Elija su plataforma de eventos virtuales antes de crear su agenda

Hace un par de años, cuando estaba empezando a planificar mi próxima cumbre virtual y a discutirla con nuestro director ejecutivo en Agorapulse, Emeric Ernoult, me habló de SaaS Academy.

SaaS Academy, una organización comunitaria y de mentoría que lo ha ayudado e impactado mucho, ofrece sesiones periódicas de capacitación en video en vivo con personas influyentes y expertos clave.

Al igual que mis cumbres virtuales y seminarios web en línea, cada capacitación se promociona con anticipación para que los miembros de la comunidad puedan programarla y planificar en consecuencia.

Sin embargo, a diferencia de las cumbres virtuales que había hecho hasta ese momento, estas sesiones de la Academia SaaS nunca consistieron en 45 minutos de presentación preparada, sino en diez minutos de presentación sumamente concentrada a cargo de un experto, y el tiempo restante se dedicó a que los asistentes hicieran sus preguntas y “subieran al escenario”.

Esto a menudo se conoce como una sesión de Hot Seat y un enfoque paraactividades de eventos virtualesY es increíblemente eficaz. Mientras que un asistente puede compartir su situación y circunstancias específicas con el experto y recibir asesoramiento personalizado, todos los demás que miran también se benefician.

Todos pueden identificarse con la situación, aunque no con los detalles.

Acordamos que sería un formato fantástico para incorporar en mi próximo evento, así que así fue como comencé a planificar la agenda para Agency Summiteste año. Decidí que ese evento constaría de 8 sesiones en vivo sucesivas y esas sesiones serían presentaciones breves seguidas de la participación de la audiencia.

Pero no quería tener solo 8 sesiones en todo el evento, así que planeé tener todas las demás sesiones pregrabadas y disponibles a pedido durante el día del evento. ¡Más de 40 sesiones, de hecho!

Reuní a todos los oradores, incluidas decenas de socios de marca que proporcionarían parte del contenido pregrabado, y comencé a elaborar el programa. Habría una sesión de networking virtual para comenzar el día, luego una conferencia inaugural, seguida del resto de las sesiones en vivo.

Había sólo un problema.

Estaba empezando a trabajar y preparar la plataforma de eventos virtuales en ese momento y, cuando ya me había comprometido con este cronograma y agenda, descubrí un problema técnico grave.

La plataforma no admitía contenido de vídeo a pedido.

¡¿Qué?!

Es cierto. No todas las plataformas de eventos virtuales te permitirán ofrecer una biblioteca de videos a pedido. La mayoría admitirá la transmisión en vivo y algunas admitirán la función “simulive”, donde puedes reproducir un video pregrabado en un horario programado. Muchas de las plataformas que ofrecen simulive aún requieren que haya un anfitrión que presione “Reproducir” en el video grabado, y ese era el caso de la plataforma que estábamos usando en ese momento.

Además, como cada sesión requería un anfitrión y yo era el único anfitrión, eso significaba que no podía programar varias sesiones al mismo tiempo. Ni siquiera podía abrir la plataforma en varias pestañas, ya que automáticamente me cerraría la sesión de la primera pestaña por razones de seguridad, lo que me sacaría de una sesión a favor de otra (si hubiera podido programarlas simultáneamente).

Me enfrenté a un gran dilema. Tenía programadas varias sesiones en vivo y los oradores ya me habían enviado grabaciones de sus sesiones pregrabadas que se suponía que estarían disponibles para los asistentes. ¿Qué iba a hacer?

Cuándo determinar la agenda de un evento virtual

Es por este motivo que siempre recomiendo a mis clientes que esperen a preparar su agenda y los detalles del evento virtual hasta que hayan seleccionado y se hayan registrado en una plataforma de eventos virtuales.

Saber qué plataforma va a utilizar y cuáles son sus fortalezas y capacidades le garantizará que podrá elaborar una visión y una agenda para el evento sin decepciones ni soluciones complicadas.

Ya sea que yo seaTrabajar directamente con un clienteo están trabajando a través de miplan de evento virtualPor sí solos, el proceso y el orden de los pasos es el mismo.

1. Determina por qué estás organizando un evento virtual y cuáles son tus objetivos.
2. Determinar quién es su audiencia.
3. Determina el presupuesto de tu evento.
4. Decide la fecha y el horario del evento.
5. Seleccione una plataforma de eventos virtuales.

Sólo entonces, después de todos esos pasos, comenzamos a elaborar una agenda.

SuPor quéyOMSte indicará los tipos de sesiones y actividades que debes incluir, mientras que la fecha y el horario te proporcionarán parámetros dentro de los cuales encajar esas sesiones. Y tu presupuesto te ayudará a determinar qué plataformas de eventos virtuales puedes permitirte utilizar.

Es posible que su visión inicial de un evento virtual haya sido la de un evento de varios días y múltiples sesiones que imite una importante conferencia presencial, pero una vez que piense en lo que desea lograr, a quién se dirige y su presupuesto, es posible que se dé cuenta de que lo que realmente necesita es un evento que dure solo una tarde con una sola sesión.

Llegando a lo que es importante

En mi caso, lo importante fue que ofrecí un evento virtual que les brindó a nuestro público objetivo, los dueños de agencias, conclusiones prácticas para ayudarlos a hacer crecer y ampliar sus negocios. No necesitaban inmersiones profundas de 45 minutos en tácticas de marketing, sino más bien sesiones de preguntas y respuestas estratégicas con entrenadores de agencias y expertos en desempeño empresarial.

La plataforma de eventos virtuales que seleccionamos para el evento,Encuentro aéreo, estuvo bien. Genial, de hecho, ya que una de las razones por las que lo elegí fue la personalización y el carácter de marca que pudimos darle a toda la experiencia. Mi error fue idear una agenda antes de seleccionar la plataforma.

Entonces ¿cómo resolví ese problema?

Terminé programando más de 30 sesiones con intervalos de media hora el día anterior al evento programado y reproduje cada video de sesión pregrabado durante cada franja horaria, creando una biblioteca de videos a pedido. Como todos los asistentes se unieron al evento al día siguiente, todas esas otras sesiones estuvieron disponibles de inmediato como “repeticiones”.

(Desde entonces, Airmeet ha agregado soporte para sesiones simultáneas programadas a pedido, por lo que esto no sería un problema hoy en día).

No fue lo ideal, pero funcionó. ¡Lo bueno hubiera sido evitar la situación desde el principio!

Otro ejemplo más reciente es cómo, al observar otras plataformas de eventos virtuales, hice una demostración de varias que no tenían capacidad de redes de velocidad virtual y un par que casi no tenían funciones de redes en absoluto.

Ahora bien, no todos los eventos y, por lo tanto, no todas las plataformas de eventos virtuales necesitan tener estos elementos, pero paramiLos eventos son necesarios. Yo le doy mucha importancia aNetworking y compromisoy crear espacio para momentos mágicos. Eso es parte de nuestraPor quéy Visión, incorporada a nuestraplan de evento virtual, así que sabemos que siempre que estemos considerando una plataforma diferente, esas son imprescindibles.

Solo asegúrate de seguir los pasos anteriores, determinar tus objetivos, audiencia, tiempo y presupuesto, luego seleccionar una plataforma y soloentoncesEmpieza a planificar los detalles de tu evento. Estarás mucho más feliz si no tienes que idear soluciones alternativas locas para tu evento. ¡Y eso te ayudará a mantener tu salud mental durante toda la experiencia del evento virtual!

Descubra cómo la última cumbre virtual de Agorapulse hace que los asistentes se sientan como si realmente estuvieran allí.

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