Opciones de planificación de eventos virtuales que debes considerar hoy
De acuerdo aMarkleticEn el caso de las grandes conferencias virtuales, el 65 % de los especialistas en marketing necesitan más de seis semanas para promocionar el evento y conseguir la cantidad deseada de inscripciones. Esto significa que, independientemente de si su evento se realizará este trimestre o más adelante este año, necesitará una estrategia y un planificador de eventos virtuales.
Pero “planificador de eventos virtuales” puede significar cosas diferentes para diferentes personas, y para aquellos que están trabajando en la organización de su primer evento virtual, probablemente no sabían que tenían opciones de planificador de eventos virtuales para considerar.
Algunas personas escuchan “planificador” y piensan en calendarios, hojas de cálculo y libros de trabajo, mientras que otras piensan en consultores de eventos virtuales que, como un organizador de bodas, manejan toda la logística y los detalles del día del evento.
La buena noticia es que en este artículo analizaremos todas las opciones de planificación de eventos virtuales, no solo para ayudarlo a comprender qué tipo de ayuda está disponible para usted y su próximo evento, sino también dónde obtener esa ayuda y si es gratuita o tiene costo.
Planificador de eventos DIY
La primera opción es la que emplean la mayoría de los organizadores de eventos que se inician en el sector, pero no se dan cuenta de que lo están haciendo. Tal vez hayan decidido por sí mismos que necesitan organizar un seminario web u organizar una cumbre virtual, o tal vez su jefe les haya asignado esa tarea. De cualquier manera, comienzan a pensar en el evento virtual y a planificarlo sin ninguna ayuda ni orientación real.
Están improvisando, ¿y quizás eso les suene familiar?
El planificador de eventos virtuales DIY es alguien que investiga artículos de blogs, como este, mira videos de YouTube, escucha podcasts y lee libros. Se informa sobre lo que necesita saber para organizar su evento y aprende sobre la marcha. ¡Y no hay nada de malo en este enfoque!
Si eres ingenioso, te gusta explorar nuevas tecnologías y tácticas, y tienes tiempo (y un presupuesto limitado), investigar y convertirte en tu propio organizador de eventos virtuales puede ser una estrategia exitosa. ¡Así fue como comencé yo!
Cuando mi jefe me dijo que organizara una cumbre virtual eneste año, no sabía prácticamente nada. Conseguí reunir a 16 oradores y sesiones y descubrí cómo utilizar la plataforma de eventos virtuales que teníamos para seminarios web en ese momento, y logré reunir a más de mil inscriptos. Lo descubrí todo por mi cuenta, aprendí de ese evento y seguí mejorando y repitiendo para cada evento sucesivo. ¡Y tú también puedes hacerlo!
Ahora que estás aquí en mi blog, ya tienes un montón de recursos literalmente a tu alcance. Tengo docenas deArtículos sobre eventos virtualesPuedes leer yEl podcast del estratega de eventos virtualesTambién te recomiendo que consultes los blogs de las principales plataformas de eventos virtuales, así como algunos otros sitios que he encontrado a continuación, ya que son tesoros de información que te ayudarán a organizar un evento virtual exitoso.
- Blog de Air Meet
- Blog de BigMarker
- El blog de Bizzabo
- El blog de BuzzIt
- Blog de Cvent
- Comercializador de eventos
- Blog de EventCombo
- El blog de Glisser
- Blog de HeySummit
- El blog de Hopin
- Blog de Hubilo
- El blog de Kaltura
- Blog de ON24
- Blog de OneVenue
- Blog de PheedLoop
- El blog de Remo
- El blog de Run The World
- Reuniones de Skift
- Blog de Swapcard
- El blog de Whova
Planificador de eventos virtuales descargable e imprimible
La segunda opción que muchos aficionados al bricolaje descubren en su proceso de investigación es conseguir un planificador de eventos virtual descargable e imprimible.
Si nunca has usado una agenda imprimible, son similares a las que compras en una librería o en Internet y te envían para ayudarte a planificar tu día, semana o mes. Por lo general, tienen calendarios y páginas con listas de tareas pendientes y, tal vez, páginas para establecer objetivos.
Lo divertido es que Internet está repleto de distintos tipos de planificadores que han sido diseñados específicamente para tus necesidades, ya seabloguearoredes sociales,lanzamiento de un producto, oplanificación de un evento virtualSin embargo, estos planificadores generalmente se entregan como uno o más archivos PDF que puedes editar en tu computadora o imprimir y escribir en ellos.
Un planificador de eventos virtual de este tipo estaría diseñado para ayudarte a planificar tu conferencia o seminario web en línea y tendría hojas de trabajo específicamente para ese propósito. En lugar de calendarios mensuales, podrías tener páginas de lluvia de ideas para agendas o temas de sesiones. En lugar de citas o palabras de afirmación, podrías tener una lista de verificación para la promoción del evento.
La ventaja de un planificador de eventos virtual que se puede imprimir es que puede dar estructura a la planificación estratégica. A menudo, estos planificadores incluyen indicaciones sobre aspectos del evento que se deben tener en cuenta y que de otro modo no se habrían planteado, como tener un plan B.
Si bien algunos planificadores de eventos virtuales están disponibles para su compra, he creado uno para que lo descargues de forma gratuita.aquí.
La desventaja de cualquier planificador de eventos virtual descargable es que no viene con capacitación: aún necesita responder muchas preguntas o obtener ayuda adicional.
Agencias o consultores de eventos virtuales
¡Aquí es donde entra en juego un consultor o agencia de eventos virtuales!
Los organizadores de eventos profesionales tienen experiencia en la gestión de todos los aspectos de su cumbre o seminario web. Pueden facilitar la planificación y la producción, para que usted no tenga que hacerlo.
Lo mejor de un planificador de eventos virtual profesional es la enorme experiencia que aporta. Estará en condiciones de ofrecerle ideas y manejar fácilmente la mayoría de los problemas y emergencias que surjan.
Quizás lo mejor de todo es que lidiarán con cualquier crisis a menudo sin tener que robarle ni un momento de su tiempo.
Recuerdo que cuando mi esposa y yo nos casamos, nos encargamos de la mayor parte de la planificación del evento, pero aun así contratamos a un coordinador de bodas para que se encargara de la montaña de logística durante el día. A última hora de esa noche, después de haber organizado con éxito la ceremonia del té, las fotografías de la fiesta nupcial, la boda, la hora del cóctel y la recepción, le pregunté a nuestra organizadora si había habido algún problema. Y me dijo que parte de su trabajo era asegurarse de que yo no supiera nada al respecto.
Eso siempre me ha quedado grabado. Y si contratas a un planificador para tu evento virtual, con suerte te brindará la misma tranquilidad y seguridad.
La desventaja de contar con un planificador de eventos virtual profesional es que sus conocimientos y experiencia no se transfieren a usted ni a su organización. Cuando llega el momento de planificar supróximoEvento, tendrás que contratarlos nuevamente. Y otra vez.
Planificador personal de eventos virtuales
La última opción de planificador de eventos virtuales es un estratega. Este planificador personal de eventos virtuales es un formador que te orienta en tu primer evento virtual, te ayuda a que sea un éxito y te prepara para gestionar todos tus eventos futuros por ti mismo.
Como dice el proverbio: dale un pescado a un hombre y lo alimentarás por un día; enséñale a pescar y lo alimentarás por toda la vida.
Un estratega de eventos virtuales está diseñado para guiarlo en la creación de un plan completo y una estrategia de eventos virtuales personalizada para usted. Se utilizará un libro de trabajo o una lista de verificación de eventos virtuales imprimible, pero el estratega la completará con usted, en lugar de que usted tenga que resolverla por su cuenta. Y a medida que avance en cada paso del proceso de planificación, este experto en eventos le brindará su experiencia y conocimiento.
La mejor parte es que un planificador de eventos virtual personal a menudo costará menos que un consultor o una agencia, ya que el compromiso de tiempo es menor.
Cuando trabajo con marcas clientes para crear su estrategia de eventos virtuales, lo logramos en un día. Mi tiempo no se extiende ni se utiliza durante semanas, y no me necesitas el día del evento. Tendrás todo bajo control por tu cuenta y podrás usar ese anticipo de la agencia en el presupuesto de publicidad para conseguir más inscriptos.
Si un planificador de eventos virtual personal suena como el tipo de inversión que está buscando, el tipo de ayuda y planificador que necesita, eche un vistazo a miDía de estrategia VIPy programemos una llamada para hablar sobre su próximo evento.
Temporada 02 Episodio 03 del podcast Virtual Event Strategist
Manténgase fresco, tranquilo y sereno durante su evento virtual, pase lo que pase.
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