Cómo dominar la bestia del correo electrónico usando Gmail

Para muchas pequeñas empresas y emprendedores, el correo electrónico es a la vez una bendición y una maldición. Es una excelente manera de comunicarse con los clientes y mantener un registro de las conversaciones, pero también presenta desafíos. Los clientes de correo electrónico tradicional (el programa que usarías para consultar el correo electrónico) se instalan en tu computadora y hacen que la revisión del correo electrónico de forma remota sea un desafío. Y para aquellos que reciben más de 2 correos electrónicos al día, ¿cómo los organizan todos?

Voy a compartir con ustedes el sistema que estoy usando, cómo configurarlo para revisar su correo electrónico comercial y cómo mantenerse organizado para que no solo ayude a su comunicación, sino que también respalde el flujo de trabajo de su negocio.

Gmail para empresas

He estado usando Gmail como mi cliente de correo electrónico desde principios deeste año. Ahora, comprenda que “cliente” significa que Gmail es la herramienta que estoy usando para verificar y usar mi cuenta de correo electrónico comercial. Cuando me comunico con clientes, lo hago con una cuenta de correo electrónico @thesocialmediahat.com, no con una cuenta de Gmail. Si bien es necesario tener una cuenta de Gmail para usar Gmail, no es necesario que la use en realidad.

Uno de los beneficios inmediatos de usar Gmail en lugar de, por ejemplo, Windows Mail, es que todo tu sistema de correo electrónico y almacenamiento ahora están basados ​​en la nube. Eso significa que podrás acceder a tu correo electrónico desde cualquier dispositivo y acceder a todos tus mensajes en ese momento. Utilizo el navegador de escritorio Chrome en mi computadora portátil y uso la aplicación Gmail en mi iPhone y iPad. En todos los dispositivos, simplemente

Vas a nunca podrás cambiar el nombre de usuario de tu cuenta de Gmail, así que elígelo con cuidado. Este también se convertirá en tu nombre de usuario en Google, así que ten cuidado.

Una vez que tenga una cuenta de Gmail, es momento de “agregar” su cuenta de correo electrónico comercial.

Cómo configurar Gmail

Afortunadamente, agregar una cuenta de correo electrónico empresarial a su cuenta de Gmail solo lleva unos minutos. Antes de comenzar, deberá tener la siguiente información sobre su cuenta de correo electrónico:

1. Dirección de correo electrónico
2. Nombre de usuario
3. Contraseña
4. Correo entrante
5. Servidor de correo saliente
6. Cualquier requisito adicional (como un número de puerto diferente) específico de su proveedor de correo

Con esa información en mano, procede a agregar la cuenta a tu Gmail:

1. Inicie sesión en su cuenta de Gmail y haga clic en el icono de Ajustes .
2. Hacer clic en Cuentas e Importación
3. Vaya a la sección denominada “Verificar el correo de otras cuentas (usando POP3):” y haga clic en Agregar una cuenta de correo POP3 de su propiedad
4. Ingrese su dirección de correo electrónico completa y haga clic en Continuar (Puedes agregar hasta 5 cuentas POP)
5. Introduzca su nombre de usuario y contraseña completos.
6. Comprobar el servidor de correo entrante Gmail adivinará la dirección de correo electrónico, pero es posible que no sea correcta. La mayoría utilizará el puerto predeterminado 110. No lo cambie a menos que su proveedor de correo le haya indicado algo diferente.
7. Deje una copia del mensaje recuperado en el servidor. – No marque esta casilla a menos que esté seguro de que desea almacenar mensajes de correo electrónico en su servidor. Tenga cuidado, ya que esto provocará que el correo se acumule en su cuenta de servidor, lo que ocupará un valioso espacio de alojamiento. Sin embargo, esta puede ser una excelente técnica para usar si necesita que varias personas revisen la misma cuenta de correo electrónico.
8. Utilice siempre una conexión segura (SSL) para recuperar correo. – deja esta opción sin marcar a menos que tu proveedor de correo te haya dado instrucciones específicas. Normalmente, esto incluye un servidor de correo diferente y una dirección de puerto diferente, así que anótalos cuidadosamente.
9. yo mensajes entrantes de abel: – Si desea encaminar los mensajes entrantes o etiquetarlos de alguna manera para diferenciar mejor los mensajes que llegan desde varias cuentas, aproveche esta opción.
10. Archivar mensajes entrantes (Omitir la bandeja de entrada) – deja esto sin marcar.
11. Haga clic en Agregar cuenta

Si toda la información se ha añadido correctamente, verás una nueva ventana que confirma que se ha añadido tu cuenta correctamente. Y es hora de pasar al siguiente paso, configurar Gmail para que puedas enviar correos electrónicos a esta nueva dirección. Haz clic en Continuar .

Ingrese su nombre tal como desea que aparezca en sus correos electrónicos salientes.

¿Tratar como alias?

Si desea enviar correos electrónicos a través de su dirección de correo electrónico POP3 y no de su cuenta de Gmail, deberá desmarcar esta opción. NO desea que Gmail trate su cuenta de correo electrónico POP3 (su dirección de correo electrónico comercial) como un alias.

¿Enviar correo a través de su servidor SMTP?

Puedes optar por utilizar los servidores de Gmail para los mensajes salientes o configurar tus propios detalles del servidor SMTP saliente. Para la mayoría, recomendaría utilizar los servidores de Gmail. No solo son más fáciles, sino que es mucho menos probable que la entrega de tu correo electrónico se vea afectada por una reputación negativa del servidor (ningún ISP va a empezar a bloquear el correo que proviene de los servidores de Gmail). Si quizás deseas utilizar el cifrado de salida de correo, entonces seguramente querrás utilizar tu propia configuración SMTP aquí. Nuevamente, estas son configuraciones que tu proveedor de correo debería proporcionarte e incluyen el nombre del servidor SMTP, el nombre de usuario, la contraseña y la información del puerto.

Hacer clic en Próximo paso .

Verifique su dirección de correo electrónico

Este paso verificará que usted es el propietario de esta dirección de correo electrónico. Se enviará un mensaje de prueba que, si ha ingresado el nombre de usuario y la contraseña correcta en la configuración inicial, aparecerá en su nueva Bandeja de entrada. Haga clic en Enviar verificación .

El correo electrónico incluye un enlace en el que puedes hacer clic para verificar la propiedad, o puedes obtener el código de verificación y pegarlo en la siguiente ventana. Una vez que hayas verificado tu configuración, podrás enviar correos a través de esta cuenta. (El hecho de que hayas recibido el mensaje también confirma que, efectivamente, se configuró correctamente).

Establezca la dirección de su empresa como predeterminada en Gmail

Ahora queremos asegurarnos de que cada vez que envías un mensaje, lo hagas a través de tu nuevo y excelente correo electrónico empresarial y no de esa dirección de Gmail que nunca vas a usar. Vuelve a Configuración y haz clic en Cuentas e Importaciones De nuevo. En el Enviar correo como En la sección, deberías ver tu nueva cuenta de correo electrónico. A la derecha, haga clic en Establecer como predeterminado .

Siempre que envíe un correo electrónico, se utilizará su dirección de correo electrónico comercial. Si tienes otras cuentas desde las que quieres enviar correos electrónicos ocasionalmente, aún puedes hacerlo. Al iniciar un nuevo mensaje, el campo De será un selector desplegable desde el que podrás elegir cualquier otro correo electrónico que hayas configurado.

También puedes decidir si quieres usar siempre tu dirección de correo electrónico predeterminada como dirección de respuesta o si quieres usar la dirección a la que se envió el correo electrónico. En otras palabras, si alguien te envía un correo electrónico a una de tus otras cuentas de correo electrónico, ¿quieres responder y usar esa dirección de correo electrónico o cambiar a tu dirección predeterminada? Si te comunicas con empresas y perfiles muy diferentes, te recomendaría asegurarte de que todas las respuestas a los correos electrónicos usen la dirección a la que se enviaron para no confundir a tus contactos.

No olvides tu firma de correo electrónico comercial.

Una vez que hayas agregado tu cuenta, es importante dar el siguiente paso y configurar tu firma. Asegúrate de que todos los correos electrónicos que envíes incluyan tu información de contacto y tengan un aspecto profesional.

Para acceder a la configuración de su firma, vuelva a Ajustes y desplázate hacia abajo. Verás un campo de firma y puedes configurar una firma diferente para cada dirección de correo electrónico que hayas configurado. Gmail ofrece un buen conjunto de opciones de formato, incluida la capacidad de insertar una imagen. Si está interesado en configurar una firma de correo electrónico enriquecida tanto en el escritorio como en el móvil, obtenga más información aquí.

Organiza tu Gmail para empresas

Ahora llega el momento que todos han estado esperando. Poniendo tu correo electrónico bajo control.

En primer lugar, deberá pensar en cómo funciona su empresa, cómo fluye su comunicación con los clientes y cómo un sistema de correo electrónico bien organizado podría respaldarlo. Compartiré con usted mi propia metodología, pero es posible que deba adaptarla a su propia empresa y necesidades.

En Gmail, no hay “alfombras”, sino que se utilizan “etiquetas” para clasificar los mensajes. Puedes tener tantas etiquetas como necesites y puedes anidar etiquetas dentro de otras etiquetas dentro de otras etiquetas. Las etiquetas se pueden editar para queden anidadas dentro de otras etiquetas, de modo que puedas “moverlas” de un lado a otro, junto con las etiquetas o los correos electrónicos que contienen. Además, se pueden aplicar varias etiquetas a los correos electrónicos individuales. Las etiquetas con etiquetas anidadas se pueden contraer para que solo veas la etiqueta superior.

Esto significa que puede crear cualquier tipo de sistema de etiquetado que tenga sentido para usted y su negocio.

Sin embargo, la clave aquí es utilizar y crear un sistema . Si todos tus correos electrónicos se acumulan en tu bandeja de entrada, no hay ningún sistema en absoluto. Es solo caos y desorden, y una invitación a que los mensajes importantes se pierdan con el tiempo.

Me arregla

Mi propia organización y sistema de etiquetado de Gmail se basa en Clientes y Estado. Tengo una etiqueta Clientes y dentro de ella hay 4 etiquetas: Activo, En curso, En espera y Resuelto. Dentro de esas etiquetas hay etiquetas para cada cliente existente que tengo. (También tengo una etiqueta Asignado, pero eso es solo para los pocos casos en los que mi esposa está creando gráficos personalizados para un cliente y yo no estoy haciendo nada más para ellos en ese momento).

Entonces, por ejemplo, mi estructura de etiqueta podría verse así:

Clientes
– Activo
– John Smith
– Susie Bee
– Asignado
– En curso
– George Shaw
– En espera
– Jason Smith
– Resuelto

A medida que agrega nuevos clientes, simplemente creo una nueva etiqueta para ellos y anido esa etiqueta dentro de la categoría más apropiada, generalmente Activo para nuevos clientes, ya que probablemente estemos trabajando en algo de inmediato.

Cada vez que un cliente tiene un nuevo trabajo que hacer o tal vez un proyecto que ya está terminado, simplemente edite su etiqueta y la coloco en una categoría diferente. Si un cliente del que no ha tenido noticias durante un tiempo me envía un correo electrónico, sé que puedo abrir la etiqueta Resuelto, buscar a ese cliente y volver a consultar todas sus comunicaciones por correo electrónico anteriores.

Generalmente, solo mi etiqueta Activa se expande; las otras cuatro categorías se contraen.

Además de Clientes, también tengo etiquetas para mi negocio, The Social Media Hat, así como etiquetas para Personal, Prospectos, Proyectos y un Archivo. Esto me permite crear subetiquetas en cualquier momento para lo que quiera. Por ejemplo, dentro de The Social Media Hat hay una etiqueta Colaboradores y ahí es donde se envían todas las comunicaciones por correo electrónico de los autores invitados. Por último, tengo una etiqueta de “Artículos y enlaces” donde puedo archivar artículos y boletines interesantes que me envían por correo electrónico para referencia posterior, y una etiqueta de “Artículos para publicar” para los artículos que los colaboradores me han enviado y necesitan ser publicados.

Con este sistema, los únicos correos electrónicos que llegan a mi bandeja de entrada son aquellos que requieren una acción inmediata de mi parte. Normalmente, respondo a los correos electrónicos en un plazo de 2 a 4 horas. Me enorgullezco de responder a las preguntas. Y, una vez que él respondió, si no es necesaria ninguna acción adicional, el correo electrónico se archivará de inmediato para consultarlo más adelante, si es necesario. Pero está fuera de mi bandeja de entrada y, por lo tanto, fuera de mi mente.

Por lo tanto, los mensajes que quedan por leer requieren alguna acción adicional de mi parte (normalmente, algo que un cliente necesita que haga o investigue), por lo que me sirven como recordatorios de cosas que debo hacer. Mi objetivo es mantener mi bandeja de entrada con 25 elementos o menos.

Apoyando el proceso de ventas con Gmail

Mencioné Prospectos y Archivo como otras dos etiquetas. Así es como mi sistema de Gmail encaja en mi proceso de ventas. Cuando llega un nuevo cliente potencial, ese mensaje permanece en mi bandeja de entrada hasta que lo respondo y abordo las preguntas iniciales que tenía el cliente potencial. Y a menudo se intercambian varios correos electrónicos, a medida que un nuevo cliente me conoce y exploramos si puedo ayudarle o no con su marketing de contenido. Cada vez que se recibe y responde un nuevo correo electrónico de un cliente potencial, lo “muevo” inmediatamente a la etiqueta Prospectos.

Sin duda, hay ocasiones en las que le envío un correo electrónico a un cliente potencial y no recibo respuesta durante un tiempo. Al tener esos correos electrónicos en la etiqueta de Clientes potenciales, puedo ver fácilmente cuándo se realizó la última comunicación y elegir enviar un mensaje de seguimiento después de un tiempo razonable.

En ese momento, ocurrirá una de dos cosas. Si un cliente potencial decide que soy la persona adecuada para ayudarlo con su marketing de contenido, llegaremos a un acuerdo y seleccionaré todos los mensajes que recibió de ellos, hará clic en Mover y seleccionará Nueva etiqueta. Normalmente use el nombre de ese contacto como Etiqueta (aunque podría usar el nombre de la empresa) y seleccione bajo qué otra etiqueta crear la etiqueta (nuevamente, esta suele ser “Activo”). O, si han pasado semanas sin respuesta, asumiré que el cliente potencial se ha enfriado y archivará el mensaje o los mensajes dentro de la etiqueta Archivo. Por lo general, no quiero ser una molestia para las personas, así que si no responden después del primer o segundo seguimiento, lo tomaré como una clara señal de que han tomado una dirección diferente. Pero tenga en cuenta aquí que no elimine sus mensajes. Ninguno de ellos. Ciertamente, no es raro que los clientes potenciales se comuniquen conmigo meses o incluso años después con un interés renovado, y ahora todavía tengo todos esos correos electrónicos antiguos para consultar.

Ahora, como usa Gmail para su correo electrónico comercial, su proceso de ventas puede mejorarse aún más en LinkedIn y con Hootsuite.

LinkedIn y Gmail

Inicia sesión en tu perfil de LinkedIn y haz clic en Configuración. Junto a tu dirección de correo electrónico, verás un enlace Cambiar/Agregar. Esto abrirá un formulario donde puedes agregar más direcciones de correo electrónico y ajustar cuál es tu dirección principal. Asegúrate de agregar tu cuenta de Gmail (la dirección de Gmail real), así como tu dirección de correo electrónico comercial. Haz que tu dirección de correo electrónico comercial sea tu dirección principal si aún no lo es y guarda los cambios.

Al conectar su cuenta de Gmail, permitirá que LinkedIn “monitoree” sus comunicaciones por correo electrónico con otros miembros de LinkedIn y muestre esa comunicación reciente en sus perfiles de LinkedIn.

Ahora, cuando usa LinkedIn para investigar a tus posibles clientes y revisar tus oportunidades de venta, LinkedIn te dirá exactamente cuándo fue el último correo electrónico que le enviaste a ese contacto:

Y si hace clic para expandir, podrá ver más de sus correos electrónicos recientes y cuándo se conectó originalmente con esa persona.

Esto puede ser extremadamente útil para asegurarse de mantenerse en contacto con sus prospectos más importantes.

Otra forma de utilizar esta conexión dentro de LinkedIn es ir a Conexiones en el menú superior y hacer clic en Mantenerse en contacto. Si todavía no utiliza esta función a diario, empieza ahora. En la parte superior aparecerán eventos interesantes, como cumpleaños o aniversarios laborales, de tus conexiones a las que quizás quieras felicitar. Debajo verás una lista de tus conexiones con las que te has conectado recientemente, ya sea en LinkedIn o por correo electrónico. De hecho, cuantos más servicios conectes (Yahoo, Google Calendar, Contactos, etc.), más podrás ayudarte LinkedIn a estar al tanto de tu actividad reciente ya no perder de vista los puntos de contacto y las relaciones importantes.

Hootsuite y Gmail

Si utiliza Hootsuite para la gestión de redes sociales, siempre debe revisar las aplicaciones más recientes que se ponen a disposición en el directorio de aplicaciones. No todas las aplicaciones le resultarán útiles, pero es posible que a menudo se sorprenda al encontrar una que realmente pueda revolucionar el flujo de trabajo de su empresa.

La aplicación Gmail para Hootsuite es un ejemplo de ello. Con la aplicación Gmail instalada, podrás leer y redactar correos electrónicos directamente desde el panel de control de Hootsuite. Puedes ver un flujo de mensajes de tu Bandeja de entrada o Enviados, lo que significa que puedes acceder fácilmente a los mensajes recientes, así como también tomar contenido de uno de tus otros flujos y enviarlo en un correo electrónico.

Si recibe regularmente correos electrónicos con contenido para enviar a las redes sociales, o si usa la aplicación Hootsuite Syndicator para obtener feeds de excelentes fuentes de contenido que quizás desee compartir con clientes potenciales específicos por correo electrónico, esta aplicación puede valer la pena el gasto de $1,99 al mes.

Opciones y ventajas adicionales de Gmail para empresas

Desde que cambié a Gmail para mi negocio, he descubierto algunos beneficios y características adicionales, y quiero destacarlos para que, si todavía tienes dudas sobre el cambio, estos pueden ayudarte a persuadirte.

En primer lugar, Gmail se integra automáticamente con todos los demás productos de Google, incluido Google+. Cuando te comunicas con otras personas y tienes un correo electrónico de ellas abierto, en la esquina superior derecha de la pantalla de Gmail (en el escritorio) verás su nombre y, si están en Google+, su imagen de perfil y un botón para rodearlas con un círculo. Esto hace que sea aún más fácil conectar con las personas con las que estás comunicando, en particular con los clientes potenciales.

En segundo lugar, el filtro de spam y la función de pestañas de Gmail son fantásticos para ayudar a mantener tu bandeja de entrada centrada en los correos electrónicos verdaderamente importantes. He descubierto que el filtro de spam es mucho más preciso que los clientes de correo electrónico anteriores que él utilizó, y me gusta mucho utilizar la pestaña Social. Recibo correos electrónicos por cada mención que recibo en Google+, tanto para fines de ventas como de servicio al cliente, pero es muy conveniente tenerlos filtrados automáticamente en una casilla diferente, junto con otras notificaciones sociales. Ahora bien, si no has utilizado Gmail antes y no estás seguro de a qué me refiero, Gmail agregó una serie de pestañas en la parte superior del buzón de correo, comenzando con Principal, para tus mensajes más importantes, y luego agregando pestañas para notificaciones. sociales, boletines informativos y correos electrónicos promocionales, etc. Prefiero usar solo la pestaña Social y tener las demás desactivadas, pero definitivamente deberías experimentar con ellas tú mismo y encontrar una configuración que funcione mejor para ti.

En tercer lugar, importa tus contactos. Es probable que hayas estado usando un cliente de correo electrónico diferente y que tengas un conjunto extenso de contactos que sería conveniente tener en tu nueva cuenta de Gmail. Puedes importarlos desde Yahoo!, Hotmail, AOL u otras cuentas de correo web o POP3. Dirígete a Ajustes y haz clic en Cuentas e Importación y haz clic en Importar correo y contactos .

En cuarto lugar, ¡descarga la aplicación móvil! Ya sea que estés en AndroideoiOSDefinitivamente, descarga e inicia sesión en la aplicación móvil de Gmail. Una vez que haya iniciado sesión, tendrá acceso a la misma Bandeja de entrada y etiquetas que se encuentran en la computadora de escritorio. Si usa pestañas, como Social, estarán disponibles en el menú desplegable de la izquierda.

Ahora bien, técnicamente, existe un nivel adicional de funcionalidad para empresas llamado Google Apps. Si cree que usted y su empresa necesitan más de lo que Gmail puede ofrecer, tal vez valga la pena echarle un vistazo.

Si tiene más preguntas sobre cómo configurar Gmail y brindar soporte a su empresa, no dude en dejarlas a continuación.

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Imagen del domador de leones cortesía de Wikipedia.

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