7 razones por las que deberías usar Evernote en tu pequeña empresa

Evernote es solo una de las muchas aplicaciones de productividad que debería tener en su arsenal de pequeñas empresas. A esta altura, probablemente haya escuchado que puede ayudarle a “grabar todo” y ser más productivo. Y eso es verdad.

Evernote también te permite ahorrar tiempo. Tiene una función de búsqueda muy potente, por lo que todo lo que necesitas hacer es crear etiquetas (o palabras clave) sencillas y fáciles de recordar que te ayudarán a encontrar rápidamente lo que quieres cuando lo necesitas.

Otra cosa buena de Evernote es que es el chico popular del barrio con el que todo el mundo quiere pasar el rato. Básicamente, no hay escasez de aplicaciones con las que se integra. Por lo tanto, es probable que tu aplicación favorita combinada con Evernote te facilite mucho la vida y te ayude a hacer más cosas.

Pero eso no es todo lo que puede hacer por ti. Consulta estas siete razones por las que deberías usar Evernote ahora mismo.

7 razones por las que deberías usar Evernote en tu pequeña empresa

Cuando piense en Evernote, tenga en cuenta las “3 P” que pueden ayudarle a administrar: Papel , Productividad , y Gente. Esta aplicación versátil puede ayudarle a reducir su dependencia del papel, permitirle colaborar con otros y aumentar su capacidad para hacer las cosas.

Papel

1. Olvídate del papel

El papel puede infiltrarse en su oficina si no lo clasifica, lo elimina y lo archiva de manera sistemática. Entonces, ¿por qué no dejar de usar papel? Por supuesto, es poco probable que nunca necesites una copia impresa de un documento, pero puede reducir la cantidad de papeles que tiene que manejar de manera habitual.

Deja que Evernote haga un poco del trabajo pesado por ti. Simplemente escanea (es decir, toma una foto de tu documento) y adjúntala a un cuaderno de tu elección. Luego, destruye o recicla la copia impresa (si realmente no la necesitas). Al mantener tus documentos en Evernote, no tendrás que dedicar tiempo innecesario a crear una estructura de carpetas (como lo harías con tus archivos en papel).

¿Recuerdas las etiquetas que mencioné antes? Aquí es donde entrar en juego. Escribe tu palabra clave para recuperar de forma rápida y sencilla el archivo que estás buscando, incluso si tienes todo guardado en un cuaderno.

Considere guardar estos documentos en Evernote:

• Tarjetas de presentación
• Recibos de negocios
• Notas
• Manuales
• Instrucciones
• Invitaciones
• Partituras
• Bocetos
• Manuscritos

2. Conserva los documentos importantes

Ahora que ya sabes que puedes reducir tu dependencia del papel, es hora de empezar a pensar en guardar documentos importantes en Evernote. Por ejemplo, puedes almacenar y acceder a los documentos de políticas de tu empresa. Con Evernote Business, no solo puedes guardar la información que necesitas, sino que también puedes colaborar con los miembros de tu equipo, incluso si solo estás tú y tu asistente virtual (por ahora).

¿Sabías que también puedes guardar los contratos firmados en Evernote? Si utilizas Adobe EchoSignoDocuSignCualquier contrato firmado digitalmente se puede enviar automáticamente a Evernote para almacenarlo. Una vez que configures tu configuración, tendrás una “copia de seguridad” de los contratos firmados con tus clientes a tu disposición.

Estos son solo dos tipos de documentos que puedes guardar. A continuación, te mostramos algunos más:

• Declaraciones de misión y visión
• Plan de negocios
• Informes trimestrales y anuales
• Propuestas
• Actas de reuniones
• Acuerdos de asociación
• Testimonios
• Correos electrónicos (sí, puedes recortar correos electrónicos usando Web Clipper)
• Hojas de datos y gráficos

Productividad

3. Crea publicaciones de blog

Evernote es un excelente repositorio para recopilar ideas para blogs y darles forma. Si encuentras recursos y artículos que respalden tus publicaciones, puedes adjuntarlos a una nota específica oa tu cuaderno de “Ideas para blogs”.

También puedes completar el proceso de escritura en Evernote (de hecho, esta publicación completa se escribió en Evernote). Una de las ventajas de escribir publicaciones en Evernote es que tienes las mismas herramientas de formato con las que ya te conoces, como el estilo de texto (negrita, cursiva, subrayado), la creación de listas con viñetas, la inserción de tablas, la función de arrastrar y soltar, y más.

¿Recuerdas documentos esos importantes que te pedí que guardaras en Evernote? ¿Por qué no guardas allí también tu contenido imperecedero? Será fácil localizarlos y podrás compartirlos en tus redes sociales una y otra vez.

Lo mejor de todo es que Evernote es portátil. No importa dónde esté tu oficina (como en el aeropuerto o en la cafetería de la esquina), siempre tendrás acceso a la aplicación, incluso cuando no tengas tu computadora portátil contigo. Todo lo que tienes que hacer es abrir la aplicación móvil en tu teléfono inteligente o tableta y comenzar a escribir esa publicación.

4. Crear plantillas

Evernote es un excelente lugar para “liberar el cerebro” y tomar notas en una conferencia, pero es aún mejor para almacenar y recuperar plantillas que usas a menudo.

Por ejemplo, yo guardo el guion de mi teleclase mensual en Evernote, en una libreta propia. La estructura de la clase suele ser siempre la misma, por lo que tener una plantilla lista para actualizar significa que no tengo que empezar desde cero todos los meses.

Aquí hay otros tipos de plantillas que puedes crear:

• Introducción y esquema del podcast
• Notas del programa
• Esquema de presentación
• Respuestas por correo electrónico (respuestas predefinidas)
• Acuerdo de consultoría
• Formulario de admisión de nuevos clientes
• Acuerdo de confidencialidad
• Lista de tareas

Crear y almacenar plantillas en Evernote te permitirá ahorrar tiempo para que puedas dedicarte a hacer tu trabajo. Y una forma de asegurarte de que eres productivo es…

5. Crea listas de verificación y recordatorios

Si siempre escribes en papeles o notas adhesivas, Evernote puede salvarte de un sistema que probablemente fallará. Las probabilidades de perder esos trozos de papel son altas, pero cuando creas tu lista de tareas en Evernote, tendrás tus proyectos y cosas por hacer contigo dondequiera que vayas.

Simplemente haga clic en el botón “Insertar tarea pendiente” para generar casillas de verificación (tantas como desee) en las que puede hacer clic cada vez que complete una tarea.

Puedes crear cualquier tipo de lista:

• Tareas pendientes (empresariales o personales)
• Hecho (logros)
• Deja de hacer (distracciones)
• Planificación de proyectos
• Tareas del proyecto
• Viajes/embalaje
• HTML (¡el código que siempre necesitas pero que nunca logras recordar!)
• Lectura de negocios

Y si necesitas recordarte que debes hacer algo antes de una fecha límite específica, establece un recordatorio. Los trozos de papel no pueden hacer eso por ti, pero Evernote sí.

Gente

6. Colabora con tu asistente virtual

Una de las funciones más útiles de Evernote es que te permite compartir tus cuadernos. Esto significa que puedes colaborar con socios comerciales, colegas o tu asistente virtual sin tener que enviarse una montaña de correos electrónicos.

Ah, ¿y esta publicación? No solo la escribí íntegramente en Evernote, sino que también la compartí con Mike cuando terminó de escribirla para que la revisara, hiciera preguntas y, finalmente, la subiera. ¿Ves? Es muy fácil.

7. Guarda tus tweets favoritos

Ya mencionó que Evernote funciona bien con varias otras aplicaciones. Si esto entonces aquello(IFTTT) es una de esas aplicaciones. ¿Cómo las usarías juntas?

Si eres como yo y quieres volver a leer los artículos que compartió alguien a quien sigues en Twitter, probablemente marques esos tweets como “favoritos”.

Encontrar tus tweets favoritos después de que se hayan publicado puede ser una pesadilla. Si alguna vez intentaste buscar en Twitter ese artículo o enlace, sabes que puedes terminar en un agujero negro que te consume por completo. Pero puedes usar IFTTT para guardar esos tweets en un cuaderno IFTTT en Evernote.

Esto también te permite ahorrar mucho tiempo. Y, una vez que hayas leído el artículo, puedes enviarle un tuit de agradecimiento (o una pregunta) a la persona que lo compartió. Consigue la receta de IFTTTPara probarlo (necesitarás registrarte primero).

Estas son solo algunas de las razones de peso por las que Evernote debería ser una herramienta en tu caja de herramientas empresariales. Pero estoy seguro de que hay mucho más. ¿Cuál es tu función favorita de Evernote? Compártela en los comentarios.

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