¿Qué más puedes hacer con una plataforma de eventos virtuales?

Un vendedor de una plataforma de eventos virtuales con quien estaba hablando sobre la posible inversión de decenas de miles de dólares en el uso de su solución me dijo que no quería que abusara de su plataforma.

¿Abusar de ello?

¿De verdad pensó que iba a gastar esa cantidad de dinero para, qué, crear eventos virtuales basura y spam?

¿Es posible que utilice demasiado una plataforma de eventos virtuales? ¿O que organice demasiados eventos?

No sé cuál era su perspectiva, pero me hizo pensar. Obviamente no invertí enesoplataforma de eventos virtuales, pero asigné una gran cantidad de presupuesto a otro proveedor para nuestros eventos enÁgorapulseTengo algunas grandes cumbres virtuales y un montón de seminarios web y reuniones sociales más pequeños.planificadocada año, pero ¿qué más podría hacer con esta nueva herramienta?

Si está defendiendo un presupuesto para un proyecto virtual,plataforma de eventos¿No sería bueno mostrarle a su CMO que la herramienta tiene usos y beneficios adicionales?

Eso es lo que cubriremos en este episodio deEl podcast del estratega de eventos virtuales.

¿Tienes una panificadora?

Recibí uno como regalo de boda para mi sobrina hace una década. Está abandonado en un estante, mirándome cuando paso por allí como si fuera mi culpa que su existencia dependa de mi escasa necesidad de pan.

Estoy segura de que es una buena máquina para hacer pan, pero no tengo un deseo irresistible de gastar dinero en harina especial para hacer pan, huevos y levadura en polvo (¿o es bicarbonato de sodio?), una variedad de otros ingredientes y el tiempo que llevará mezclarlos, sacar la máquina para hacer pan, hacerle lugar en la encimera, enchufarla, volver a leer cómo usarla, verter todo y dejarlo listo, y luego esperar a que el pan llegue con una extraña forma cuadrada con agujeros. No cuando puedo comprar una barra por unos pocos dólares.

Quizás puedas identificarte.

El problema: una plataforma de eventos virtuales es costosa

En Agorapulse, he utilizado varias plataformas de eventos virtuales diferentes a lo largo de los años y he sido orador en eventos de otras personas sobre aún más soluciones de eventos. También he trabajado con clientes en aún más plataformas.

Cuando llegó el momento de que yo…considere qué plataforma de eventos virtualesque usaríamos en Agorapulse durante el próximo año y las principales cumbres virtuales que tenía previsto organizar, comencé, por supuesto, con la plataforma que había usado más recientemente,Encuentro aéreoEs una plataforma excelente que ayudó a hacer nuestroCumbre de agenciasun gran éxito eneste año. Pero como es probable que mis planes de eventos para el año resulten en entre 15 000 yeste año00 asistentes, mis necesidades suelen tener un precio empresarial y de decenas de miles de dólares.

Para justificar ese presupuesto y esa inversión ante mi director de marketing, tuve que hacer la debida diligencia y salir a comprar. Rápidamente reservé demostraciones para media docena de plataformas de eventos virtuales que conocía y quería ver con nuevos ojos y cotizar.Esperando,Caltura,Cvent,¡Vaya!,HubiloyBizzaboAlgunas otras plataformas comoDeslizador,bucle de pheed,ON24,Tarjeta de intercambioyEventoComboapareció en mi radar mientras estaba en medio del descubrimiento y antes de darme cuenta, mi calendario estaba lleno con más deeste añoemostraciones y llamadas de ventas.

Déjenme decirles que fue una semana intensa de reuniones por Zoom y, en su mayoría, todas estas plataformas están entregando propuestas que son inversiones importantes.

Ahora, estoy planeando importantes cumbres virtuales para Agorapulse que atraerán a miles de asistentes como mencioné, y nuestroComunidad Pulse en las redes socialesEl equipo también está interesado en organizar reuniones sociales. Pero eso me hizo pensar…

Cómodemás¿Podríamos utilizar una plataforma de eventos virtuales?

O dicho de otra manera: ¿quién dice que sólo tenemos que utilizar esta costosa herramienta una vez al trimestre para un evento virtual?

¿Es esta la panificadora más cara de la historia?

Imagino que usted también tiene su cuota de software o suscripciones que ha comprado con propósitos y beneficios muy específicos y únicos. Pero también imagino que su inversión fue mucho, mucho menor de lo que estoy considerando para una plataforma de eventos virtuales.

Si estás pensando en organizar un evento virtual este año (y te recomiendo encarecidamente que lo hagas), estaré encantado de charlar contigo al respecto y analizar si sería una buena idea para tu marca. Pero si lo estás pensando, tendrás que pensar en una plataforma de eventos virtuales, si aún no lo has hecho. Entonces, ¿no sería bueno tener otros usos para la herramienta además de ese gran evento?

Yo también lo pensé.

De hecho, creo que me resultará más fácil obtener la aprobación del presupuesto si, además de impulsar mis eventos y los del equipo comunitario, puedo marcar otras ocho casillas de formas en las que podemos aprovechar la inversión.

La solución: usos adicionales de la plataforma de eventos virtuales

Por supuesto que podemos correr.máseventos. Eso es un hecho. De hecho, ya lo había considerado y había añadidoeventos adicionales en líneaTambién creo que podría ser genial realizar seminarios web y paneles más pequeños e interactivos a lo largo del año, y las herramientas de eventos virtuales que he estado analizando son sumamente adecuadas para este propósito.

Pero espera, hay más.

Conferencia de usuarios

¿Qué pasaría si reserváramos algo de tiempo más adelante este año para organizar un evento que fuera…dedicado¿A nuestros propios clientes exclusivamente?

No… Mike… no puedes hacer eso, ¡no traerás nuevas pistas!, dices.

Como empresa SaaS, Agorapulse se centra sin duda en nuevos clientes y, por supuesto, en nuevos ingresos recurrentes mensuales. Pero también estamos muy interesados ​​en asegurarnos de que nuestros clientes tengan éxito para que sigan queriendo y necesitando Agorapulse y, como resultado, sigan con sus suscripciones. Queremos reducir la pérdida de clientes y aumentar el valor de por vida de nuestros clientes.

Imagínese si yo fuera el anfitrión de un evento en el que se invitara a diez mil usuarios de Agorapulse a aprender las mejores prácticas de la industria, escuchar la visión de la empresa de boca del director ejecutivo, ver la hoja de ruta del producto y establecer contactos con los usuarios más avanzados de Agorapulse. Incluso podrían conseguir artículos promocionales y equipamiento increíbles.

En primer lugar, creo que estará de acuerdo en que esos usuarios saldrán de ese evento motivados, entusiasmados y ansiosos por aprovechar aún más su inversión en Agorapulse el próximo año. No hay duda de que tendría un impacto positivo enretención de clientes, ¿bien?

En segundo lugar, si se planifica bien, el evento virtual contará con características y oportunidades clave, como la gamificación integrada, que animará a los asistentes a compartir sus experiencias en las redes sociales. Ahora, de repente, puede haber miles de usuarios de Agorapulse tuiteando y publicando sobre lo fantástico que es este evento. Ah, y, por cierto, es solo para usuarios de Agorapulse, lo siento, no usuarios.

Eso genera entusiasmo y FOMO (miedo a perderse algo), conciencia de marca e interés.afuerade la base de usuarios existente.

¿No crees que puedo conseguir nuevos clientes potenciales con una conferencia de usuarios? Mírame.

Feria comercial virtual

Otra idea sería organizar unaFeria comercial virtual. Si bien muchos organizadores de eventos virtuales incorporan una feria comercial o una sala de exposiciones dentro de una cumbre en línea más grande yplan de evento virtual¿Qué pasaría si la feria comercial fuera el evento principal?

Además de poder presentar su solución a su público objetivo, puede asociarse con otras marcas y organizaciones de su industria para ayudar a organizar el evento y sufragar costos.

Construcción de comunidad

Una de las ideas de eventos virtuales verdaderamente efectivas que puedes implementar, con bastante facilidad, es construir y fomentar tu comunidad. Ahora, puedes optar por definir la comunidad como usuarios, en cuyo caso este tipo de evento virtual sería más una conferencia de usuarios enfocada en la creación de redes y la participación. Sin embargo, te recomendaría que amplíes el alcance de tu comunidad para incluir seguidores enRedes sociales e individuos dentro de su público objetivoasí como también quiénes pueden o no ser clientes que pagan.

De esa manera, su marca se percibe como un apoyo para la comunidad en general en lugar de centrarse únicamente en los usuarios que generan ingresos.

Lo bueno de un evento virtual que es específicamente para construir una comunidad es que, comoPlanificador de eventos virtuales, es más fácil de organizar. No tienes que poner en fila a oradores o patrocinadores ni facilitar múltiples temas. La mayoría de las plataformas de eventos virtuales ofrecen capacidades nativas de networking y participación (y si no lo hacen, al menos te permitirán transmitir una llamada de Zoom con salas de reuniones en la plataforma). Todo lo que tienes que hacer es decidir qué opciones quieres poner a disposición y cómo te gustaría programarlas, luego invita a tu comunidad a participar.

Puedes empezar el día con unRedes de velocidad virtualSesión para brindarles a los miembros de la comunidad oportunidades de conocerse entre sí, luego programar una serie de charlas de mesa y salas de grupos pequeños para discutir temas de interés.

Este enfoque funciona particularmente bien con plataformas de eventos virtuales en las que los asistentes crean un perfil una vez y luego lo usan de manera uniforme en todos los eventos. Eso es algo que yo tendría en cuenta, si es una opción, y evitaría las plataformas en las que los asistentes tienen que volver a registrarse para todos y cada uno de los eventos.

Grupos focales y descubrimiento

De todas estas ideas de eventos virtuales, la que debes enviarle a tu jefe de producto es esta. Un gran desarrollo de producto debe incluir hablar con clientes y prospectos por igual para documentar sus perspectivas y necesidades. Y aunque las buenas empresas de SaaS programan reuniones de Zoom y envían encuestas, imagina cuán avanzado podría ser tu descubrimiento si usaras tu plataforma de eventos virtuales.

En primer lugar, con una plataforma en funcionamiento, puede configurarla una vez para respaldar sus esfuerzos de descubrimiento y la experiencia del cliente, y luego usarla una y otra vez para cada nueva conversación. Puede tener salas de reuniones para funciones específicas o actualizaciones planificadas, videos de demostración que se puedan ver a pedido, encuestas integradas, análisis sobre cómo los espectadores interactuaron con las sesiones y seguimiento y participación automatizados por correo electrónico.

En segundo lugar, dentro de la misma plataforma, ahora se pueden programar pequeños grupos de usuarios para que vean y debatan juntos ciertas características o actualizaciones. Si a eso le sumamos la capacidad de organizar foros más grandes, como reuniones informales, en los que los usuarios pueden hacer preguntas y ofrecer ideas, y debatir las mejores mejoras e integraciones del producto en tiempo real, ahora tenemos un sistema de validación de clientes virtual increíble.

Algunas plataformas integran foros, encuestas y sondeos, lo que complementaría aún más la idea de tener un único lugar donde se lleva a cabo todo el descubrimiento y validación de clientes.

MÁS INFORMACIÓN:Los eventos virtuales como potentes herramientas para descubrir clientes

Retiros de empresas y equipos

¿Recuerdas lo fantástico que sería si usaras tu plataforma de eventos virtuales para otros eventos además de tu gran cumbre? ¡Imagina lo útil que podría ser la plataforma para el uso interno de tu empresa! Con la mayoría de las plataformas de eventos virtuales, puedes programar eventos, establecer una agenda y oradores, combinar videos en vivo con contenido grabado y otros recursos, crear salas de reuniones y actividades interesantes, y hacer que todo esté disponible a pedido a lo largo del tiempo.

Como resultado, una buena plataforma de eventos virtuales permite obtener excelentes ideas para eventos virtuales internos, como retiros de empresas y equipos.

Si bien existe la esperanza de que más empresas regresen a los retiros en persona y eventos corporativos ahora que se han aliviado los bloqueos, no se puede negar que los retiros virtuales tienen un mérito a largo plazo, particularmente para los equipos distribuidos que son comunes entre las empresas de SaaS.

Incorporación de empleados

Si su empresa de SaaS está en fase de crecimiento, no se trata solo de conseguir una enorme cantidad de nuevos clientes… ¡sino también de nuevos empleados! De hecho, mi director ejecutivo me dijo una vez que cree que, ahora, su función más importante es tomar decisiones de contratación sólidas lo más rápido posible.

Es posible que pase de tenereste añompleados a tener 120 o más, y que a menudo incorpore a docenas de empleados a la vez. Y si bien los sistemas de aprendizaje y los archivos de documentación están bien, ¡es tremendamente atractivo usar una plataforma de eventos virtuales para ayudarlo a escalar su incorporación!

Los correos electrónicos de bienvenida se pueden transmitir y poner a disposición a pedido.

Se pueden asignar cohortes y grupos pequeños y facilitar debates.

Los análisis están disponibles instantáneamente para mostrar cómo los nuevos empleados avanzan y participan en los elementos del proceso de incorporación.

Los videos de incorporación y capacitación se pueden agrupar en pistas para facilitar su uso y asignación. Si bien algunas herramientas y procesos pueden ser exclusivos de departamentos específicos, otros temas, como los beneficios y los recursos humanos, pueden aplicarse a todos.

Si bien el costo de una buena plataforma de eventos virtuales puede ser demasiado prohibitivo para usarla únicamente para la incorporación de empleados (o incluso de clientes), si es una herramienta que ya estás usando para marketing externo, más ideas de eventos virtuales solo ayudan a justificar y utilizar la inversión.

Demostraciones de ventas

Quizás mi uso favorito y más creativo de una plataforma de eventos virtuales sería para los equipos de ventas que realizan demostraciones en línea.

En la actualidad, muchas empresas de SaaS equipan a sus ejecutivos de ventas con… ¿Google Meet? ¿Zoom? Claro, el cliente potencial está familiarizado con esas plataformas, pero no están brindando exactamente una experiencia sorprendente.

Imagínese si, en cambio, invitara a su posible cliente empresarial a un espacio de reunión privado alojado en una plataforma de eventos virtuales que tenga la marca de su empresa y esté personalizada para satisfacer las necesidades de su demostración de ventas. Podría tener diapositivas, recursos y todos sus activos de video ya cargados y listos para reproducir durante cualquier llamada de ventas, según sea necesario.

Cada vez que un cliente potencial plantee una pregunta más oscura que tal vez no esté cubierta en su demostración típica, como preguntas sobre la seguridad de su plataforma y las certificaciones asociadas, usted o su representante tendrán esa información lista para mostrar y discutir al alcance de su mano.

Las demostraciones de ventas individuales o grupales de repente son muy fácilesyOfrecer una experiencia superior para el cliente potencial que ayudarásuLa marca se destaca.

Más usos de plataformas virtuales ≠ más trabajo

En este punto, es posible que te preguntes (y es bueno preguntarse) si todas estas ideas solo agregan más a tus ideas ya existentes.sobrecarga de trabajo. Sin embargo, como la mayoría de estas ideas involucran a otros equipos, eso significa que representarían ideas y oportunidades que usted simplemente ofrecería y dejaría pasar.

Recursos humanos y la gerencia deben ser responsables de la incorporación de los empleados. El departamento de ventas es responsable de las demostraciones.

Su objetivo aquí no es asumir más trabajo, sino señalarle a su CMO que una plataforma de eventos virtuales es una herramienta SaaS que puede ser utilizada por todos los departamentos, al igual que Slack o Asana.

Tome nota de las ideas que resuenan con usted y tienen sentido para su marca, e incorpórelas a su solicitud de presupuesto.

Ah, ¿y esa máquina para hacer pan? La vendí en un mercado en línea y utilicé el dinero para invertir en un juego completo de bandejas y moldes para hornear. Desde pan hasta galletas y cenas en bandejas para hornear, ahora tengo el equipo para crear todo tipo de comidas deliciosas.

Y recuerda, si tú o una marca que conoces está pensando en organizar un evento virtual este año y quiere convertirlo en una Cumbre con entradas agotadas, algunos clientes puedenReserva un día de estrategia VIPy tener toda la estrategia de su evento lista en una tarde. Pregúnteme cómo empezar.

En nuestro próximo episodio, abordaré una gran pregunta que surge mucho en este momento, con la ayuda de algunos amigos, y es: ¿deberían las marcas invertir en eventos virtuales en este momento? ¿No está todo el mundo volviendo a los lugares presenciales? Hablaremos de eso y creo que te sorprenderán algunas de las perspectivas.

Hablamos pronto.

Hay muchas ideas de eventos virtuales que las marcas pueden explorar, desde grandes a pequeños, y con diferentes metas y objetivos.

Temporada 01 Episodio 10 del podcast Virtual Event Strategist

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