Cómo planificar con éxito un evento virtual
La clave para lograr un evento virtual exitoso, ya sea que organices un seminario web, una transmisión en vivo, una reunión, una feria comercial o una cumbre en línea, es tener una estrategia bien pensada. Tu plan de evento virtual comenzará y terminará teniendo en cuenta tu estrategia.
El problema, en particular para quienes planifican eventos virtuales por primera vez, es saber por dónde empezar. Hay una increíble cantidad de piezas en movimiento y un sinfín de tareas de Asana por delante, lo que hace que sea extremadamente difícil priorizar correctamente el trabajo y las decisiones.
¿No sería genial si hubiera un atajo para aprender a planificar un evento virtual?
¿Qué le parecería poder dedicar tan solo 60 minutos a lograr una base sólida en la planificación de eventos virtuales que le ahorrará horas y horas de falsos comienzos y luchas en las próximas semanas?
“Si no te preparas, te estás preparando para fracasar”.Benjamín Franklin
Y lo que es más importante, ¿puedes imaginar cuánto más exitoso será tu evento y cuánto menos estresado te sentirás cuando tengas una hoja de ruta hacia los resultados frente a ti?
Eso es exactamente lo que vas a lograr hoy.
Ya sea que este sea su primer evento virtual o el décimo, esta guía lo ayudará. Pero es especialmente adecuada para directores de marketing, gerentes de marketing, gerentes de ventas y otros ejecutivos de marketing a quienes se les ha encomendado organizar un evento virtual para ventas y generación de clientes potenciales… y no saben por dónde empezar.
Primer paso de cómo planificar un evento virtual
Conozca su porqué
¿Por qué planeas organizar un evento virtual? ¿Qué esperas lograr? ¿A quién esperas llegar?
Si aún no has pensado en estas preguntas, ¡ahora es el momento! Afortunadamente, el primer episodio del podcast te ayuda a enmarcar estos ejercicios y a posicionarte bien para comenzar a planificar tu evento virtual correctamente.
“Cada minuto que dedicas a planificar ahorras 10 minutos en la ejecución; ¡esto te da un retorno de energía del 1000 por ciento!” ―Brian Tracy
He aquí por qué es importante.
Una vez que determine, de manera muy específica e inequívoca, por qué está organizando un evento virtual y qué es lo que desea lograr, todas las demás preguntas y decisiones que surjan durante el proceso de planificación tendrán un punto de referencia fácil.
¿Te gustaría convertir el evento en un juego y ofrecer premios a los asistentes más participativos? Es una gran idea. ¿Cómo nos ayuda eso a lograr nuestra visión?
Oh, la plataforma de eventos virtuales que estamos considerando cuesta más de $10,000 por una licencia anual, debido a estas características. ¿Son fundamentales para el éxito de nuestro evento y para alcanzar nuestras metas? Si es así, genial, busquemos el presupuesto. Si no, ¿cuáles son nuestras alternativas?
Si su equipo está utilizandoMetodología OKREsto debería sonar familiar.
OKR significa Resultado Clave Objetivo y es un marco de gestión para ayudar a los equipos a ver la visión y los objetivos de la empresa y crear sus propios objetivos e iniciativas alineadas.
Básicamente, la empresa tiene un pequeño conjunto de objetivos muy específicos con resultados mensurables muy específicos asociados a ellos. Luego, los distintos equipos y departamentos elaboran sus propios objetivos que respaldan a la empresa (objetivos), los indicadores que creen que pueden alcanzar para seguir el progreso hacia esos objetivos (resultados clave) y los proyectos específicos en los que planean trabajar que darán como resultado esos resultados clave (iniciativas).
Con este proceso implementado, cada miembro de la empresa puede ver el conjunto completo de objetivos corporativos, así como en qué están trabajando su equipo y otros equipos. Si un empleado quiere trabajar en una nueva iniciativa, existen puntos de referencia establecidos para que el empleado y su gerente se pregunten: ¿cómo esta nueva iniciativa respalda nuestros objetivos este trimestre?
Porque si no es así, si trabajar en ese proyecto no va a generar los resultados clave por los que se le pide que rinda cuentas, ¿es ahí donde debería invertir su tiempo y recursos?
Probablemente no.
Sin esta estructura, con demasiada frecuencia los empleados tendrán una idea de algo interesante que hacer y simplemente lo harán. Quizás incluso con la bendición de su gerente, porque no había un marco establecido para garantizar que cada iniciativa se considere e implemente teniendo en cuenta el panorama general de la empresa.
Planifique un evento virtual de la misma manera. Comience con su Por qué, su Propósito… su Visión… cree metas y métricas específicas que definirán el éxito para usted y su cumbre en línea, luego asegúrese de que el resto del plan y la estrategia del evento virtual respalden esa visión.
Escuche el episodio completo del podcast Virtual Event Strategist,Estrategia para eventos virtuales: tu “por qué” es la razón por la que no estás concentrado:
Segundo paso de cómo planificar un evento virtual
Define tu audiencia
¿A quién, en concreto, se dirige su evento virtual? ¿Sabe con qué están lidiando? ¿Ha identificado qué?su¿Cuáles son las metas y objetivos?
¿Ha pensado si existe una diferencia entre las personas que utilizan su producto o servicio y las personas que son responsables de decidir si pagar o no por él? ¿Son los que toman las decisiones en su audiencia diferentes de sus usuarios?
He aquí por qué es importante.
Si no se ha tomado el tiempo para definir su público objetivo, la estructura y el contenido de su evento, y todos los mensajes de marketing que cree para su evento tendrán que ser vagos y desenfocados.
No puedes ser todo para todos.
“No podemos conducir a las personas; debemos dirigir su desarrollo” –Henry Gantt
En lugar de eso, deberías tener perfiles de clientes ideales (ICP) definidos para tu negocio y perfeccionados para una cumbre en línea. De esa manera, cuando comiences a planificar un evento virtual, sabrás exactamente para quién lo estás planeando. Podrás seleccionar un tema y tópicos, buscar oradores, escribir el texto de la página de destino y más… todo con ese ICP objetivo en mente.
Como resultado, todo su evento seráresonarcon todos dentro de esoaudiencia a la que llegas.
Sus anuncios serán más efectivos, atraerá un mayor número de personas registradas y esas personas serán clientes potenciales de mucha mayor calidad para su negocio.
Escuche el episodio completo del podcast Virtual Event Strategist,Estrategia de eventos virtuales: cómo acotar el enfoque para lograr objetivos más amplios:
Paso tres de cómo planificar un evento virtual
Organizar
Una vez que tengas tus metas y objetivos establecidos, y sepas a quién te diriges, es hora de organizarte.
Necesitas tener un plan completo y documentado para el evento virtual, con todas tus estrategias y tácticas delineadas. Pero eso no puede ser simplemente una lista gigante de cosas por hacer en un cuaderno sobre tu escritorio. Vas a tener que gestionar este evento virtual como un proyecto completo, y eso requiere un sistema de gestión de proyectos.
He aquí por qué es tan importante.
Cuando comencé a planificar eventos virtuales, ciertamente tenía los medios para escribir todas mis ideas, notas y tareas. La herramienta que suelo utilizar para tomar notas esEvernoteY a eso recurrí.
Cada vez que surgía algo nuevo o tenía una idea nueva, se agregaba a la lista creciente en Evernote.
El problema es que los eventos virtuales son proyectos enormes y, si todo lo que haces es enumerar todas las tareas que debes realizar en una nota periódica, será abrumador e inutilizable.
En cambio, si utiliza un sistema de gestión de proyectos comoAsana, puedes crear proyectos, tareas y subtareas, y si tienes un equipo, que es el siguiente tema, puedes asignar tareas y crear visibilidad sobre lo que estás trabajando para todos.
“Antes que nada, la preparación es la clave del éxito”.Alexander Graham Bell
Cubrimos las herramientas y las tácticas que puedes emplear para tomar en serio la gestión de proyectos en este tercer episodio del podcast.
Escuche el episodio completo del podcast Virtual Event Strategist,Estrategia de eventos virtuales: cómo empezar con los eventos gigantescos:
Paso cuatro de cómo planificar un evento virtual
Recopilar recursos
Si trabajas para una gran empresa y tienes un equipo que depende de ti y que puede ayudarte, o contratistas a los que puedes recurrir, es genial. Será un gran alivio poder externalizar parte del trabajo y contar con otras personas para obtener ideas y ayuda.
De hecho, es fundamental y un requisito que cuentes con ayuda. No puedes planificar un evento virtual por tu cuenta.
Pero espera, ¡hay buenas noticias! Tienes más ayuda de la que crees.
Sé que ahora mismo quizás estés preocupado de que eres solo tú, no hay equipo, no hay presupuesto para contratistas y aquí estoy yo diciéndote que no hay forma de que puedas lograr esto.
Está bien, puedes con esto.
La cuestión es que, incluso si realmente no hay nadie más que pueda ayudarte con un evento virtual, sin duda hay otras personas en tu trabajo o en tu vida que pueden ayudarte con otras cosas, lo que te da más ancho de banda para concentrarte en ejecutar tu estrategia de evento virtual.
“La mayoría de las personas nunca alcanzan sus metas porque no las definen ni las consideran creíbles o alcanzables. Los ganadores pueden decirte a dónde van, qué planean hacer en el camino y quién compartirá la aventura con ellos”.Denis Waitley
Eso es lo que te explico en el cuarto y último episodio de esta serie y, créeme, hay lecciones aquí que puedes aplicar a todos los aspectos de tu vida personal y profesional.
Escuche el episodio completo del podcast Virtual Event Strategist,Estrategia de eventos virtuales: cómo reunir recursos que le ayuden:
Próximos pasos
Una vez que haya escuchado cada uno de los episodios anteriores, tendrá una base sólida sobre cómo desarrollar su propio plan y estrategia de eventos virtuales.
Si aún no lo has hecho,Descarga el plan de evento virtual gratuitopara que puedas documentar todas tus ideas y planes, y tener un libro de trabajo que te guíe en el proceso de toma de decisiones para tu evento.
Hazlo y ya estarás años luz por delante de donde estabas y de donde se encuentran la mayoría de los organizadores de eventos virtuales primerizos.
Luego, puede comenzar a buscar en todos los demás artículos y recursos aquí para ayudarlo a descubrir qué tipos de sesiones puede programar, cómo debería lucir su evento, cómo manejar a los oradores y más.
Sin embargo, si no tiene tiempo para todo eso. Si su organización le ha asignado un objetivo estratégico y no puede pasar semanas revisando artículos, videos de YouTube y libros, conversemos por teléfono y analicemos sus opciones. Ya sea que necesite una hora de asesoramiento o un día completo dedicado a usted y a su evento,Vamos a hablar.
No dejes para último momento la planificación de tu evento virtual. ¡Empieza ya!
Un buen consultor puede ofrecer valiosos consejos y orientación, mientras que uno malo puede causar problemas y dolores de cabeza.
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