventos virtuales. El plan de respaldo debe incluir la información de contacto del proveedor y el acuerdo de nivel de servicio (SLA) para que todos tengamos las mismas expectativas de respuesta desde el principio. También debe incluir información de contacto directa de todos los oradores, patrocinadores y otros proveedores involucrados en el evento para que puedan recibir una notificación y un medio para informar a los asistentes. Puede ser un correo electrónico si tiene un sistema de correo electrónico configurado fuera de la plataforma de eventos virtuales, o una publicación en sus canales sociales, etc.

Otro aspecto que se debe comunicar es la prioridad de cada problema potencial. Es evidente que una interrupción del servicio tiene máxima prioridad, pero algunos de los otros problemas con los que podría encontrarse no estarán tan claros. Piense en ello con antelación y clasifique rápidamente sus necesidades de respaldo para que, si ocurre más de un problema a la vez, pueda clasificarlos más fácilmente.

Como dice Willink: “Prioriza tus problemas y ocúpate de ellos uno a uno, empezando por el de mayor prioridad. No intentes hacer todo a la vez o no tendrás éxito”.

¿Recuerdas cuando hablamos de anotar qué probabilidad hay de que ocurra cada problema potencial? Para las cosas que crees que sonextremadamenteSi es probable que esto suceda, puede tomarse un momento aquí para preparar la comunicación y otros detalles con anticipación.

Cada detalle que prepares y gestiones con antelación es una tarea menos que tendrás que hacer en medio de un momento lleno de presión, lo que te deja más tiempo libre para concentrarte en lo que más importa, además de cuidar tu salud mental. Incluso cuando los minutos para el lanzamiento de tu evento virtual estén pasando.

Justo cuando los minutos iban pasando mientras esperaba que Rand regresara a nuestro evento virtual, en unos momentos cientos de personas estaban esperando que yo les hiciera preguntas sobre la determinación de la audiencia.

¿Cómo procederíamos si reiniciar su sistema no funcionara?

Recurriríamos a un plan de respaldo, eso es lo que haríamos.

Ya estaba usando Ecamm para transmitir al escenario Airmeet yCámara electrónicaSi no lo conoces, Ecamm tiene una función de entrevistas propia. Ecamm es un software que se ejecuta en mi Mac y que me permite utilizar mi hermosa cámara Sony DSLR. También me permite agregar superposiciones y efectos personalizados, y es la plataforma que uso varias veces al mes para alojar nuestrasAgencia Aceleradaespectáculo en vivo paraÁgorapulse.

La función de cámara virtual de Ecamm me permite seleccionar Ecamm como cámara en cualquier otra aplicación, que es lo que había hecho esa mañana para Airmeet. Se me ocurrió que si Rand no podía hacer funcionar su cámara, podía darle mi enlace de entrevista, llevarlo a mi instancia de Ecamm y, luego, estaría en la cámara como se esperaba para el evento virtual y la entrevista que ahora estaban a menos de 2 minutos de distancia.

Afortunadamente, no necesitábamos ese plan B porque Rand tenía uno propio. Él también tenía pensado usar una DSLR y, cuando no pudo usarla, fue a otra máquina con otra cámara, la encendió, inició sesión en Airmeet y funcionó.

Faltaban unos minutos para que tuviéramos que salir y todo estaba bien. Fue un momento estresante, pero una crisis evitada gracias a un plan B tras otro.

En nuestro próximo episodio, la salud mental es muy importante… y muy desafiante… vamos a dedicar toda la conversación a ese tema. Gracias a las herramientas y las tácticas, saldrás de este episodio del Estratega de eventos virtuales sintiéndote mucho más en control de tu cordura durante tu próximo evento.

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Hablamos entonces.

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