Estrategia de eventos virtuales: cómo reunir recursos que le ayuden

Es la primera vez que planifica un evento virtual y hay mucho por hacer. Desde elegir y personalizar una plataforma de eventos virtuales hasta encontrar oradores y asistentes para inscribirse,Lista de cosas por hacerCada vez se hace más y más largo.

Y además de eso, está la presión que conlleva tener una fecha límite muy específica e inmutable que se avecina y una curva de aprendizaje pronunciada.

Depende de usted hacer todo lo que debe hacerse, todo a tiempo para su evento virtual.

Y si todo eso recae sobre nuestros hombros, puede resultar abrumador y aislado. Pero hay esperanza. Incluso si no tienes un equipo de empleados listos para ayudarte, tienes más recursos de los que crees. Personas que pueden ayudarte a compartir esa carga.

De eso es de lo que vamos a hablar en el episodio de hoy deEl podcast del estratega de eventos virtuales.

En la primavera deeste año, dejé el puesto de CMO que había ocupado durante varios años y me incorporé a Agorapulse para dirigir el programa de marketing de influencers. Si bien llevaba casi una década en la industria del marketing, me incorporé a una nueva empresa y a un nuevo equipo y me sentí extremadamente aislada. Tenía un jefe fantástico en Agorapulse, pero su experiencia era en ventas e ingresos, y para quien los influencers de las redes sociales eran desconocidos, y yo no tenía un equipo propio. Cuando me encargaron la creación de una estrategia de eventos virtuales para la empresa para aprovechar a nuestros influencers, todo dependía de mí. No tenía muchos recursos para reunir y, sin duda, no tenía gente a mi alrededor con la que pudiera desahogarme.

Este es el cuarto y último episodio de nuestra serie sobre Estrategia para eventos virtuales, todos ellos diseñados para ayudarte a afrontar los mayores desafíos que enfrentan los organizadores de eventos virtuales por primera vez. Nuestro primer episodio te ayudóEstablezca su propósito para su evento virtualpara que tengas claridad en tus objetivos. El segundo episodio te animó aLimita el enfoque de tu eventopara que puedas conectar más con tu audiencia. Y el tercer episodio te mostró un proceso para organizarte yplanificando tu evento virtualpara que no te sientas abrumado por la gran cantidad de tareas que tienes por delante.

Al final del episodio de hoy, te sentirás aliviado. Aliviado de no tener que hacerlo todo tú mismo y de no ser el único que piensa y trabaja en este proyecto de evento virtual. También tendrás más éxito, porque una vez que puedas delegar ciertas tareas, eso liberará tu mente para concentrar tiempo y energía en esas otras tareas pendientes.

Obtenga ayuda con su estrategia de eventos virtuales

Y ese es el primer punto importante que quiero abordar hoy. Si eres como yo, una parte de ti prefiere y quizás hasta disfruta ser responsable de cada aspecto de un proyecto porque así es más fácil controlar el resultado. Puedo decidir por mí mismo en qué voy a trabajar y durante cuánto tiempo voy a trabajar en ello y cuándo siento que una tarea o aspecto particular del evento virtual se ha completado a mi satisfacción.

Cuando soy yo solo el que toma las decisiones, el proceso de toma de decisiones es más fácil y rápido, ¿no? No necesito discutirlo en un comité.

Sin embargo, la Ley de Miller establece que el número de objetos que una persona promedio puede retener en la memoria de trabajo es siete más o menos dos.

¿Qué significa eso?

El psicólogo cognitivo George A. Miller, del Departamento de Psicología de la Universidad de Harvard, publicó en 1956 un artículo en Psychological Review. En él, planteaba la teoría de que nuestra memoria de corto plazo tiene una capacidad y una duración limitadas y, como resultado, sólo puede procesar unos siete elementos a la vez. Como la capacidad de cada ranura es indeterminada, la práctica de dividir las cosas que necesitamos saber o hacer en segmentos más grandes resulta extremadamente útil, y ese fue uno de los ejercicios que realizamos enEpisodio 3.

Pero lo que resulta aún más relevante ahora es el hecho de que, aunque nos bombardeen constantemente con cantidades increíbles de información, e incluso si la dividimos en partes y nos concentramos en un proyecto específico, como un evento virtual, sigue habiendo demasiada información que nuestro cerebro no puede procesar y retener fácilmente de forma constante. En realidad, solo podemos pensar en siete tareas, más o menos dos, a la vez.

Nuestra capacidad para recordar y concentrarnos en tareas a corto plazo es limitada.

Por lo tanto, si intentamos asumir el control y la propiedad de cada una de las tareas necesarias para un evento virtual a la vez, fracasaremos. Es así de simple.

La multitarea tiene límites.

En cambio, debemos reconocer que alcanzaremos el máximo rendimiento si nos esforzamos por centrarnos en un número limitado de tareas a la vez. Si podemos delegar o delegar algunas partes del plan de eventos virtuales que hemos elaborado, eso nos dejará tiempo libre para centrarnos únicamente en las tareas restantes.

Toda ayuda es útil

El segundo punto que quiero señalar es que, mientras hablamos de planificación y estrategia de eventos virtuales, nuestras mentes no distinguen entre los insumos relacionados con el evento y los insumos no relacionados con el evento. Es decir, nuestros límites en cuanto a lo que podemos enfocar en un momento determinado se extienden a cada una de las cosas que compiten por nuestra atención, no solo a este proyecto.

Slack. Correos electrónicos de trabajo. Mensajes instantáneos. Notificaciones de redes sociales. Entregas a domicilio. Planes para la cena. Citas con el médico. Actividades para los niños. Noticias.

Todos estos son factores, tanto personales como profesionales, que nos llaman la atención y nos alejan de la planificación de nuestro evento virtual. Algunos de ellos son inevitables y otros no se pueden ignorar, delegar ni posponer, pero otros sí.

A medida que trabajamos con esta serie de ideas sobre dónde y cómo puede obtener ayuda, tenga en cuenta que la ayuda puede venir de cualquier lugar y para cualquier cosa, yvoluntadSea de ayuda. Si su pareja puede encargarse de dejar a sus hijos en la escuela durante una semana durante su período de mayor actividad, no tendrá que dedicarle tiempo ni energía a esa tarea, lo que le permitirá concentrarse en otra cosa.

En un momento volveremos a analizar otras formas de apoyarnos en las conexiones personales. Solo recuerda que cualquier cosa que requiera tu tiempo y atención es algo en lo que podrías recibir ayuda.

Fuentes de ayuda para la estrategia de eventos virtuales

Y puedes empezar por ayudarte a ti mismo. La primera idea es hacer un balance de todo lo que tengas programado o planeado, o que podría interrumpirte y distraerte, y considerar cómo puedes posponer, apagar, cancelar o delegar esas cosas.

Piensa en reuniones, proyectos de menor prioridad u otras tareas que estés haciendo. ¿Puede esperar algo de eso? ¿Qué puedes despejar de tu calendario o de Asana? Sé proactivo. Si otras personas pueden programar tiempo contigo, tal vez tengas un enlace de Calendly que otros puedan usar para reservar reuniones, pensar en la semana de tu evento y otras fechas entre ese momento y ahora, y bloquear en el calendario el tiempo que crees que necesitarás para concentrarte en tu trabajo.

Por ejemplo, sé que si tengo una docena o más de sesiones pregrabadas de oradores que deben presentarse en un evento virtual, y todas deben revisarse, cargarse y conectarse a la plataforma de eventos virtuales, la mayoría de ellas se entregarán el día antes del evento. Puede que les dé a esos oradores una fecha límite anterior, pero, seamos realistas… todos llegarán tarde. Lo que significa que necesito bloquear el día antes de mi evento virtual para manejar esas grabaciones. Definitivamente, ese no es el día para permitir una reunión de planificación del presupuesto para el próximo trimestre.

Tómate un momento para evaluar tu uso de las redes sociales y en qué medida permites que las distintas aplicaciones generen notificaciones que llamen tu atención. Si puedes desactivar algunas o todas las notificaciones, hazlo. Si no estás activo en una red en particular, quizás debas considerar desinstalar la aplicación de tu dispositivo.

En lo que respecta a Slack, el correo electrónico o incluso las redes sociales, considere la posibilidad de establecer momentos designados del día en los que revise esos canales y responda mensajes, lo que le dejará el resto del día libre para concentrarse en tareas de mayor prioridad. Durante esos otros momentos, puede desactivar las notificaciones para no distraerse. Me encanta que cuando activo Focus en mi iPhone, lo habilita automáticamente también para mi MacBook y me asegura que no reciba notificaciones hasta que esté listo para continuar. Si bien normalmente lo uso cuando hago entrevistas en video en vivo o grabaciones de podcasts como este, también es increíblemente conveniente cuando sé que realmente necesitoenfocaren una tarea de alta prioridad y no puedo permitirme sacrificar ninguno de mis siete bits.

A continuación, empieza a hablar con las personas que te rodean: compañeros de trabajo y colegas, amigos y familiares. Comienza por contarles en qué estás trabajando y planeando, y el alcance de tu proyecto.

Por supuesto, si tienes un equipo, empieza a trabajar con ellos de inmediato para comunicarles tu plan de evento virtual y delegar tareas en consecuencia. Y si formas parte de un equipo o de una empresa más grande, comunícate con tu jefe y pídeles ideas sobre cómo pueden ayudar los demás.

¿Pero qué pasa si no tienes un equipo o no formas parte de una empresa más grande donde al menos tienes compañeros de trabajo que puedan colaborar?

Empieza por tus amigos y familiares, especialmente si tienes pareja, y cuéntales lo que tienes por delante. Explícales el alcance del proyecto y lo que significa para ti, y lo ocupado que estarás en las próximas semanas y meses. Trata tu próximo evento virtual como unplan de lanzamientoy comunícaselo a tus seres queridos para que entiendan a dónde se dirige tu atención y se ofrezcan como voluntarios para sugerir formas en las que pueden ayudar.

Como mencioné hace un momento, obtener ayuda con los niños o con la planificación de las comidas o cualquier otra cosa que pueda tener en su hogar o en otras áreas de su vida será de igual ayuda. Siempre que les comunique a las otras personas de su vida lo que ha planeado para su evento, comprenderán el contexto y estarán más dispuestas a ayudar.

Lo contrario también es cierto. Si no nos comunicamos y no ayudamos a las personas que nos rodean a entender en qué estamos trabajando, ¿cómo podemos esperar que sepan cómo ayudarnos? Sé que a veces puede resultar complicado explicar en qué estamos trabajando, en particular a familiares y amigos que tal vez no estén en el sector y necesiten más explicaciones y contexto para poder entender el alcance de nuestros proyectos. Pero vale la pena tomarse el tiempo ahora para explicarlo. Te ahorrarás tiempo y estrés más adelante, cuando tengas prisa y necesites ayuda de último momento.

La siguiente idea es la que no solo te ayudará con tu evento virtual, sino que quizás sea uno de los pasos más impactantes que des en tu viaje personal, así que escríbelo y haz un plan para hacerlo.

Formar un grupo de expertos.

A diferencia de algunos de los grupos de mentes maestras pagos que puedes ver anunciados, donde pagas una tarifa para ser parte de la comunidad de otra persona y aprender de ella, un verdadero grupo de mentes maestras es un grupo pequeño de personas con ideas afines que se unen con un propósito común: ayudarse entre sí.

Los mejores grupos de expertos reúnen a personas que están en caminos similares, que no están muy lejos unas de otras en términos de progreso y que tienen similitudes variables en algunos rasgos específicos. En tu caso, querrás pensar en otras personas de tu sector, amigos y colegas con los que ya tienes conexión y con quienes compartes otros rasgos en común. Tal vez tengas tres o cuatro amigos en el sector y todos vivan en la misma ciudad, o todos sean padres… algo así.

Acérquese a las personas que tiene en mente y sugiera una reunión periódica en la que cada uno pueda compartir lo que está haciendo y con lo que está luchando y permita que todos los demás en el grupo opinen. Créame, el simple acto de hablar y compartir nuestras cargas con los demás es, en sí mismo, un alivio. Y, a menudo, cuando lo hacemos, las personas con las que hablamos podrán ofrecer consejos, sugerencias, asistencia o incluso referencias a otras personas, para ayudar a aliviar las cargas que llevamos.

Si quieres aprender más sobre cómo formar y estructurar un grupo de expertos, tengo un curso gratuito que puedes realizar enbloggingbrute.thinkific.com.

Otra idea que puedes tener en cuenta para ayudar a planificar y organizar tu evento virtual es incorporar a uno o más socios. Estos socios serían socios de participación plena, es decir, se espera que se hagan cargo de la carga de la planificación del evento a partes iguales, y que también compartan los beneficios de forma equitativa, ya sean ingresos, inscripciones o exposición.

Esto funciona especialmente bien cuando puedes identificar otra marca en tu sector que se dirige al mismo público que tú, pero que no tiene productos o servicios que compitan con él. Si, por ejemplo, quisiera organizar mi propio evento virtual en eventos virtuales, podría asociarme fácilmente con una plataforma de eventos virtuales para ayudar a planificar y organizar una cumbre virtual y ambos nos beneficiaríamos de la asociación.

¡Estoy seguro de que puedes pensar en varias marcas u otros consultores en tu nicho que podrían beneficiarse de un acuerdo de este tipo!

Las siguientes ideas requieren que asignes un presupuesto y simplemente tengas en cuenta que por cada dólar que inviertas, eso es una transferencia de energía y una oportunidad de enfocar tu atención en otra parte una vez que hayas realizado esa inversión.

Comienza por revisar todas las tareas que has determinado en tu plan de evento virtual y toma nota de aquellas que se podrían subcontratar fácilmente. ¿Necesitas diseñar y crear un montón de gráficos en masa? Por supuesto que sí. Pero, a menos que seas un diseñador gráfico o un experto en el uso de Easil, consigue que alguien de Fiverr te ayude con eso. También encontrarás expertos en Fiverr que pueden ayudarte con la creación de formularios de registro y páginas de destino, redacción de textos, correos electrónicos, promoción social y más.

También puedes recurrir a un asistente virtual (VA) para que te ayude con tareas repetitivas, como ingresar información sobre los oradores y las sesiones en tu plataforma de eventos virtuales desde una hoja de cálculo, o armar los kits de los oradores una vez que tengas todos los gráficos, enlaces para compartir y otros detalles. Lo ideal es que cada orador reciba un correo electrónico personalizado de tu parte que incluya todo lo que necesita saber y todas las formas en que puede ayudar a promocionar el evento, ya preparado y formateado para ellos. ¡Un VA puede encargarse de eso por ti!

Cuanto más grande sea su evento (cuantos más oradores, sesiones y patrocinadores tenga), más útil será un asistente virtual.

Hablando de grandes eventos… en algún momento, el tamaño y el alcance del evento simplemente requerirán personal de producción adicional.

¿Transmitirás sesiones en vivo? Si es así, ¿necesitarás un productor en vivo remoto? Si no tienes experiencia en eso, busca ayuda. Si planeas transmitir en vivo varias sesiones simultáneamente para un evento virtual de varias pistas, definitivamente necesitarás asistencia adicional de producción en vivo remota.

Si bien es posible contar con moderadores y anfitriones voluntarios, no dependa demasiado del personal voluntario cuando se trata de los elementos críticos de producción de su evento. No hay sustituto para una experiencia de transmisión en vivo profesional.

Si no está interesado en aprender todos los detalles de la producción de un evento virtual y tiene el presupuesto, existen agencias y consultores de eventos virtuales que pueden producir el evento por usted. Reúnase con ellos para analizar sus necesidades y determinar cómo pueden ayudarlo mejor.

Por último, puede ahorrar mucho tiempo y esfuerzo si contrata a un estratega de eventos virtuales para que lo capacite y lo guíe en las etapas iniciales de planificación. Un estratega le resultará de gran utilidad y lo ayudará a pensar en todas las tareas que deben realizarse, lo ayudará a priorizar, programar y delegar esas tareas, y le dará confianza en su dirección.

A veces, la ayuda que necesitamos es que alguien haga algo por nosotros. Otras veces, la ayuda que necesitamos es un mentor que pueda responder nuestras preguntas y ayudarnos a pensar y abordar un proyecto en particular. Si ese es el tipo de ayuda que desea para su próximo evento virtual, hablemos. Me encantaría explorar con usted cómo unDía de estrategia VIPPodría aliviar parte de su carga y ayudar a que su próximo evento virtual sea una cumbre con entradas agotadas.

Pero, ¿sabes?, a veces la ayuda que necesitamos es incluso más profunda. A veces lo que necesitamos es que alguien nos escuche y esté ahí para nosotros cuando realmente necesitamos desahogarnos.

Como cuando mi grupo de expertos de 360 ​​grados empezó a reunirse eneste año y nos apoyábamos mutuamente. Jenn Herman, Amanda Robinson y Stephanie Liu, las cuatro empezamos a reunirnos ese verano, solo una vez al mes, y empezamos a apoyarnos mutuamente. Creamos un grupo privado de Facebook y un chat de Messenger y, en poco tiempo, compartíamos y comentábamos los logros y las dificultades de cada una todos los días.

Cuando comencé a organizar eventos virtuales, me ofrecieron ideas, aliento y apoyo, lo cual fue vital en ese momento porque no tenía un equipo. Como organizador de eventos virtuales, definitivamente era un espectáculo unipersonal y aprecié profundamente tener eso.grupo de mentes maestraspara ayudarme.

Años después, seguimos siendo los mejores amigos, colegas y socios. Hemos creado grupos de miembros, hemos publicado un libro juntos y seguimos apoyándonos mutuamente a diario. Espero que sigas mi consejo y formes tu propio grupo de expertos. ¿Ya tienes uno? Deja un comentario en las notas del programa. Me encantaría saber qué significa tu grupo de expertos para ti.

Y con esto termina nuestra serie inicial sobre la estrategia para eventos virtuales. Seguramente volveremos a tratar algunos de estos puntos y abordaré otros aspectos de la estrategia para eventos virtuales en futuros episodios, pero por ahora, vuelve a escuchar estos primeros cuatro episodios, ahora que los has leído una vez. Determinar tu por qué, acotar tu enfoque, crear tu plan para eventos virtuales e identificar quién puede ayudarte te resultará aún más útil ahora que estás familiarizado con los conceptos.

En nuestros próximos episodios analizaremos algunas tácticas específicas que debes tener en cuenta a medida que avanzas hacia tu próximo evento virtual, comenzando con una consideración fundamental que muchos organizadores de eventos virtuales primerizos pasan por alto: tener un plan de respaldo.

Hablamos de nuevo pronto.

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Temporada 01 Episodio 10 del podcast Virtual Event Strategist

Por dónde empezar con tu plan de evento virtual para alcanzar tus objetivos.