Cómo replicar el networking presencial en eventos virtuales
Antes de la pandemia, la creación de redes para eventos virtuales rara vez era una prioridad para las marcas y los organizadores de eventos, y normalmente se limitaba a un chat de texto durante una presentación en video. De manera similar a cómo los espectadores pueden sintonizar un Facebook Live y conversar en el chat con otros espectadores, la mayoría de los eventos virtuales ofrecían poco más en términos de interacción y creación de redes con otros asistentes.
Pero luego, eneste año, prácticamente todos los eventos presenciales se cerraron o se convirtieron en virtuales, y eso generó una increíble cantidad de innovación. Si bien algunos proveedores de SaaS y plataformas de eventos virtuales ya habían estado trabajando en formas de hacer que estas cumbres y conferencias en línea fueran más atractivas, hubo una necesidad repentina dereproducir exactamenteLas cosas que hicieron que los eventos en persona fueran especiales.
Las oportunidades de establecer contactos, de crear lo que me gusta llamar “Momentos Mágicos”.
En un evento reciente de la comunidad Airmeet hablé sobre la importancia de los momentos mágicos y sobre cómo los organizadores de eventos tienen la obligación de crear espacios y oportunidades para que estos momentos se produzcan. Si se trata de un evento presencial, estamos hablando de pausas para establecer contactos entre sesiones que les den tiempo a los asistentes para pasar el rato en los pasillos y hablar con otros asistentes o con el orador, y otras situaciones similares.
Pero si los asistentes se conectan en línea desde sus hogares u oficinas remotas, ¿cómo se puede replicar el networking en persona en los eventos virtuales? No se puede simplemente anunciar una pausa para hacer networking, ya que para la mayoría de los asistentes no hay nadie más en su ubicación con quien hacer networking.
Afortunadamente, las plataformas de eventos virtuales hoy en día hacen que sea increíblemente fácil facilitar oportunidades de networking. De hecho, voy a compartir ocho formas diferentes, usando la plataforma Airmeet como ejemplo, con las que puedes fomentar el networking para eventos virtuales.
- Redes de velocidad
- Charlas de mesa
- Fiestas de cócteles
- Sesiones de trabajo en grupo
- Chat de sesión
- Perfiles dedicados y mensajería directa
- Charla de eventos
- Reuniones privadas
Si bien hay varias plataformas de eventos virtuales que puede optar por utilizar hoy, muchas de las cuales incluyen algunas o todas las siguientes características,Airmeet es la plataforma con la que he tenido más y mejor experiencia., y la solución que recomiendo a las marcas cuando les aconsejo cuál es la mejor manera de proceder con su próxima cumbre o conferencia en línea. Ese será el ejemplo que utilizaré a lo largo de todo el artículo. Si tienes o prefieres una plataforma de eventos virtuales alternativa, simplemente comprueba si ofrecen una función similar o pregúntame en los comentarios a continuación.
Redes de velocidad
Es posible que nunca hayas participado en una cita rápida, pero probablemente estés familiarizado con el concepto. Las personas se juntan con otra persona para hablar y, después de un tiempo determinado, pasan a la siguiente persona, y cada vez comparten un poco sobre sí mismos para despertar el interés en la otra persona.
El Speed Networking para eventos virtuales funciona según el mismo principio: los asistentes se emparejan aleatoriamente con otros asistentes y tienen una cantidad de tiempo determinada para hablar entre ellos; luego, se los empareja automáticamente con otra persona, una y otra vez, hasta que finaliza la sesión.
Como organizador del evento virtual, puede decidir de antemano cuánto tiempo desea asignar a la sesión de networking rápido, cuánto tiempo dejar que cada pareja hable e incluso darles algunas indicaciones sobre temas para discutir o preguntas para hacer.
Aquí te explicamos cómo configurarlo en Airmeet.
Airmeet tiene dos tipos de eventos: Social Meetup y Conference. Social Meetup es ideal para seminarios web, reuniones virtuales y otros tipos de eventos breves de una sola sesión, mientras que Conference está diseñado para eventos virtuales de varias sesiones e incluye soporte para stands de patrocinadores y más. Ambos planes admiten una opción de Speed Networking que se ofrece como un tipo de sesión.
Desde el panel de control de tu evento, haz clic en Programar y verás las sesiones y actividades que hayas programado hasta el momento para el día de tu evento. Airmeet programará una sesión de bienvenida de forma predeterminada a la hora de
Las charlas de mesa son una excelente manera de fomentar la creación de redes para eventos virtuales. Crean grupos pequeños, generalmente en torno a un interés o experiencia compartida, lo que brinda a cada participante una base inmediata para entablar relaciones sobre la que construir.
Representada como mesas y sillas bidimensionales, la plataforma mostrará a los asistentes una etiqueta para cada mesa que usted, el organizador del evento, haya determinado, así como para cualquier otro asistente que ya esté sentado allí. Una vez que se unan a una mesa, el asistente participará en una videollamada grupal con un número limitado de participantes y tendrá la oportunidad de conocer y hablar con otros asistentes directamente, tal como lo harían en un evento en persona.
La primera clave para organizar charlas de mesa exitosas en un evento virtual es determinar de antemano los temas para cada mesa y etiquetarlos en consecuencia. Estos deben ser temas que no solo sean de interés para los asistentes, sino que muchos asistentes tengan preguntas reales y quieran hablar con otros asistentes sobre sus experiencias.
Por ejemplo, en nuestro próximo evento virtual para agencias de marketing, Agency Summit ’22, una de las mesas que probablemente crearemos será una para Live Video Shopping donde los propietarios de agencias podrán unirse y hablar entre ellos sobre cómo están trabajando o desean trabajar con sus respectivos clientes para respaldar las compras en vivo en Facebook, Instagram, Amazon, etc.
La segunda clave es contratar a un moderador o anfitrión de mesa. Esta persona no tiene que ser un orador en su evento, aunque es bueno darle un trato similar al de un orador en la promoción y los materiales de su evento virtual, ni tampoco tiene que tener material preparado. Simplemente debe ser alguien con experiencia en el tema y un interés declarado en hablar sobre ese tema con otros asistentes.
En mi ejemplo de videoconferencia virtual, probablemente le pediría a una experta como Stephanie Liu que sea la anfitriona de la conversación. Le diría cuándo debe estar allí y ella simplemente estaría en esa mesa durante el tiempo designado para las conversaciones para ayudar a dar la bienvenida a otros asistentes interesados y guiar la conversación. Tener un anfitrión de mesa garantiza que cuando los asistentes lleguen al salón, verán inmediatamente al menos a una persona en cada mesa, lo que reducirá la fricción al unirse y participar.
Lo que nos lleva a la tercera y última clave: establecer un horario designado para las charlas en la mesa. Si bien las mesas pueden estar allí para que los asistentes y los oradores las utilicen durante el día como lo consideren conveniente, al igual que un evento presencial, su evento virtual será más exitoso si determina estratégicamente un horario para las charlas en la mesa y lo agrega al cronograma.
Airmeet lo hace súper fácil.
Primero, ve a tu agenda y agrega una nueva actividad, y simplemente selecciona la opción Break. Luego puedes editar el nombre para que sea Table Talks o lo que quieras, e incluso agregar instrucciones dentro de la descripción para invitar a los asistentes a dirigirse al Lounge y buscar un tema de interés para discutir.
Ahora, dirígete al salón dentro de tu evento actual y verás la configuración predeterminada de las mesas. Puedes agregar o eliminar las mesas disponibles inicialmente, ajustar la cantidad de asientos para cada una y cambiar las etiquetas. Incluso puedes agregar imágenes, que podrían ser una excelente pista visual sobre el tema o incluso una oportunidad para el patrocinio de la marca.
Puede crear docenas de mesas y las mesas pueden permitir hasta 15 participantes a la vez (en el plan premium, 8 en los planes inferiores). Si se configura para permitir la expansión, una vez que una mesa haya alcanzado su capacidad máxima y alguiendemásSi se une, automáticamente comenzará una nueva mesa con el mismo tema. También puede optar por permitir que los participantes creen sus propias mesas, lo que resulta especialmente útil.
La función de networking Table Talk para eventos virtuales de Airmeet es idéntica tanto en la configuración de Social Meetup como en la de Conferencia.
Después de las fiestas
Probablemente no sea una sorpresa que uno de los aspectos más populares de las conferencias en persona sean las fiestas que se llevan a cabo.despuésLas conferencias. Como si el evento fuera solo una excusa para que todos voláramos a San Diego y pudiéramos pasar el rato juntos después. Y eso es al menos parcialmente cierto.
Pero lo cierto es que poder interactuar socialmente con otros asistentes una vez finalizado el día de sesiones formalmente estructurado, aunque sea por un rato, es increíblemente valioso. Al referirse a ello como una fiesta, eliminas de inmediato parte del pretexto profesional que tenían las sesiones anteriores y les das a los asistentes un espacio para relajarse. Y cuando están relajados, estarán más abiertos a conversar y a conocer gente nueva.
Así nacen los momentos mágicos.
Run The World hace un gran trabajo al facilitar las fiestas posteriores a través de su función Cocktail Party. En realidad, es un tipo de sesión que reúne a todos a la vez e incluye aspectos divertidos como el Groupfie, que permite que todos sonrían a su cámara y generen un selfie grupal para crear recuerdos.
Hay un par de formas en las que me gusta lograr este tipo de networking en persona para eventos virtuales usando Airmeet: Lounge y Session.
Si quieres usar el Lounge y recrear el tipo de ambiente que podrías tener en un evento de networking no oficial en un bar, simplemente programa una actividad de Break para el final del día, nómbrala After Party e indica a los asistentes en la descripción de la actividad que vayan al Lounge. Allí podrán reunirse en mesas y charlar con quien quieran.
Si hubiera etiquetado las charlas en la mesa antes en el día, podría dejar esas etiquetaso,Dedica unos minutos a cambiar rápidamente todas las conversaciones de mesa existentes por nuevas etiquetas e imágenes que sean un poco más sociales, como de dónde son u otros intereses personales. O mézclalo con etiquetas divertidas y diferentes cantidades de sillas para lograr ese ambiente de salón.
Otra opción divertida es programar una sesión, pero en lugar de un presentador típico con contenido, programarías un artista, como un músico. Los asistentes aparecerían y escucharían al artista mientras hablan entre ellos en el chat.
Si bien una presentación en vivo de un artista generalmente requerirá un poco más de presupuesto para su evento, también es el tipo de actividad que agrega una cantidad exponencial de influencia a su evento y organización en general. El último recuerdo y experiencia que tendrán sus asistentes es que los despidió con unMaldita actuación musical en vivoEso es el siguiente nivel.
Sesiones de trabajo en grupo
Una sesión o sala de trabajo, en la mayoría de los eventos virtuales, es cuando el anfitrión de una sesión en particular presenta un momento de enseñanza inicial, como una charla de 10 minutos que explica un tema, y luego los asistentes se “dividen” en grupos más pequeños para hablar sobre el tema y potencialmente incluso trabajar juntos en proyectos o preguntas sobre el tema.
Por ejemplo, en un evento reciente que organicé para empresas y administradores de redes sociales que querían mejorar en Instagram, incluimos un taller sobre Instagram Reels. El instructor presentó durante 15 minutos las mejores prácticas y estrategias de Reels para el éxito, y luego los asistentes se dividieron en grupos más pequeños para trabajar en sus ideas y luego regresaron a la sala principal veinte minutos después para debatir. El instructor se trasladó de una sala a otra para verificar el progreso y ayudar a los grupos a salir del estancamiento.
Desde una perspectiva técnica, una sesión de trabajo es simplemente una videollamada de un grupo pequeño, pero el temayLos asistentes han sido designados de antemano. Es similar a una charla informal, pero la conversación es más directa. Cada asistente está allí para hablar sobre el tema de la sesión de trabajo y eso puede incluso incluir una tarea de algún tipo.
Algunas herramientas como Google Meet tienen una función de reuniones integrada en su funcionalidad de reuniones más amplia. Con Airmeet, usamos las mesas del salón para lograr lo mismo.
Al igual que con la After Party mencionada anteriormente, como organizador del evento virtual todo lo que tiene que hacer es programar la Sesión grupal como una actividad programada y luego “reiniciar la sala” en el Salón para que coincida con las etiquetas de sus mesas de acuerdo con las necesidades de su sesión grupal.
Supongamos que tiene una sesión sobre gestión de conflictos entre empleados para 45 profesionales de RR. HH. en un evento virtual. Programaría la sesión y haría que un instructor experto compartiera material preparado durante diez o quince minutos. Mientras hablan, puede tomarse un momento para configurar su sala de estar para tener solo tres mesas para los equipos A, B y C. El instructor puede dividir a los asistentes como desee, o incluso puede hacerlo y asignarlo con anticipación, y luego decirles que se dirijan a la sala de estar y se unan a sus respectivas mesas para representar el conflicto.
Algunos organizadores de eventos virtuales podrían preferir utilizar una plataforma de eventos virtuales que tenga la capacidad de realizar sesiones grupales sin interrupciones, como Google Meet, lo cual está bien. Hay muchas opciones de plataformas para elegir, y una de las conversaciones que me gusta tener desde el principio con las marcas que desean organizar un evento virtual es determinar sus objetivos y estrategias, y luego seleccionar la mejor plataforma en función de eso. Una vez que tomamos esa decisión, el resto de la agenda y la estructura del evento se determinan en función de las fortalezas y capacidades de la plataforma. Este es un cambio de mentalidad importante que puede prevenir situaciones en las que intentamos forzar una plataforma a adoptar una solución alternativa que no es adecuada y que podría haberse evitado.
Chat de sesión
Puede parecer obvio, pero en un pasado no tan lejano, la mayoría de los eventos virtuales no tenían mucho en términos de chat de sesión, es decir, la posibilidad de que los asistentes dejaran comentarios y hablaran entre sí durante una sesión en vivo. Muchas conferencias y cumbres en línea todavía tenían ese enfoque de seminario web en el que los asistentes podían comentar o hacer preguntas, pero solo el anfitrión o moderador veía o respondía al asistente. Y si bien eso está bien para una demostración de ventas, no contribuye a la creación de redes para eventos virtuales.
Hoy en día, las mejores plataformas de eventos virtuales cuentan con sólidas experiencias de chat durante la sesión para los asistentes que incluyen reacciones, emojis, conversaciones en cadena y más.
De hecho, una de las características que más disfruto de Airmeet es la opción que tienen los asistentes de “tomar el micrófono” y, si el orador lo permite, pueden subir al escenario (estar frente a la cámara para que todos los asistentes los vean) y hacer sus preguntas en vivo.
Quizás te preguntes qué tiene que ver esto con el networking. Bueno, la verdad es que cuando podemos ver el rostro y el cuerpo de alguien y escuchar su voz, captamos señales de comunicación no verbal que ayudan a establecer un vínculo de conocimiento, simpatía y confianza. Y el hecho de que el asistente que tomó el micrófono esté concentrado en hablar con el orador que también está en el escenario no significa que no esté causando una buena impresión en todos los demás asistentes. De hecho, para la mayoría de los asistentes, esa alma valiente que subió al escenario frente a todos ahora es aún más interesante y cercana. Los asistentes pueden estar incluso más inclinados a sentarse en la mesa de esa persona o conectarse con ella.
Perfiles dedicados y mensajería directa
Hablando de conexiones, un aspecto del networking que los eventos virtuales logran muy bien es la accesibilidad de los perfiles.
Imagina que estás en un evento presencial y, mientras estás de pie en el pasillo, afuera de una sesión, escuchas a dos asistentes cercanos conversando y te resulta muy interesante. Tan interesante que te encantaría conocerlos y conectarte con ellos, pero para hacerlo, tendrías que interrumpir su conversación e intervenir, o esperar a que terminen y tener la esperanza de que se presente una oportunidad.
Durante un evento virtual, si la plataforma del evento admite perfiles dedicados y mensajes directos, cada vez que notes que hay otro asistente o ponente con el que te gustaría hablar más, puedes hacer clic en su nombre para ver lo que ha dicho sobre sí mismo en su perfil y luego invitarlo a una conversación personal. ¡Pueden incluir enlaces a su empresa o perfiles sociales, o una dirección de correo electrónico o un número de teléfono para contacto directo!
Algunas plataformas incluso tienen una capacidad de seguimiento incorporada para que las marcas que quieran crear una comunidad puedan alentar a sus asistentes a crear perfiles y conectarse entre sí.
En Airmeet, puedes animar a cada asistente a completar su perfil, centrándote especialmente en compartir la información que interesaría a las personas que quieren conocer y con las que quieren establecer contactos.
Y desde allí, los asistentes pueden conectarse a través del canto directamente con otros durante e incluso después del evento.
Charla de eventos
No se debe pasar por alto la importancia de la opción que tienen los asistentes de hablar con otros asistentes, independientemente de la sesión en la que se encuentren o que esté en curso, a través de un chat global del evento.
Este es un gran espacio para que los asistentes hagan preguntas, se ayuden entre sí y, por supuesto, para que el anfitrión o los socios compartan anuncios.
Un buen anfitrión de un evento virtual no solo recordará a los asistentes a través del chat que va a comenzar un evento o una actividad en particular, sino que también usará el chat del evento para promocionar esa actividad o patrocinador e incitar a otros asistentes a participar. “¿Qué te pareció la sesión de Goldie Chan? ¿No fue increíble? ¿En cuál de sus consejos de LinkedIn crees que trabajarás primero?”
Cuanto más conversación se produzca aquí, más oportunidades tendrán los asistentes de conocerse entre sí, así como a sus oradores y socios.
Reuniones privadas
Un aspecto final de los eventos presenciales que querrás asegurarte de que esté disponible para fomentar la creación de redes para eventos virtuales son las reuniones privadas.
Muchas empresas asistirán a eventos presenciales, no solo para conocer gente nueva, sino para facilitar la programación de una reunión cara a cara con un socio clave o un cliente potencial. Puede ser en una sala de reuniones privada o simplemente sentado en una mesa conveniente. ¡He tenido innumerables reuniones de ese tipo con personas influyentes y posibles embajadores de marca a lo largo de los años!
En tu evento virtual, es genial si puedes ofrecerles a los asistentes el mismo tipo de capacidad, ya sea una reunión por video que programen a través de la plataforma o la opción de reservar una mesa privada.
Con Airmeet, si permites que los asistentes creen su propia mesa en el salón, también podrán organizar reuniones privadas con entre 1 y 14 asistentes más. Pueden crear una mesa y luego enviar invitaciones personales a otros asistentes para que se unan a ellos allí, directamente desde la mesa.
Otro aspecto interesante de Airmeet es que, si utilizas el plan de conferencia y tienes stands, cada socio de stand tiene un stand de exhibición y también sus propias mesas. Por lo tanto, las marcas que tienen un stand tienen un lugar incorporado para invitar a los asistentes clave a reunirse con ellos.
Fomentar la creación de redes para eventos virtuales
La buena noticia para usted como organizador de eventos virtuales es que no solo las plataformas de eventos virtuales comoEncuentro aéreoPara que este tipo de actividades de eventos sean fáciles de implementar, en lo que realmente debe concentrarse es simplemente en planificar la agenda de su evento para incluir y permitir estas actividades.
Establece momentos específicos del día en los que se comunique a todos los asistentes que es el momento de las charlas en mesa o las sesiones de trabajo, y conseguirás un excelente nivel de participación. Ten en cuenta que, incluso durante los eventos presenciales, muchos asistentes se van y hacen sus propias cosas en su propio tiempo, y eso está bien. No estás ahí para dictar lo que el 100 % de los asistentes van a hacer durante cada momento del evento.
Así como Airmeet es la plataforma técnica en la que se lleva a cabo su evento virtual, el evento en su conjunto es la plataforma en la que se lleva a cabo su evento virtual.comunidadse reúne para aprender, establecer redes y crecer.
Si desea más ayuda para determinar su estrategia de evento virtual y repasar todos los elementos que necesita planificar para garantizar que su próximo evento sea una Cumbre con entradas agotadas, tengo días de estrategia VIP limitados disponibles para marcas seleccionadas. Puede obtener más información y solicitar su consideraciónaquí.
Crea un espacio para oportunidades de networking llamado Momentos Mágicos.
La definición, beneficios y desventajas de un evento virtual.
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