La gran lista de ideas para sesiones de eventos virtuales

Es posible que estés imaginando (y es bueno hacerlo) cómo será tu próxima cumbre virtual y que estés tratando de recordar varias ideas de sesiones de eventos virtuales que hayas podido obtener de otros eventos a los que hayas asistido. Porque es importante crear una agenda de conferencia virtual que sea diversa tanto en cuanto a presentadores como en formato.

Y es cierto, hay muchos formatos diferentes para las sesiones de eventos virtuales. Desde presentaciones completas hasta mesas redondas de networking, los planificadores y organizadores de eventos virtuales tienen muchas opciones para elegir. Incluso los eventos híbridos que combinan elementos presenciales con elementos virtuales para los asistentes remotos pueden pensar estratégicamente sobre cuándo emplear diferentes tipos de sesiones. Estas ideas también se aplican tanto a las sesiones internas como a las externas.Ideas para eventos virtuales.

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Comencemos por definir qué entendemos por “sesión”, particularmente en lo que respecta a un evento virtual.

ASesión de evento virtuales un período programado de actividad estructurada. Si bien esto puede incluir presentaciones, charlas en mesas redondas y más, no se aplicaría a períodos de inscripción, pausas para establecer contactos y otras partes totalmente desestructuradas y poco programadas de una agenda de conferencia virtual.

Todas las plataformas de eventos virtuales que podrías considerar usar tienen sus propias defsignifica que la totalidad o la gran mayoría de la sesión se desarrolla en tiempo real, ya sea con uno o más presentadores o en una discusión grupal más general.

Pregrabado, también conocido a veces comoSimulaciónObviamente, significa que la totalidad o la gran mayoría de la sesión se grabó previamente y está disponible para ver a pedido o se transmite en un momento designado por la plataforma o el anfitrión del evento virtual. Es una buena idea, si está simulando una transmisión en vivo, hacer que el contenido grabado se transmita en un momento designado, para dejar en claro que la sesión se grabó o tal vez tener una introducción en vivo del anfitrión, presentador o un MC (maestro de ceremonias).

En la siguiente lista de ideas de sesiones de eventos virtuales, las agruparemos por Presentador, Colaborativo y Networking. También es divertido darse cuenta de que cualquiera de estos formatos de sesión podría fácilmente ser una idea de evento virtual completo. Si bien una conferencia virtual implica múltiples sesiones, podría organizar fácilmente un evento virtual que tenga solo uno o dos de los siguientes formatos.

PresentadorLas sesiones tienen uno o más oradores designados que brindan la totalidad o la gran mayoría del contenido y dirigen la sesión para todos los demás participantes.

ColaborativoLas sesiones tienen dos o más participantes que generalmente son iguales en su participación, sin un orador o presentador designado.

RedesLas sesiones tienen oportunidades y formatos diseñados específicamente para alentar a los asistentes y participantes a reunirse y conversar entre sí.

Ideas para sesiones de eventos virtuales: presentador

Presentación– Una presentación es la sesión más común y básica de un evento virtual, y una que, para la mayoría de las personas, es simplemente sinónimo de la palabra sesión. Ya sea que se utilice una presentación real de diapositivas o no, la idea es la misma: uno o más oradores presentan información y opiniones sobre un tema predeterminado a una audiencia de asistentes pasivos. Las presentaciones de eventos virtuales pueden incluir diapositivas, compartir pantalla, transmisiones de cámara del orador o los oradores y cualquier combinación de lo anterior. La mayoría de las plataformas de eventos virtuales actuales ofrecen un estudio de eventos virtuales al que el orador se uniría antes de su sesión, configuraría la pantalla o el uso compartido de diapositivas y tendría la capacidad de ajustar lo que ve la audiencia. También puede haber una capacidad de anfitrión o productor remoto que le permita al orador concentrarse en su desempeño mientras otra persona monitorea y mantiene la presentación general, incluido el cambio potencial de “ángulos de cámara” para que haya cambios fluidos entre el orador en pantalla completa, la presentación en pantalla completa o una combinación de ambos.

Fundamental– Una conferencia magistral es una idea de sesión de evento virtual que es similar en muchos aspectos a una presentación. Normalmente, solo hay un orador y puede tener diapositivas o no, pero una conferencia magistral difiere fundamentalmente en que debe ser la única actividad programada en ese momento en particular. Además, las conferencias magistrales suelen programarse al principio o al final de un evento y se reservan para los oradores principales y el contenido más sugerente. Si bien un evento virtual de múltiples pistas puede tener múltiples presentaciones en un momento dado, solo debe programarse una conferencia magistral y esa sería la única sesión de cualquier tipo, de hecho. Esta es una distinción importante porque, si bien las presentaciones pueden llegar a fracciones de la audiencia de un evento, la expectativa de la conferencia magistral es que prácticamente todos los asistentes estén presentes, lo que hace que el orador principal y el tema sean los más destacados. Se considera un honor y un privilegio pronunciar un discurso de apertura, y los oradores principales experimentados tienen un valor mayor, ya sea virtual o en persona. Desde una perspectiva técnica, la mayoría de las plataformas de eventos virtuales no diferenciarán entre una sesión de presentación y una sesión magistral: ambas probablemente se crearían y gestionarían de manera idéntica en el backend.Hola Summites una solución de evento virtual que tiene una designación de conferencia principal real que se utiliza para mencionar a los oradores principales en la página de – Una sesión de panel combina varios oradores junto con un anfitrión designado, centrado en un tema de discusión en particular. El anfitrión puede o no tener preguntas predeterminadas para los panelistas, y puede haber o no diapositivas. La diferencia clave entre, por ejemplo, una presentación con varios oradores, es que un panel de expertos no tendrá respuestas planificadas y coordinadas. El formato de panel está diseñado para generar un debate franco y auténtico sobre un tema, y ​​es particularmente adecuado para un grupo pequeño de representantes de la industria que comparten sus puntos de vista y perspectivas. La mayoría de las plataformas de eventos virtuales permiten a los organizadores de eventos configurar varios oradores para una sesión y crear una experiencia de panel, e incluso pueden permitir hasta una docena o más de oradores. Sin embargo, un buen estratega de eventos virtuales le dirá que para moderar con éxito un panel de evento virtual y permitir que todos los participantes tengan tiempo suficiente para compartir sus puntos de vista, la mayoría de los paneles deben tener solo tres o cuatro oradores más un anfitrión que guíe la conversación.

Charla de mesa– Una sesión de charlas en la mesa crea una oportunidad para que un número limitado de participantes de un evento virtual formen parte de la conversación, mientras que sigue siendo dirigida por un anfitrión, orador o moderador designado. Si bien el orador puede o no tener material preparado para compartir, la mayor parte del tiempo de la sesión debe dedicarse a la discusión libre y a las preguntas de los participantes, y se espera y se alienta que las respuestas y la conversación puedan provenir tanto de los otros participantes como del orador. Todos los participantes pueden y deben unirse a esta sesión como una videollamada grupal y, por lo tanto, la plataforma de eventos virtuales debe admitir este tipo de sesión. Debido a que es una actividad de video grupal, la participación generalmente se limita a entre 8 y 12 asistentes, por lo que es común programar muchas charlas en la mesa simultáneamente y permitir que los asistentes elijan a qué mesa y tema les gustaría unirse libremente. Las plataformas de eventos virtuales que admiten charlas en la mesa a menudo colocan esta funcionalidad dentro de un salón o espacio similar y brindan a los planificadores de eventos virtuales la libertad de etiquetar las mesas, controlar la cantidad de mesas y la cantidad de participantes por mesa, y si los participantes pueden crear o no sus propias mesas. Para una sesión formal de Table Talk, los estrategas de eventos virtuales limitan la cantidad de mesas, determinan los anfitriones y los temas de las mesas con anticipación y etiquetan las mesas en consecuencia.

Asiento caliente– Una sesión de Hot Seat, también conocida como sesión de Coaching, Mentoría o Mastermind, es cuando un orador designado puede brindar una breve presentación o enseñanza, pero luego la mayor parte del tiempo de la actividad se dedica a permitir que los participantes individuales presenten su problema o situación y reciban retroalimentación y orientación directa del orador, mientras que otros participantes observan y aprenden del ejemplo. El planificador de eventos virtuales puede optar por limitar la cantidad de tiempo que cada participante principal tiene para compartir su situación y recibir retroalimentación, para permitir que otros participantes se sienten en la silla caliente. Y un estratega de eventos virtuales inteligente coordinará a los participantes y el material de la situación con anticipación para que el orador o el entrenador tengan tiempo suficiente para analizar y organizar su retroalimentación. Si bien todas las plataformas de eventos virtuales permitirán que un orador solicite voluntarios de los participantes asistentes y responda a sus comentarios, no todas las soluciones permiten que los participantes activen su micrófono y cámara durante una sesión y se unan al orador “en el escenario” para una comunicación directa.Encuentro aéreoes un ejemplo de una plataforma que tiene una función de “tomar el micrófono” que se puede habilitar para sesiones específicas y controlar por el orador, lo que es muy adecuado para este tipo de sesión de evento virtual.

Preguntas y respuestas– Si bien cualquier sesión con un orador puede tener un momento en el que el orador responda las preguntas de los asistentes, generalmente publicadas dentro de la función de chat incorporada de la sesión, una sesión de preguntas y respuestas es donde la mayor parte del tiempo se ha designado para las preguntas que tengan los asistentes. Es diferente de una sesión de preguntas y respuestas en el sentido de que se espera que haya muchas preguntas y no se espera que el orador realice un análisis detallado o un entrenamiento personalizado. Un caso de uso común para las sesiones de preguntas y respuestas es una sesión VIP en la que a los asistentes seleccionados se les da acceso exclusivo y tiempo con un orador VIP. Si bien todas las plataformas de eventos virtuales permiten sesiones con un orador en las que los asistentes pueden escribir preguntas, no todas las soluciones ofrecen la posibilidad de restringir el acceso a las sesiones por tipo de boleto, que es la forma en que un estratega de eventos virtuales habilitaría una sesión de preguntas y respuestas VIP.

Taller– Una sesión de taller es similar a una presentación en el sentido de que está dirigida por uno o más oradores y pueden o no utilizar diapositivas, pero también hay una parte importante de la sesión que se dedica a dar tiempo a los asistentes para trabajar individualmente en los conceptos que se presentaron. La sesión puede incluir libros de trabajo u otros materiales para ayudar a guiar la actividad de los participantes, y se les puede dar la oportunidad de presentar lo que han trabajado en el taller antes de la conclusión de la sesión o el evento. Por lo general, la sesión estándar de la plataforma de eventos virtuales se adapta a este tipo de sesión.

Entrevista– Una sesión de entrevistas es cuando uno o más oradores son entrevistados por un anfitrión. A diferencia de una mesa redonda, las preguntas suelen prepararse y compartirse con antelación, y lo más habitual es que se entreviste a un solo experto. El formato es lo suficientemente flexible como para funcionar en cualquier cantidad de situaciones, y el invitado puede elegirse en función de su experiencia o quizás de su afinidad con el público objetivo. Este también es un gran formato para emplear cuando se desea aprovechar la experiencia de alguien y hacerlo parte de su evento, pero carece de experiencia en presentaciones. Dado que es un formato técnico simple de solo un par de oradores, el tipo de sesión estándar de la plataforma de eventos virtuales debería ser suficiente. Los entrevistados pueden incluir:

• Expertos de la industria
• Propietarios de negocios
• Autores de libros (avisar a los asistentes con antelación para que puedan leer el libro y venir con preguntas)
• Clientes
• Miembros de la comunidad
• celebridades
• Empleados y ejecutivos

Demostración en vivo– Una demostración en vivo en una conferencia virtual es una gran oportunidad para mostrar, no solo contar, a los asistentes sobre un producto o servicio. Puede ser su propio producto o servicio, el de un patrocinador o simplemente otra marca que tenga una oferta que no compita y que sea de verdadero interés y valor para sus asistentes. Si se trata de una demostración de software, normalmente se requeriría solo la sesión estándar de la plataforma de eventos virtuales con un anfitrión o presentador que realiza la demostración y comparte su pantalla o ilustraciones en diapositivas. Si se trata de una demostración física de un producto, se deben tener en cuenta los ángulos de cámara necesarios y es posible que sea necesario involucrar a un productor en vivo remoto para facilitar el uso de varias cámaras.

Ideas para sesiones de eventos virtuales: colaborativas

Fugarse– Una sesión de trabajo en grupo dentro del espacio del evento en persona es cuando partes de los participantes de una sesión más grande se dividen en grupos más pequeños para trabajar y colaborar en debates y proyectos. Si bien algunos organizadores y plataformas de eventos virtuales se refieren a las sesiones de presentación como sesiones de trabajo en grupo, haremos esa distinción aquí. Si todos los asistentes están en la misma sesión escuchando al mismo orador, eso es una presentación. Si la sesión comienza como una presentación o un taller, pero luego los asistentes se dividen en dos o más grupos, eso es una sesión de trabajo en grupo. Esas salas de trabajo en grupo generalmente serán sus propias salas de chat de video, como las llamadas de Zoom, y algunas plataformas de eventos virtuales admiten la capacidad de salas de trabajo en grupo.Dirige el mundoPor ejemplo, una sesión puede comenzar como una sesión de presentación con un orador y, cuando estén listos, pueden hacer que la plataforma divida y asigne automáticamente a los participantes en un conjunto definido de salas de trabajo para que discutan entre ellos. Si bien el anfitrión o el orador generalmente pueden unirse a una sala de trabajo individual o registrarse en cada sala, la mayoría de las veces, los participantes estarán solos, lo que hace que esta sea una sesión de colaboración para la mayor parte de la actividad. Este es un enfoque útil cuando el tema de la sesión puede cubrir múltiples áreas y tiene sentido dividir a los asistentes en grupos que puedan discutir esas áreas y luego informar al grupo más grande. También es ideal para talleres en los que el orador puede enseñar sobre un tema y luego querer que grupos más pequeños colaboren en privado sobre un resultado.

Horario de oficina– Una sesión de horario de oficina es cuando varios participantes se unen a una videollamada para trabajar tranquilamente en sus propias actividades, pero tienen el beneficio de contar con otras personas en la llamada con quienes pueden intercambiar ideas o preguntas, en caso de que surja la necesidad. Si bien no sería común ver una sesión como esta programada en una conferencia virtual, se está volviendo más común en eventos virtuales programados regularmente, como reuniones y redes sociales, particularmente donde la plataforma de eventos virtuales admite un formato de charla en una sala de estar o en una mesa. Es bastante fácil entonces designar un día y una hora en particular de la semana en que los asistentes sepan que pueden iniciar sesión y realizar algún trabajo, y tener o ser un recurso si es necesario.

Mesa de ayuda– Las sesiones de soporte técnico son cada vez más habituales, en particular en grandes conferencias virtuales con decenas de miles de asistentes. Lo que antes podía ser una página estática con preguntas frecuentes, ahora se ha transformado en un destino para recibir asistencia en tiempo real del personal del evento y otros asistentes. Según el evento, el soporte técnico podría estar disponible durante todo el evento o estar programado para un momento y propósito específicos. Desde una perspectiva técnica, la sesión estándar de la plataforma de eventos virtuales funcionaría para la mayoría de los casos de uso, o una mesa virtual también podría funcionar bien. Plataformas comoRemo, que representan el lugar del evento virtual como una estructura bidimensional a través de la cual los asistentes pueden mover sus avatares, pueden tener un espacio designado para una mesa de ayuda que tenga señales visuales.

Reuniones 1:1– Una reunión individual es, obviamente, cuando dos participantes se conectan a un chat de video para hablar en privado. Si bien muchas de las plataformas de eventos virtuales actuales admiten esta capacidad y los asistentes pueden acordar reunirse individualmente con otros asistentes cuando lo deseen, la incluyo como un tipo de sesión porque algunos organizadores de eventos virtuales pueden incorporar un tiempo de reunión individual en su agenda programada. Esto es particularmente cierto para los eventos virtuales internos de la empresa, donde puede haber una combinación de talleres, presentaciones y franjas horarias para reuniones.

Ideas para sesiones de eventos virtuales: networking

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Redes de velocidad– Una sesión de networking rápido es cuando, durante un período de tiempo, los participantes se emparejan individualmente con otros participantes y se les dan unos minutos para conocerse. Después de unos minutos, el sistema finalizará automáticamente el chat de video y emparejará a cada participante con un nuevo participante aleatorio y repetirá ese proceso de networking hasta el final de la sesión. Los planificadores de eventos virtuales pueden determinar cuánto dura la sesión, cuánto dura cada encuentro individual, pueden proporcionar preguntas y sugerencias para el debate, y también pueden proporcionar criterios de emparejamiento si tiene sentido para su evento (es decir, proveedor vs. cliente).

Obtenga más información sobreRedes de velocidad virtualy cómo incorporarlo en tu próximo evento.

Mesa redonda– Una mesa redonda funciona técnicamente como una charla de mesa, excepto que en este caso no hay un anfitrión, moderador o ponente designado. Es posible que ni siquiera haya un tema. Los asistentes simplemente son invitados a unirse a pequeños chats de video en grupos y se les da la oportunidad de conocerse y hablar entre sí sobre cualquier tema que les interese. Los organizadores de eventos virtuales pueden configurar mesas a las que unirse con anticipación y pueden etiquetarlas con temas para que las conversaciones fluyan y atraigan a asistentes con intereses o antecedentes similares, pero también pueden permitir que los asistentes creen sus propias mesas y conversaciones si lo desean.

Fiesta de cócteles– Una sesión de cóctel es una videollamada grupal mucho más grande que una charla en una mesa o una sesión de trabajo, y generalmente está diseñada para ser puramente para establecer contactos e interactuar socialmente, ya que el organizador del evento tendrá poco control sobre quién elige hablar cuando hay docenas de asistentes participando. Puede haber funciones interactivas y de participación divertidas incorporadas, como filtros o selfies grupales, y estas sesiones generalmente se reservan para el final de un evento cuando todas las demás sesiones han concluido.

Otras sesiones de eventos virtuales

Patrocinado– Cabe señalar que prácticamente todos los tipos de sesiones de eventos enumerados anteriormente podrían ser sesiones patrocinadas. Esto podría ser tan simple como tener el nombre de la marca en el título de la sesión, o su logotipo colocado en una superposición o un video de introducción, o hacer que la marca patrocinadora proporcione todo el contenido y el material para la sesión. Los estrategas de eventos virtuales experimentados crean paquetes de patrocinadores que clasifican los patrocinios disponibles y generan oportunidades de asociación en torno a todos estos tipos de sesiones, desde patrocinar una charla en una mesa redonda hasta ofrecer una conferencia magistral y todo lo demás.

Sala de exposiciones virtual / Feria comercial virtual– Una sala de exposiciones o feria comercial virtual es una oportunidad para que un evento albergue a patrocinadores y socios de marca que puedan ser de interés para los asistentes, y permita que esas marcas creen experiencias de stand virtuales. El estilo y la capacidad del evento virtual variarán según la plataforma de eventos virtuales seleccionada, pero muchas soluciones actuales no solo ofrecen una opción de stand, sino también capacidades escalonadas para que el planificador de eventos virtuales pueda vender diferentes niveles de patrocinio. Esto puede incluir la marca y la personalización del stand, reproducción de video, listas de reproducción, video en vivo, reuniones, recursos descargables, formularios de contacto e información y, por supuesto, análisis sobre la participación de los asistentes en el stand. La mayoría de las plataformas de eventos virtuales, si admiten stands de patrocinadores, tendrán una sala de exposiciones virtual designada que los asistentes pueden visitar en cualquier momento, pero un buen estratega de eventos virtuales también tendrá un tiempo de sesión programado durante el cual se anima a los asistentes a explorar la feria comercial.

Entretenimiento– Si bien la mayoría de los eventos virtuales se centran en la educación y la participación, existen oportunidades y usos para incorporar entretenimiento a la agenda. Una sesión de entretenimiento podría ser una actuación musical, un comediante, un mago, bailarines o cualquier otra cosa que pueda transmitirse por video. El tipo de sesión estándar de la plataforma de eventos virtuales normalmente sería suficiente, y la mayoría de los organizadores de eventos virtuales programarían una sesión de entretenimiento al comienzo o al final de su conferencia.

Consciencia– Otra idea para una sesión de evento virtual sería ofrecer a los asistentes una sesión de mindfulness que los ayude física o mentalmente, como yoga, improvisación o meditación. Estas sesiones son particularmente valiosas durante conferencias virtuales más largas que duran un par de días o más, y pueden utilizar un formato de sesión estándar, una charla de mesa o incluso un enfoque de trabajo en grupo, según el contenido y la participación necesaria.

Premios– Una sesión de premios es cuando uno o más ganadores en categorías que han sido preseleccionadas, determinadas y juzgadas, reciben un reconocimiento de la organización del evento y la industria. Estos son particularmente útiles para destacar a los miembros destacados de la comunidad, así como para crear entusiasmo en torno al premio y al evento en sí. El planificador de eventos virtuales deberá considerar cuál será la agenda para esta sesión específica y seleccionar una plataforma de eventos virtuales que pueda adaptarse a la necesidad y ofrezca el formato de sesión correcto. Si bien algunos premios pueden ser una simple presentación de un anfitrión, otros pueden anticipar que se le permita al ganador del premio “subir al escenario” y dar un discurso de aceptación.

Refinamiento

A esta altura, ya debería estar claro que no solo hay muchas ideas diferentes para sesiones de eventos virtuales, sino que también hay muchas opciones en lo que respecta a plataformas de eventos virtuales y los formatos de sesión que admiten. Si está planificando su próximo evento virtual y tiene requisitos de sesión muy específicos, asegúrese de comprender completamente las necesidades de esas sesiones antes de seleccionar una plataforma de eventos virtuales.

Sin embargo, si ya tiene o está a punto de seleccionar una solución y aún no tiene una agenda completa, le recomiendo elegir una plataforma para su conferencia virtual y luego crear una agenda en torno a las fortalezas de esa herramienta. Si, por ejemplo, no ofrece networking rápido, no hay problema. No intente forzar una solución improvisada que no se ajuste del todo a los requisitos. Concéntrese en lo que la plataforma de eventos virtuales hace extraordinariamente bien. Revise esta lista de vez en cuando y, dado que muchas de las ideas de sesiones siguen siguiendo el mismo formato básico, es posible que encuentre otras formas de crear un programa diverso para su evento incluso sin las características que ofrecen otras herramientas.

¿Has asistido a un evento virtual en el que hayas tenido una sesión que te haya gustado y que no hayamos incluido aquí? ¡Cuéntanos tus ideas de sesiones de eventos virtuales favoritas en los comentarios!

Evite estos pecados para crear un evento virtual que sea memorable y apreciado.

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