Cómo organizar una feria comercial virtual

Ya sea una exposición virtual independiente o parte de una conferencia en línea más grande, una feria comercial virtual es una excelenteideatanto para las marcas como para los asistentes.

Recuerdo la primera vez que asistí a Content Marketing World eneste año y lo emocionado que estaba de caminar por el recinto ferial y ver todas las marcas y herramientas que estaban representadas. Sabía incluso antes de llegar que pasaría tiempo explorando cómo podía mejorar la pila de MarTech de la empresa en la que estaba en ese momento.

Una feria comercial virtual tiene la ventaja de brindar la misma vista rápida de herramientas potenciales o socios de marca, sin tener que caminar físicamente de un lado a otro, navegando entre personas y stands y viajando para llegar allí.

Por supuesto, existen otros beneficios para los asistentes y aún más beneficios de una feria comercial virtual para las marcas que participan. Primero abordaremos todos esos beneficios y luego analizaremos en detalle lo que debe tener en cuenta antes de planificar su feria comercial virtual para estar completamente preparado.

¿Qué es una feria comercial virtual?

A esta altura, todos hemos asistido a seminarios web, reuniones por Zoom, cumbres virtuales y conferencias en línea, pero una feria comercial virtual puede que todavía nos resulte un concepto extraño. En particular, si no hemos asistido a un evento presencial que incluya una sala de exposiciones o un área de stand patrocinado.

La idea es sencilla: organizar un evento en el que las marcas que puedan resultar útiles e interesantes para los asistentes también puedan estar presentes y ayudar a los asistentes a comprender lo que hacen. Las marcas suelen tener un stand de algún tipo que anuncia quiénes son y alguna solución clave que ofrecen para captar la atención y, a partir de ahí, pueden tener videos, folletos, catálogos, artículos promocionales (artículos gratuitos de marca) y, por supuesto, personal de ventas experto con el que hablar.

Son centros comerciales emergentes, enfocados y específicos.

CES (Consumer Electronics Show) es un excelente ejemplo de un evento cuyo foco es la feria comercial. Las marcas se reúnen para construir elaborados espacios de stands para atraer y mostrar las novedades de su mundo. ¡Y es muy divertido! Los asistentes pueden disfrutar de los últimos gadgets y la magia, todo en un entorno lleno de energía y sin presiones.

Una versión virtual de esa feria comercial, que por supuesto hicieron debido a la pandemia, contaría con la participación de muchas de las mismas marcas y proveedores, pero en línea. Se utiliza una plataforma de eventos virtuales que respalda una feria comercial virtual para brindarles a los asistentes representaciones visuales de cada marca y áreas para interactuar y relacionarse con los proveedores.

Beneficios de una feria comercial virtual

Entonces, ¿por qué virtual? ¿No es más divertido poder caminar y ser parte de las vistas y sonidos de una sala de exposiciones?

Sin duda, las ferias comerciales presenciales tienen valor, al igual que los eventos presenciales en general. Sin embargo, los eventos presenciales tienden a ser más costosos y demandan más tiempo para asistir y, para algunos asistentes, resultan totalmente prohibitivos en términos de costos.

No todo el mundo en el mundo puede darse el lujo de tomarse un tiempo libre y viajar a Las Vegas, Nevada durante unos días.

Por lo tanto, los eventos virtuales, incluidas las ferias comerciales virtuales, tienden a requerir menos tiempo y son menos costosos, lo que los hace ideales para atraer a un público más amplio y diverso. En un evento virtual, cualquier persona del mundo con acceso a Internet puede asistir. Y como una feria comercial, por definición, incluye una variedad de marcas patrocinadoras, normalmente son gratuitas o bastante económicas para los asistentes.

Son esencialmente imanes gigantes para clientes potenciales, por lo que las marcas generalmente prefieren que no haya ningún costo y, por lo tanto, ninguna objeción financiera para asistir.

Otro beneficio para los asistentes es que, al ser un evento virtual y totalmente online, las personas que tienen dificultades para lidiar con el ruido y la presencia de miles de asistentes se sienten más cómodas. No todo el mundo quiere estar rodeado de otras personas, más aún hoy después de la pandemia.

Las ferias comerciales virtuales son experiencias tranquilas para cada asistente individual, brindándoles la opción de asistir a un evento que normalmente evitarían.

Y como todos los proveedores participantes se muestran en línea, a solo unos clics de distancia unos de otros, generalmente es más rápido y fácil para los asistentes determinar qué marcas son de interés y hablar con ellas.

En un evento en persona, es posible que camines por el Expo Hall varias veces antes de sentir que has hablado con todos los que querías, ya sea porque no notaste esta o aquella marca, o tal vez cuando viste una marca con la que querías hablar, había una fila de personas, por lo que decidiste regresar más tarde.

Lo que me lleva a la gran cantidad de beneficios para los proveedores, empezando por esa visibilidad constante.

Cuando los asistentes lleguen a la plataforma del evento virtual y vean a los proveedores que participan en la exposición virtual, podrán ver rápidamente todas las marcas participantes. Incluso podrán filtrar y ordenar la vista en línea para acceder rápidamente a los tipos específicos de productos o soluciones que están buscando.

Y una vez que comienzan a visitar cada stand virtual, todo queda capturado por el análisis de la plataforma de eventos virtuales.

¿Alguna vez ha tenido un stand en un evento o exposición presencial? Ya sea una conferencia o una exposición comercial local, es la misma situación. Pasa incontables horas planificando, comprando, construyendo y atendiendo su stand de exhibición y, a lo largo del día, hablará con la gente, regalará cosas y hará que la gente se registre para lo que esté ofreciendo.

Sabrás cuántas personas se registraron porque tendrás su información de contacto.

• ¿Cuántas personas cogieron un volante o algún obsequio y se marcharon?
• ¿Cuántas personas se quedaron a distancia y vieron el vídeo en el televisor de tu stand?
• ¿Cuántas personas conocieron el nombre de su marca y servicio?

No tienes idea. No hay forma de medirlo en un evento presencial.

Sin embargo, en una feria comercial virtual sabes todo eso y mucho más.

Tu plataforma de eventos virtuales no solo te dirácuántosSi las personas hicieron clic en su stand virtual para obtener más información sobre usted, podrá ver sus nombres e información de contacto. Sabrá si vieron el video (si realmente lo vieron y durante cuánto tiempo). Sabrá si hicieron clic para descargar alguno de sus archivos PDF, publicaciones de blog u otros recursos, si solicitaron hablar con un representante e incluso un registro de su intercambio de chat.

Incluso sabrás quéotro¡Sesiones a las que asistieron!

Imagina poderCrea un perfil para tu equipo de ventas, después de un evento, de todas las personas que pasaron por su stand y, de esas personas, cuáles asistieron a sesiones que demuestran claramente que están interesadas en aprender cómo resolver los problemas que trata su marca.

Eso es poderoso.

Si participa en un evento virtual o una feria comercial de otra persona, es posible que le ofrezcan o no como patrocinador toda esa información. Es posible que no esté disponible para ellos o, lo que es más probable, que tenga un precio de patrocinio superior que usted no está dispuesto a pagar.

Pero si eres la marca que organiza el evento, tendrás todos esos datos y más, por eso estás pensando en planificar una feria comercial virtual para empezar, así que veamos cómo es eso.

Planificación de una feria comercial virtual

Al igual que cualquier otro evento virtual que queremos planificar, comenzamos hablando sobre elPor quéy elOMSEs fundamental que documentes el propósito de tu evento y tu público objetivo. De lo contrario, perderás el tiempo con un evento que no tiene un objetivo claro y que no interesa a nadie.

Si aún no lo has hecho, descarga elplan de evento virtualy escuchar episodiosunoydosdelPodcast del estratega de eventos virtualescomo base para determinar sus objetivos y audiencia.

Selección de plataforma para eventos virtuales

El siguiente paso es seleccionar una plataforma de eventos virtuales y, como sabes que estás organizando una feria comercial virtual, es evidente que necesitarás una plataforma que admita patrocinadores. ¡No todas las herramientas lo hacen!

Los asistentes deben poder ver fácilmente a todos los proveedores participantes y navegar hasta sus stands o sesiones o como sea que esté estructurando su evento.

A continuación, se muestra una lista de las mejores plataformas de eventos virtuales que admiten ferias comerciales virtuales y patrocinadores:

1. Encuentro aéreo
2. Gran marcador
3. Bizzabo
4. Convento
5. EventCombo
6. Deslizador
7. Espera
8. Hubilo
9. Altura
10. ON24
11. bucle de ganado
12. Remo
13. Dirige el mundo
14. Tarjeta de intercambio
15. ¡Vaya!

Es importante tener en cuenta que cuando hablamos de stands virtuales, nos referimos a espacios (es decir, páginas) dentro del lugar del evento virtual que están dedicados al patrocinador individual y que contienen su información. Por lo general, existen formas de personalizar estos stands virtuales con gráficos, videos y otros recursos, que normalmente son proporcionados por el patrocinador. Algunas plataformas incluso tienen una opción de autoservicio para los patrocinadores en la que puedes darles acceso y ellos pueden cargar todo por sí mismos.

Cuando llegue el momento de incorporar patrocinadores, estos son detalles que habrá resuelto con anticipación y que comunicará a sus proveedores y socios.

En la actualidad, la mayoría de las experiencias en plataformas de eventos virtuales siguen siendo interfaces de sitios web estándar y bidimensionales. Los asistentes ven listas o diseños de patrocinadores y navegan hasta la página en la que desean obtener más información. A medida que la tecnología mejora, se buscan cada vez más ferias comerciales virtuales que utilicen la realidad virtual y existan en el metaverso.

Niveles de patrocinadores de ferias comerciales virtuales

La siguiente consideración es cómo planea permitir que los proveedores participen. ¿Habrá una tarifa? El 65% de los organizadores de eventos aceptan patrocinios para sus eventos, y el paquete de patrocinio promedio para un evento virtual cuesta $8,456, según un informe reciente.Estadísticas de eventos virtuales.

¿Tendrá niveles de patrocinio que ofrecerán diferentes características y beneficios para diferentes inversiones?

Eso es ciertamente lo que recomiendo, pero también es por eso que siempre…Seleccione la plataforma del evento virtual antes de profundizar demasiado en los detalles del evento.Lo que puede y no puede ofrecer a los patrocinadores participantes depende en gran medida de las capacidades de la plataforma.

Algunas plataformas ofrecen diferentes tipos de experiencias de stand, de modo que puedes tener una versión básica y una opción más sólida y más costosa. Por ejemplo, un nivel de patrocinador Bronce podría tener un stand virtual con un video, algo de texto sobre la marca y enlaces para descargar material adicional, mientras que un nivel de patrocinador Plata podría incluir una sala de reuniones virtual para demostraciones y preguntas y respuestas en vivo. Tal vez con el nivel Oro, los patrocinadores puedan realizar una transmisión en vivo desde su stand y emitir una notificación para todo el evento de que están a punto de transmitir.

También puede incorporar elementos que no sean de stand en los distintos niveles de patrocinio, incluida la visibilidad de la marca en otras partes del lugar del evento (colocación del logotipo), menciones por correo electrónico, correos electrónicos dedicados, pistas o sesiones patrocinadas o charlas de mesa y espacios para hablar en contenido patrocinado.

¡Espere cobrar entre cientos de dólares y decenas de miles de dólares, dependiendo del tamaño y el alcance de su evento, qué tan específica sea la audiencia y los beneficios que esté ofreciendo!

Si bien puedes compartir los datos de los asistentes con los patrocinadores cuando estos visitan voluntariamente su stand, es más problemático ofrecer y compartir esos datos para el evento en general. Hablaremos más sobre esto en un momento, pero ten en cuenta que la cantidad de datos de los inscritos que compartas también se puede especificar dentro de tus niveles de patrocinio.

Atraer e incorporar patrocinadores

Una vez que tenga su plan en marcha y esté comenzando a desarrollar el sitio web y el lugar de su feria comercial virtual, es hora de comenzar a atraer proveedores para que participen.

Querrá tener algunos elementos adicionales en su lugar antes de llegar a otras marcas.

1. Plantilla de divulgación– estos son algunos párrafos de texto que puedes incluir en un correo electrónico, una carta o un mensaje directo, explicando al posible proveedor qué y cuándo es tu evento, a quién te diriges y cómo se beneficiarán. Deja los costos y otros detalles de lado por ahora. Esa es información que puedes compartir en una llamada de descubrimiento.
2. Baraja de patrocinio– este es un PDF o página web que describe de manera clara y profesional todos los detalles, incluida la audiencia objetivo y la información demográfica disponible, eventos pasados ​​si corresponde, niveles de patrocinio con sus beneficios y costos completos, socios existentes si corresponde, otras marcas u oradores o personas influyentes involucradas con su evento si corresponde, y visualización de cómo se propone lucir el evento.
3. Acuerdo de patrocinio– debe haber un acuerdo entre sus otras marcas y su organización que describa todo lo que se espera y cuáles son las ramificaciones bajo cualquier circunstancia.
4. Facturación– si bien la mayoría de las empresas ya cuentan con sistemas de facturación implementados, si este es su primer evento y no lo organiza directamente una empresa existente, es posible que necesite configurar sistemas bancarios y de facturación.
5. Kit de incorporación de patrocinadores– una vez que su patrocinador firma el contrato y paga su factura, debe integrarlo, y eso incluirá volver a comunicar las fechas, proporcionar acceso a la plataforma y compartir documentación sobre los activos específicos necesarios de cada patrocinador.

Por cierto, debería indicarse claramente en el Acuerdo de Patrocinio y el Kit de Incorporación que es elpatrocinadorQuién es responsable de crear todos los gráficos y los recursos necesarios para su stand virtual, al igual que es su responsabilidad diseñar, comprar y ensamblar un stand físico en un evento presencial.

Si tiene previsto compartir los datos de los participantes con los patrocinadores, la legislación internacional (es decir, el RGPD) exige que los asistentes sean conscientes de esa posibilidad y consientan que se comparta su información durante el proceso de registro mediante una opción de aceptación. A continuación, los factores que determinan qué participantes se comparten con qué patrocinadores deben indicarse en el acuerdo y volver a indicarse durante la incorporación para que haya total transparencia y claridad.

Comercialización de su feria comercial virtual

En general, comercializar una feria comercial virtual será como comercializar un evento virtual en general, con gran parte de la misma promoción orgánica, marketing de influencia, marketing por correo electrónico y comunitario, y medios pagos.

Y tendremos muchos artículos y episodios de podcast que profundizarán en los próximos temas.

Pero ¿qué tiene de diferente o de único una feria comercial virtual?

Para empezar, has incorporado otras marcas al evento y, aunque puede ser una asociación paga, puedes crear expectativas y oportunidades para que compartan su participación.

Por ejemplo, podrías tener ciertos requisitos promocionales en niveles de patrocinio más bajos, como un descuento implícito. Un patrocinador de nivel Bronce podría obtener ciertos beneficios, pero también podría estar obligado a enviar un correo electrónico a su audiencia. Y así sucesivamente.

Si puede realizar un seguimiento de las referencias individuales, es decir, saber exactamente cómo un determinado solicitante de registro se enteró y se inscribió en su evento (es decir, enlace de afiliado), puede gamificar los niveles de registro para los patrocinadores y ofrecer igualarlos y multiplicarlos.

Por ejemplo, un patrocinador que te envía 100 inscriptos podría recibir 100 inscriptos diferentes a cambio después del evento. Si te envía 250, podrías compartir el doble de esa cantidad, y si te envía 500 inscriptos, tal vez obtenga acceso a la lista completa de inscriptos. Puedes ajustar y escalar los valores para que se adapten a las necesidades de tu propio evento.

También es inteligente darse cuenta de que, desde la perspectiva de la marca, pueden promocionar su compromiso con el evento y la comunidad, así como alentar a los posibles miembros de su propia audiencia a asistir y tener la oportunidad de obtener más información. Por lo tanto, proporcióneles gráficos que lo comuniquen.

Con demasiada frecuencia, los organizadores de eventos virtuales no crean gráficos para los patrocinadores o, si lo hacen, son gráficos genéricos que se centran en el evento y son de poca utilidad para el socio de marca. ¿Qué sucedería si, en cambio, creara una serie de plantillas de gráficos para socios y las personalizara para cada socio participante que pudieran usar en sus canales sociales, fotos de portada, correos electrónicos y anuncios, donde se indique su evento pero la marca y su mensaje sean lo más importante?

Cuando organicé el patrocinio de Agorapulse de Social Media Marketing World, uno de los eventos más importantes de la industria de las redes sociales, hice que mi equipo diseñara nuestros propios gráficos para todos nuestros canales que dejaban en claronosotrosFueron los principales patrocinadores presentadores del evento y por qué.

Promocionamos el evento, por supuesto, pero también promovimos que estaríamos allí y que apoyaríamos a toda la comunidad en torno a ese evento.

No todas las marcas tendrán los recursos o la perspectiva para hacer esto, pero si lo haces por ellas y les proporcionas los activos, ¡los usarán!

Y asegúrese de hacerlo lo más fácil posible para las marcas incluyendo copia, enlaces de seguimiento y una carpeta en la nube con todos los activos disponibles durante su incorporación.

CONSEJO PROFESIONAL:Utilice un CRM como HubSpot para recopilar y almacenar información de proveedores y socios, e incluya propiedades personalizadas para realizar un seguimiento de los enlaces y otra información que tendrá cada proveedor, pero que será única para cada proveedor. Luego, puede enviar actualizaciones por correo electrónico atodo¡Vendedores a la vez y de forma dinámica incluyen sus enlaces de seguimiento únicos o cualquier cosa que desee compartir!

Próximos pasos

En este punto, si se siente seguro y entusiasmado por planificar su feria comercial virtual, le recomiendo que se asegure de haber escuchado los primeros cuatro episodios del podcast Virtual Event Strategist. Están diseñados para ayudarlo con las preocupaciones y sentimientos de agobio más urgentes:

1. Estrategia para eventos virtuales: tu “por qué” es la razón por la que no estás concentrado
2. Estrategia de eventos virtuales: cómo acotar el enfoque para lograr objetivos más amplios
3. Estrategia de eventos virtuales: cómo empezar con los eventos gigantescos
4. Estrategia de eventos virtuales: cómo reunir recursos que le ayuden

Al final de esa serie, estarás en una excelente posición para desarrollar tu estrategia completa de eventos virtuales.

Sin embargo, si ya sientes que tu evento virtual…en realidadNecesita un guía profesional,Vamos a hablarReservo algunos días al año para ofrecer a clientes selectos un día de estrategia VIP en el que pasamos de 4 a 6 horas respondiendo todas las preguntas, analizando cada táctica y desarrollando una estrategia ganadora para su evento. Saldrá de ese evento virtual intensivo sabiendoexactamenteLo que debes hacer para garantizar que tu evento sea un éxito.

Comprenda todos los beneficios de los eventos virtuales, incluidos clientes potenciales, ventas y más.

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