Aprovecha este plan de evento virtual para un evento impecable

El plan de tu evento virtual no es solo una colección de ideas sobre cómo será tu evento. Es un documento dinámico que especifica y describe cada elemento y consideración importante para todo tu evento. Un plan de evento virtual sólido garantiza que tú y todos los miembros de tu equipo sepan qué se debe hacer, quién lo debe hacer y cuándo, para que no se pase nada por alto.

El hecho es que organizar una cumbre virtual o un evento en línea puede ser mucho trabajo. Hay una enorme cantidad de detalles que resolver y aspectos que considerar. Afortunadamente, un plan de evento virtual no solo puede garantizar que su evento sea un éxito, sino que tomarse el tiempo para planificarlo dará sus frutos a medida que lo expanda y lo replique.

Y recuerda, un evento virtual puede ser una gran conferencia en línea o un seminario web de una sola sesión. Puede ser en vivo o grabado, con múltiples pistas o no, enfocado en la participación o el contenido… o todo lo anterior. Hay muchos tipos de eventos virtuales y tipos de sesiones en torno a los cuales puedes planificar tu evento virtual. A medida que realices este ejercicio de planificación de eventos virtuales, tendrás oportunidades de pensar en todos los elementos necesarios y documentarlos. De esa manera, ya sea grande o pequeño, tu próximo evento virtual será impecable.

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Tres enfoques

A la hora de elaborar un plan para tu evento virtual, debes tener en cuenta algunos enfoques diferentes:

1. Estudia publicaciones de blogs y vídeos y créalos tú mismo.
2. Subcontrate un equipo para crear y ejecutar el plan para usted.
3. Pasa un día conmigo y llega al lunes con un plan completo en la mano.

La primera opción es con la que te ayudo en este artículo. Cuando hayas terminado de leer esto yDescargué la hoja de trabajo del plan de evento virtual que te enviaré.Estarás en camino de tener una estrategia de evento virtual completa y preparada para tu proyecto. Para cada sección, hay recursos adicionales aquí en mi blog, en mi podcast y en línea en general, que pueden ayudarte a informarte sobre tus opciones y a tomar una decisión informada.

Para aquellos que no quieren ser los planificadores virtuales de eventos de su organización, pueden, por supuesto, externalizar todo el proyecto. Hay agencias que elaborarán su plan y lo ejecutarán en su nombre.

Sin embargo, si eres como yo, preferirías participar en la elaboración de la estrategia de eventos virtuales que tu empresa va a implementar. Te gustaría crear un plan que puedas mejorar y volver a utilizar. Ves el enorme valor y potencial que los eventos virtuales pueden aportar a tu empresa durante muchos años.

Pero también quieres asegurarte de que tu evento sea impecable y quieres confiar en un profesional que te guíe. Ahí es donde puedo ser de mayor ayuda. Pasa al frente de la fila y déjanos ayudarte.Programa un día de estrategia VIPEn este evento te explicaré cada elemento de una Cumbre con entradas agotadas. En lugar de pasar semanas intentando armar un plan virtual por tu cuenta, pasaremos un día en un evento virtual intensivo y llegarás al lunes con una estrategia completa en la mano.

Herramientas para planificar un evento virtual

Para comenzar, primero necesitará una herramienta o medio para grabar y desarrollar su plan de evento virtual.El planificador que te envié por correo electrónicoes un PDF que puedes editar en tu sistema, imprimir y marcar, o importar a un Google Doc.

Cuando estoy organizando mis propios eventos o trabajando con clientes, comenzamos con un documento para una lluvia de ideas libre pero, tan pronto como se han establecido los detalles de alto nivel, hago la transición a una hoja de cálculo de Google donde puedo organizar más fácilmente las pestañas para los diferentes aspectos del evento y mantener fácilmente filas y columnas para todos los datos asociados con una cumbre en línea.

Si ha utilizado herramientas como Airtable, Asana, ClickUp, Miro o Monday, pueden ser excelentes recursos para organizar todo el proyecto y comunicar tareas, plazos y actualizaciones entre varios equipos.

De hecho, mis amigos de Deskrig han creado un sistema increíble en el que, a medida que planificas tu evento virtual en Airtable, se completa automáticamente la página de

Con pocas excepciones, sin importar el tamaño y el alcance previstos para su evento virtual, debe crear un plan que incluya estos elementos. Durante el proceso de planificación, tendrá en cuenta cada uno de estos elementos y, en un principio, tomará nota de ideas, preguntas, tareas, inquietudes y recursos. Tenga en cuenta que organizar un evento virtual no se parece en nada a construir, por ejemplo, un mueble.

Cuando traes a casa un escritorio nuevo de IKEA, viene con instrucciones paso a paso que ilustran todas las piezas que necesitas y en qué punto se conecta cada pieza con la siguiente.

La planificación de eventos virtuales es más un proceso iterativo en el que harás un primer paso, completarás lo que sabes, luego agregarás más detalles y contexto, y comenzarás a trabajar en algunas de las tareas específicas que se han identificado. A medida que desarrolles el plan, también identificarás algunas tareas y elementos que deben realizarse en algún momento en el futuro, y el plan te ayudará no solo a recordar hacer esas tareas, sino tambiéneliminarellos de su preocupación inmediata ya que ahora están programados.

Por ejemplo, una tarea absolutamente crítica en cualquier evento virtual es la verificación técnica. Ya sea que estés grabando o transmitiendo en vivo, todas las personas involucradas en la producción crítica deben probar su equipo y conexiones para asegurarse de que sus cámaras y micrófonos funcionen y que todos estén libres durante el desarrollo del evento. Pero el caso es que, si recién estás comenzando a planificar tu evento virtual, esa verificación técnica es algo que no tienes que hacer ni preocuparte por ello durante semanas. Puedescronogramaque en los días previos a su evento y siempre que esté agendado y comunicado, usted pueda centrar su atención en necesidades más inmediatas.

Y recuerda, puedestoma la hoja de trabajoy complétalo por tu cuenta, o puedes reservar un evento intensivo virtual conmigo y lo resolveremos juntos con el beneficio de mi experiencia, recomendaciones, plantillas y archivos de deslizamiento. Depende totalmente de ti.

Objetivos de los eventos virtuales

El primer episodio deEl podcast del estratega de eventos virtualesY el primer elemento de tu plan de evento virtual son los objetivos, porque este es el punto más importante. Tómate tu tiempo y piensa bien qué es lo que quieres lograr con tu evento.

Sus metas incluirán, por supuesto, sus objetivos principales (qué desea lograr con su evento virtual), pero también debe elaborar indicadores mensurables específicos. No solo inscritos, sino clientes potenciales calificados. No solo ventas, sino una cantidad específica de ingresos. No solo conocimiento de marca, sino métricas específicas para menciones de marca.

A medida que planifica el resto de su evento, las decisiones que tome siempre deben estar alineadas con sus objetivos y su público objetivo.

Audiencia del evento virtual

A continuación, considere específicamente a quién está tratando de dirigirse, y esto debe ser extremadamente específico y detallado. Cuanto másenfocadoCuanto más sepas a quién te diriges, más eficaz será la planificación de tu evento y tus mensajes de marketing. Y, como resultado, tu evento en línea tendrá más éxito.

Cree un avatar o personaje para su público objetivo y considere cuidadosamente el problema o los problemas específicos que están experimentando y que su evento virtual puede resolver o ayudarlos a resolver.

Lo ideal es que usted hable con sus clientes y clientes potenciales acerca de sus desafíos y problemas más importantes y utilice en gran medida el mismo lenguaje que ellos usan cuando hablan con usted.

Presupuesto del evento

El presupuesto a menudo puede ser un desafío, especialmente para quienes planifican eventos virtuales por primera vez, ya que es un proyecto completamente nuevo y la mayoría de nosotros no tenemos idea de cuánto cuesta algo o qué necesitamos.

Aquí es donde resulta útil repasar la creación de un plan a un alto nivel, inicialmente, para tener una idea del alcance del evento que desea organizar y lo que podría necesitar, luego es más fácil hacer una pequeña investigación sobre precios y tomar nota de algunas cifras aproximadas.

En el caso de una cumbre en línea, la plataforma de eventos virtuales suele ser una de las mayores inversiones iniciales, seguida de los oradores pagos si los necesita y el gasto en medios pagos. Vuelva a pensar en sus objetivos, ya sea en cuanto a clientes potenciales, ingresos u otra cosa, y extrapole la cantidad de asistentes que necesitará para alcanzar esos objetivos.

Por ejemplo, si su objetivo es atraer 500 clientes potenciales calificados para su negocio y estima que solo alrededor del 25% de los asistentes a su evento serán compradores calificados para su equipo de ventas, eso significa que necesitaráeste año o más inscritos, ¿verdad?

Cualquiera que sea ese número, anótelo, porque la mayoría de las plataformas y soluciones de eventos virtuales que investigue le cobrarán en función de la cantidad de eventos que planea realizar y la cantidad de inscriptos esperados que anticipa.

Fecha y hora

Hay varias consideraciones a tener en cuenta a la hora de determinar específicamente cuándo planea organizar su evento virtual, entre ellas:

• Plazo de entrega de producción, selección de oradores y creación de contenido, además de…
• Plazo de entrega de la promoción para alcanzar los objetivos
• Mejor hora/día para la audiencia
• Consultar días festivos, celebraciones, deportes u otros eventos en conflicto
• Si es híbrido, ¿será simultáneo?
• ¿Es esto parte de una serie?

Piense en esos puntos, tome notas en su planificador de eventos virtual y tome una decisión cuando sienta que está listo.

Plataforma y tecnología para eventos virtuales

La plataforma que utilices, ya sea Zoom o una herramienta específica para eventos virtuales, como Airmeet o Hopin, es una decisión importante que no podrás tomar de manera definitiva hasta que hayas trabajado en más detalles sobre tu plan de evento virtual. Comienza a completar estos detalles y, cuando tengas una idea aproximada del presupuesto, las expectativas de los asistentes y otros requisitos específicos, programa algunas demostraciones con plataformas de eventos virtuales.

No dudes en dejar un comentario a continuación o contactarme en Twitter si quieres algunas recomendaciones sobre plataformas a considerar según tus necesidades.

• Presupuesto disponible
• Asistentes esperados
• Recursos de diseño
• Requisitos de la agenda desde abajo
• Capacidad de patrocinio
• ¿Integraciones necesarias?
• ¿Necesita una página de registro y evento separada?

Agenda del evento

La agenda detallada para su evento virtual incluirá los horarios, los oradores y los temas específicos para cada sesión que haya programado, así como el tiempo para establecer contactos, la sala de exposiciones y cualquier otra cosa que desee incluir. Antes de llegar a ese nivel de detalle, debe pensar en su visión para su evento y cómo quiere que se desarrolle.

¿Su evento durará un solo día o varios? ¿Varias pistas en cada día? ¿Videos en vivo o pregrabados?

¿Los asistentes tendrán oportunidades de establecer contactos, como mesas redondas o sesiones paralelas? ¿Qué otro tipo de actividades desea programar?

El planificador de eventos virtuales tiene indicaciones más detalladas y, para cada una de ellas, recomiendo indicar si eso es de interés o no y si es un requisito. Es posible que se requieran conferencias magistrales, mientras que las charlas en mesas redondas podrían ser una buena idea. Este detalle lo ayudará a determinar la mejor plataforma de eventos virtuales para sus necesidades.

No contrate oradores ni elabore su agenda detallada hasta que haya determinado la plataforma y la tecnología para su evento virtual.Esta es mi razón por la que la determinación de la plataforma es lo primero.

Oradores del evento

Los oradores que contrate para su evento virtual no solo brindan el contenido que ayudará a su audiencia y a los asistentes, sino que también hablanaLa influencia y autoridad de su evento y, por extensión, de su marca. Suelo recomendar a los clientes que reserven un presupuesto específicamente para pagar al menos a algunos oradores pagos, porque en la mayoría de las industrias los oradores pagos serán los nombres y las autoridades más reconocidos.

Pero no todos los oradores necesitan que se les pague. A muchos profesionales les entusiasma hablar en eventos y no necesitan que se les pague porque ese no es su modelo de negocio. Tal vez tengan menos experiencia o, lo más probable, tengan un puesto a tiempo completo y hablar en un evento como el tuyo les da visibilidad a ellos y a su marca.

Lo más importante es quetemasCoordina las presentaciones que se realizarán en tu evento. Consulta tus objetivos y la audiencia a la que te diriges con tu evento virtual, y los desafíos que enfrentan. Selecciona oradores y temas que puedan abordar esos puntos críticos específicamente y ayudar a que tu evento logre los resultados generales que estás buscando.

• Enumere el personal que potencialmente podría hablar.
• Enumere los socios/embajadores actuales que potencialmente podrían hablar.
• Enumere nombres/marcas conocidas que aportarían prestigio y reconocimiento.
• Empareja a posibles oradores con temas determinados y comunícate con ellos.
• Investiga sobre otros oradores sobre los temas restantes y comunícate con ellos.
• Consideraciones sobre diversidad, equidad e inclusión.

Patrocinadores del evento

Un elemento opcional del plan de evento virtual son los patrocinadores o socios del evento. No puedes incorporar otras marcas a tu evento, pero si lo haces, tendrás que considerar cómo se ve eso y cuáles son los requisitos. Si se trata de una oferta de patrocinio pago, ¿cuáles son los niveles y beneficios del patrocinio? Si se trata de una asociación, ¿cómo vas a acercarte a los socios?

Tome nota de estos detalles, luego haga una lluvia de ideas sobre socios potenciales a quienes comenzar a contactar y asegúrese de que estén alineados con su marca y su público objetivo.

• Determinar los requisitos
• Determinar beneficios
• Lluvia de ideas sobre socios potenciales

Registro de asistentes

Un punto importante que no se debe pasar por alto en cualquier plan de evento virtual es cómo se registrarán los asistentes para su evento y qué información capturará.

Esto se pasa por alto simplemente porque muchas plataformas de eventos virtuales y sistemas de venta de entradas tienen formularios integrados para el nombre y el correo electrónico y, técnicamente, eso funciona. Ahora ha capturado mi información suficiente para enviarme detalles sobre el evento y para que pueda iniciar sesión.

Sin embargo, no sabes nada sobre mí. No me has calificado en absoluto. Si bien es probable que no queramos bombardear a los asistentes con veinte preguntas por adelantado, el formulario de registro es el momento perfecto para realizar algunas calificaciones básicas, sea lo que sea para tu negocio. Tal vez se trate del tamaño de la empresa del solicitante, qué herramientas está utilizando actualmente que compiten con tu marca o algo más.

Cuando realizo eventos paraÁgorapulseSiempre preguntamos a los asistentes cuántos empleados forman parte de su equipo de redes sociales y cuántos perfiles sociales administran, ya que eso nos indica instantáneamente en cuál de nuestros planes de servicio probablemente necesitarían invertir. Y eso los hacecalificado.

También puede que desee hacer preguntas de categorización para que más adelante, durante los períodos de networking, pueda utilizar la capacidad de emparejamiento que ofrecen algunas plataformas para facilitar el networking. Por ejemplo, si una empresa es B2B, B2C, gubernamental o sin fines de lucro.

Considere qué preguntas necesita hacer a los asistentes desde el principio y luego asegúrese de que su plataforma de eventos virtuales pueda adaptarse a ellas.

Plan de comunicación

La comunicación durante el evento virtual es fundamental. Esto se hace principalmente por correo electrónico, aunque también se pueden incluir canales como Slack o Discord, si corresponde.

En primer lugar, tendrás una serie de correos electrónicos que puedes y debes enviar a tu público actual para promocionar tu próximo evento. También puedes proporcionarles a tus oradores y patrocinadores versiones de estos correos electrónicos para que ellos también puedan promocionar tu evento entre sus suscriptores.

También tendrás correos electrónicos que deberán enviarse a los asistentes.

No confíe en que la plataforma de eventos virtuales ya tenga estas plantillas configuradas y optimizadas para su evento. Si bien la mayoría de las plataformas hacen un gran trabajo al tener plantillas listas para comunicarse con sus asistentes, es su trabajo como planificador de eventos virtuales revisar esas plantillas y personalizarlas, eliminarlas o agregarlas según sea necesario para garantizar que sus asistentes tengan toda la información que necesitan.

Además, una vez que hayas seleccionado una plataforma, ten en cuenta si ese servicio te permite enviar correos electrónicos sobre la marcha o no. Algunos no lo hacen y, si no es así, asegúrate de tener un sistema de correo electrónico o CRM al que los usuarios registrados se conecten automáticamente y a través del cual puedas enviar correos electrónicos si es necesario.

Hablaremos de planes de respaldo en un momento, pero si hay un cambio o problema significativo con su evento, querrá poder comunicarlo a todos los asistentes al instante.

Promoción de eventos virtuales

Promocionar su evento virtual es una tarea importante. Hay muchas cosas que puede hacer y el planificador tiene una extensa lista de ideas. Además, toda la segunda temporada de The Virtual Event Strategist está dedicada amarketing de eventos virtuales¡Asegúrate de escuchar y suscribirte al podcast!

La clave es pensar en todo lo que quieres hacer y considerar el tiempo y los recursos que necesitarás para preparar cada elemento promocional y el momento adecuado para utilizar ese elemento.

Por ejemplo, si desea transmitir entrevistas de video en vivo con algunos de sus oradores y luego reutilizar esas entrevistas en publicaciones de blog, fragmentos de video y podcasts, deberá programarlas con anticipación a su evento con tiempo suficiente para preparar la entrevista, realizarla, reutilizarla, publicar las partes reutilizadas y aún tener suficiente tiempo antes de su evento para que las personas que, por ejemplo, escuchen el podcast, se sientan inclinadas a registrarse.

Una de las ventajas de tener la lista que te estoy mostrando es que no solo te dará ideas sobre tácticas de marketing que puedes probar, sino que también te dará un recurso al que recurrir si, en los días previos a tu evento, las inscripciones no están donde quieres que estén. Si bien eso puede ser decepcionante, también es una oportunidad para que tú y tu equipo os esforcéis, o para pensar de forma innovadora, sobre formas de llegar a diferentes públicos.

Por ejemplo:

• Ideas para publicaciones de blog
• Medios de pago
• Contenido patrocinado
• Entrevistas en vivo
• Entrevistas a invitados de programas en vivo y podcasts
• Vídeo teaser
• Presione soltar
• Actualización de la biografía y el hashtag de la cuenta de Twitter
• Marketing de influencia
• CSV de tweets de sesión
• Enlaces de afiliados/seguimiento, parámetros UTM

Ejecución del espectáculo

Si bien los asistentes tendrán sus agendas detalladas para el día, usted, como planificador y productor del evento virtual, tendrá una secuencia de producción que puede incluir un cronograma, tiempos, colas, enlaces, guiones y más. Puede tener una única secuencia de producción para todo el evento o una secuencia de secuencias de producción que lo guíen de una sesión a otra.

Si está planeando un evento virtual de múltiples pistas que tendrá múltiples sesiones en vivo que ocurrirán simultáneamente, probablemente tendrá un equipo de producción remoto con anfitriones separados para cada pista o sesión y, por lo tanto, cada uno tendrá su propio Run of Show.

Esto puede ser tan detallado como necesite, y algunos sistemas de eventos ayudarán a construir RoS dinámicamente en función de los datos que ingrese en el sistema de planificación de eventos.

Recomiendo usar esto para anotar no solo los horarios de las sesiones, sino también los horarios de las salas verdes y otros detalles importantes, y tener una versión para cada individuo clave y su zona horaria personal.

Por ejemplo, si estoy organizando un evento virtual que tiene sesiones que comienzan a la 1:00 p. m., 2:00 p. m. y 3:00 p. m., hora del Este, pero estoy en Central y mis oradores están en Pacific, tendría un Run of Show que indicaría las horas de

Mencioné al principio que el plan de su evento virtual es un documento vivo. Eso es porque quiero que usted y su equipo lo consulten, lo modifiquen, lo editen y lo cambien, hagan una lluvia de ideas y lo conviertan en su fuente central de información para su evento. Técnicamente, puede ser una hoja de cálculo o un sistema de gestión de proyectos o cualquier herramienta o formato que desee, siempre que sea un recurso único y central.

Otra práctica recomendada es identificar desde el principio del proceso de planificación quiénes son todos los interesados ​​clave en el evento dentro de su organización y asegurarse de que participen tanto como sea necesario. De hecho, he incluido una sección y un recordatorio a tal efecto en la primera parte del libro de trabajo de planificación de eventos virtuales.

Tal vez usted sea el único involucrado en la planificación, ejecución y beneficio de su evento, pero si hay otras personas y departamentos en su organización que tendrán la tarea de ayudarlo, pueden beneficiarse de su evento o tal vez solo necesitan ser conscientes de que este proyecto consumirá la mayor parte de su atención en el futuro previsible, anótelos.

Esto le ayudará a garantizar que se pueda comunicar con anticipación a todas las personas que necesitan saberlo. Además, cuanto antes notifique e involucre a otros miembros del equipo, antes tendrá más personas que puedan ver sus planes y aportar nuevas ideas y perspectivas para su estrategia de eventos virtuales.

Imagínate que no tuvieras que asistir a tu primer evento virtual como si fuera el primero. ¿Qué éxito podría tener si tuvieras la experiencia de docenas de eventos virtuales y modelos de negocio anteriores para ayudarte a tomar decisiones informadas? Eso es lo que puede hacer por ti pasar un día de estrategia VIP conmigo. Sin duda, descarga la hoja de trabajo y pruébala. Cuando estés listo para hacerlo todo en un día y llegar al lunes confiado en tu plan y estrategia, mi Intensivo de eventos virtuales es para ti.

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El administrador es consultorde inteligencia artificial en The Social Media Hat, presentador del podcast AI in Marketing: Unpacked , orador principal y autor internacional y narrador jefe en Agorapulse, donde amplifica las historias de quienes logran el éxito en el marketing digital. Ha pasado más de una década en el marketing digital y aporta un nivel incomparable de experiencia y entusiasmo, ya sea que esté dando una presentación o dirigiendo un taller.